社團工作常見問題

Q1.當活動參加者不準時交付文件而影響活動，如何處理?

A:最直接是打電話通知對方，禮貌問候：「你好，稱呼XX的姓名」減低陌生感後，再表明用意。

Q2.如果有外人打電話來, 對方詢問了一些事項或問題時, 作為新同事或不了解事件的你，應該如何回答?

A:你禮貌地回答對方，相關的同事不在辦公室或在忙，諮詢對方姓名、事項、聯絡電話, 轉頭回覆。切記要回覆, 不然很沒禮貌! 別拖廷答覆, 不然有可能會忘記了!

Q3.當組織活動時，參加人員未能確定出席狀況, 總是三番四次拖廷，應如何處理?

A:編列活動/工作人員聯絡清單，統一發送短訊信息/邮件/信函通知，另外再致電對方要求確認。如果對方三番四次拖廷或未能確定出席狀況，主動給對方一個限期，並請對方於限期前答覆，重點: 盡自己職責和本份。

認識你的社團

作為社團的工作人員或秘書, 你必須對自己社團或工作內容有一定了解。基本資料能參考以下幾項:新人加入會員的程序，所屬社團的基本活動內容，社團歷史背景，主要架構成員或領導，章程，聯絡資料等等; 能記憶的就記一記,內容太多不能記憶的就用筆記抄下來, 你的上司或其他人會經常詢問, 假如你都能一一回答, 別人自然對你的專業留下一個良好的印象。

資料歸檔和整理的重要性

有效的資料歸檔和分類能減少不必要的時間和提高工作效率。想象一下, 如果上司或其他人問你提取一份文件或相關資料時, 你不能及時找到相關資料, 而讓對方等待數分鐘, 是讓人感覺工作低效。及時處理:電子邮件和收到的文件, 必須每天及時處理,時間久了, 越積越多, 日後將會花費更多的時間去整理(出來混，欠下的總是要還的)。歸檔分類:把文檔分類, 必須按自己能明白的順序處理，建議文檔通常是按日期，活動，相同內容分類,以保證自己以最快的時間找到相關的文件。刪除/封存文件:桌面上不重要的文件, 必須馬上刪除, 如果是和工作有幫助的, 可以封存, 以減少多餘的資料累積, 未來方便找重要文件時的能減少時間, 或減慢電腦運行速度。

會議紀錄與傳達

社團的秘書, 大部份時間在負責協調和聯絡方面的工作, 因此，有效的溝通和表達方式是十分重要的。例如, 今天會議決定了活動事項, 你要把會議內容傳達給缺席人員，你必須將繁瑣會議內容,整理成一份清晰的文字紀錄,越詳細越好。如果是傳達信息方面, 除了重要的時間，地點, 注意事項等重要資料外, 其他的可免則免。