企业文档管理的必要性及企业文档管理软件的选择

本文就企业在企业考虑实施企业文档管理评估过程中遇到的一些疑问以及在面对选择企业文档管理软件时的困惑做一些简要阐述，希望能够給有文档管理需求的读者提供帮助。

企业需要文档管理吗？

无论企业规模的大小，文档数据对于企业经营的重要性不言而喻。随着企业的发展，企业日积月累地产生了大量高价值的文档，这些无形资产是企业的宝贵财富。小到个体户，大到跨国集团、组织，要有效地运转、创造利润都离不开这些文档资源的利用。有些企业或许已经领先一步，早以为企业部署好妥善的文档管理解决方案；有些企业或许还没有意识到文档管理的重要性，但绝大部分企业不管是否有很强的文档管理意识，但都至少或多或少地在做文档管理的相关工作。比如：有的公司采用FTP服务器作为企业的文档存放空间；有的企业在内网用一台windows服务器做文件共享等等。这些都或多或少的給企业员工在共享、存放上带来了一定的效果，但是对于企业级的文档管理来说，这还远远不够！

下面就针对文档管理必须具备的几大要素来讨论一下缺乏文档管理将给企业带来的麻烦，甚至威胁与风险，充分说明企业实施企业文档管理的必要性。

1. 文档存储
   如果企业的绝大大部分文档都是分散于各个员工的电脑里，那么文档丢失的风险是相当大的。由于企业员工笔记本的丢失，机器损坏，以及员工离职，交接遗漏等，都有可能造成企业重要文档的永久丢失。因为文档的分散，对于企业员工获取文档、信息，也带来诸多的不便，有些文档可能不知道该问谁要，或者某人出差、请假等，都将使得没法快速便捷地获取文档，影响工作效率，对工作带来不便设置阻碍。因此，建立企业的中央文档数据中心是相当有必要的。
2. 文档版本管理
   在工作中，一份文档起草后，随着业务的发展需要，往往会一次次更新，这样就产生了同一文档的多个版本。如果没有很好的文档版本管理，将带来什么样的后果？员工甲更新了该文档，并发送給客户了，而员工乙却并不知道文档已经被更新了，仍然用老版本的文档。某份公司公共文档，很多员工都在使用，当更新之后，得一个个人发送通知，或者邮件群发，但有的员工及时替换了自己本机的老文档，有的员工却同时保存了两份文档，一旦需要使用的时候，就容易混淆。所以，因此需要一个很好的文档版本管理机制，清晰的记录文档的版本升级，而用户也可以此为参照，自己是否使用的是最新版本。
3. 文档安全性
   关于文档的安全性是多方面的。除了上面提到的一些文档丢失的情况，还有可能由于员工的恶意删除、误删除造成的文档丢失。文档的权限管理是保障文档安全的一个重要手段，如何给不同的人分配不同的权限也是文档管理工作的一个重要环节。比如：不同部门的人是否能够随意的查看、修改甚至删除对方部门的文档？不同职位的人（如：部门经理和部门普通成员）是否对文档有同样的操作权限？上下级部门间对文档操作权限的关系如何？文档的越权操作往往也是对文档安全性的一个潜在威胁，既影响工作，又有可能造成企业机密文档的泄漏。要有效地保障企业文档的安全就必须有一套完善的文档管理方案来合理地分配文档权限，并规范企业员工的文档使用流程。
4. 协同工作
   一个文档在很多情况下都是多人同时使用，甚至编写、更新，比如一些项目文档。随着文档的一次次更新，你发给我，我发给你就变的相当频繁。这些过程如果没有一个好的文档管理办法，就容易在很多环节上出错，又因为没有文档的操作记录，最后导致错误的责任互相推诿。这样就不但影响了团队合作的效率，设置会给团队工作带来极大的障碍。因此，行之有效的文档管理解决方案也应充分考虑如何促进协同工作，提升工作效率。
5. 分发共享机制
   企业公共信息的发布，公共文档资料的共享如何便捷地实现？部分文档由于权限的不同，部门的不同又如何实现跨部门的共享？共享后，文档的权限又如何再分配？如何做好文档的共享工作，也是企业文档管理的一个工作重点。

如何选择企业文档管理软件？

既然传统落后的共享服务器方式早已无法胜任企业的文档管理需求，那么搭建专业的企业文档管理系统便成为了不二选择。用于搭建企业文档管理系统的软件也有很多选择。

首先考虑软件形式，基于Web的B/S结构软件是最佳选择。其优势相当明显：无需在每个用户的电脑里都安装客户端，用户只要通过网页登录即可使用；可部署于内网或互联网。目前国内外一些较优秀的管理软件也都属于这类结构。面向企业应用的专业企业文档管理软件近年来在国内也不断涌现，当然水平也参差不齐，在选择软件的时候，必须从企业自身文档管理需求入手，采用真正适合企业应用的文档管理软件。

首先，考虑采用何种形式部署，是租用在线服务还是企业自己部署？需要部署多大规模的应用？软件在部署实施方面是否足够灵活？随着企业的发展与成长，软件能否灵活的扩展？以萌软DocCare企业文档软件为例，其提供了适合各种规模的企业和组织的解决方案：对中大型企业应用，可选择完善周全的文档管理整体解决方案，可采用分布式部署；对中小型企业应用，购买软件许可证的模式是不错的选择，只需要投入极少的费用就可建立企业文档管理系统，采用DocCare Mini一站式软硬件一体化模式性价比也极高；同时，DocCare在线文档管理服务则直接为企业客户在互联网部署好系统，客户只管使用即可，无需考虑更多的技术问题。

评估一个企业文档管理软件，重点还是要考查其功能是否能满足企业文档管理需求。对基本文档管理功能需要做得足够好，软件设计足够人性化，便于使用，容易掌握，不能让软件成为工作的负担。在此，仍以萌软DocCare为例，为存入文档库的文档建立详细的文档索引，先进的搜索技术可以让用户在文档数量庞大的文档库中快速定位及获取文档；对文档完全的生命周期管理，不仅有颇具创新性的文档版本管理机制，并且对文档的所有相关事件进行详尽地记录；根据企业组织结构模型建立的文档库结构对文档访问范围自动分配与归类，对文档及用户设立细粒度的权限管理；对文档的安全性充分考虑，DocCare独创的工作区管理，也是一个非常完善的文档管理分享机制，可以共享給外部用户，可以共享給DocCare系统内所有用户，也可以共享給指定的某些用户，利用DocCare工作区，几乎可以解决一切企业文档的共享需求。同时，DocCare的电子邮件收集，文档更新自动通知，系统公告板，个人标签页，快速搜索保存等等功能都是很有创新意识的，对企业应用也很有启发性，不但可以帮助企业提高工作效率，甚至对于企业管理水平的提高以及规范的形成都提供了很有效的帮助。

选择文档管理软件，还有一个不容忽视的方面，那就是软件的服务如何？技术支持水平如何？考验一个软件企业的技术水平不能只看其产品质量，更应该看其解决问题的能力。产品的更新速度也是反映技术水平的一个重要方面，一个停滞不前的产品，是不值得选用的，任何产品都不可能达到完美，随着时代的发展，技术的革新，软件产品也应该随着发展。关于这一点，购买自主开发的产品就比购买一些单纯代理的产品有更大的优势。

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