快速认识Excel

目录

1.1 提升效率的四大杀招

  1.1.1 智能表格--快速美妆和超效计算

  1.1.2 数据透视表--统计分析神器

  1.1.3 条件格式--快速让数据一目了然

  1.1.4 快速填充--数据整理神器

  1.1.5 总结

1.2 一些小坑

1.3 Excel技巧

  1.3.1 使用新版

  1.3.2 学会搜索

  1.3.3 熟悉工作界面

  

1.1 提升效率的四大杀招

Excel最大的用途：获取数据、计算分析数据、输出图表和数据报表

graph LR A[获取数据] -->|整理加工|B[计算分析] B --> C[呈现数据]

1.1.1 智能表格--快速美妆和超效计算

问题1：如何将左边的销售数据美化成右边的样子？

解决方案：生成智能表格

1. 单击数据区域任意位置，然后同时按Ctrl+L

2. 点击【确定】创建表（包含标题）

3. 勾选表格工具栏的【汇总行】

将普通的数据表转换成智能表格后，有3个优势：

• 一键换装

• 一键切换汇总方式

• 随时查看类别结算结果（筛选）

注：智能表格有一个限制条件，数据表必须是清单型的数据记录（一行一条记录，不能合并表格）

1.1.2 数据透视表--统计分析神器

记录数据的最终目的是为了计算分析，得到某些结论，作为决策依据。

问题2：以月饼销售数据为例，如何快速统计每一种月饼的总销量？为下次进货提供依据

解决方案：使用数据透视表

1. 单击数据区域内任意位置，插入数据透视表

2. 根据需要，可以选择数据透视表所处的位置

3. 创建成功后如下所示，通过单据和拖拽，完成各种统计需求

1.1.3 条件格式--快速让数据一目了然

问题3：如何将统计好的数据（使用透视表处理的数据）变得一目了然

解决方案：使用条件格式，可以直接在表格中生成图标的效果

1. 选中数据区域

2. 【开始】选项卡下选择【条件格式】类型

3. 生成数据条

1.1.4 快速填充--数据整理神器

作为数据仓库，Excel是以单元格为最小的存储单位。只有把信息拆分到不能再拆，放进单元格中，才可以灵活地进行排序、筛选、统计等各种数据处理。

问题3：如何处理如下数据，将分辨率、屏幕尺寸等信息单独放到一列中

解决方案：快速填充
自2013版开始，Excel新增了快速填充的功能。利用它能够批量提取、更换、合并、删除字符、字母大小写转换、字符位置转换等。

1.先输入一个数据，双击填充柄

2.自动向下填充

3.选择快速填充

4.全部搞定

1.5 总结

为什么首先介绍这四大杀招，因为他们对应了数据处理流程的4个模块

数据处理的3+1模型

• 规范、一致、有效、准确、结构清晰
  • 获取记录
  • 整理加工
• 得到准确的数据结论
  • 计算分析
• 一目了然、美观
  • 输出呈现

1.2 一些小坑

第一坑：空白横行

在数据录入时，用空格对齐文本（名字中间加空格、文字前面加空格）

解决方案：使用对齐工具
选中需要对齐的单元格，在对齐方式中选择分散对齐

• 选择分散对齐
  

第二坑：含混不清

在Excel中，合并比拆分要容易，将多个属性强行写到一个单元格中，置灰给后期统计造成麻烦

第三坑：胡乱合并

当数据表中存在合并单元格时，很多操作无法正常进行，如排序、筛选、数据透视表

第四坑：滥用批注

单元格右上角的红帽子（红色小三角）是批注，批注内容在鼠标悬浮时才会显示。
正确使用批注，起到补充说明的作用

1.3 Excel技巧

1.3.1 使用新版

在旧版本中费劲完成的工作，在新版本中可能只需要一次点击

• 一键生成更多炫酷图表

Excel2016新增了着色地图、漏斗图、直方图、瀑布图、旭日图，还有炫酷的三维地图

• 瞬间提取整列数据

强大的数据填充功能（在四大杀招中介绍过）

• 即时数据分析面板

使用条件格式，可以直接在表格中生成图标的效果

• 获取和转换数据

2013版的Office应用商店中使用PowerQuery插件，是导入外部数据和整理数据的利器，2016版已成为内置功能。

通过该功能可以轻松转换、合并、拆分和连接数据，并自动记录操作过程。
后续如果源数据有更新，直接单击刷新即可。

• 轻松创建数据预测

如果有一份基于时间序列的数据，可以用于创建预测

• 更简单好用的函数

例如，合并多项文本，原本的写法=A1&“,” &B1&“,” &C1&“,” &D1
使用新增的函数，只需要写成=textjoin(",",true,A1:D1)

2016中新增的函数还有，IFS、MAXIFS、MINIFS、CONTACT等

1.3.2 学会搜索

    Excel功能非常强大，技巧非常多，即使下载了很多教程，如果不练一练，不能实际运用到工作中，原因如下：

• 没有经过实践-总结-反思的过程，很容易忘
• 实际工作不按套路出牌，很多教程用不上

解决方法 ：遇到具体的技术问题，通过搜索解决

• 怎么搜索
  • 熟练使用Excel关键字进行搜索，使用Excel语言去描述问题。
• 在哪儿搜索
  • 百度
  • ExcelHome：Excel专业技术论坛

1.3.3 熟悉工作界面

• 工作簿和工作表

整个Excel文件称为工作簿，每一个工作簿可以包含多个工作表

• 功能区和选项卡

Office系列软件的工具栏主体叫功能区，所有的常用工作都按照主要用途进行分类，存在于各个选项卡，例如【字体】设置，在【开始】选项卡下。

• 单元格的名称和内容

• 对象和上下文选项卡

有些选项卡只有在处理相关对象时才会显现。这些特殊的选项卡叫上下文选项卡，又叫智能选项卡。

例如【格式】选项卡，只有在处理图片、表格等时才会出现