中小企业（OA）办公系统方案 huangai[V&A]

中小企业（OA）办公系统方案

                       黄 艾  著  [V&A]

摘要

OA（Office Automation,办公自动化系统）从20世纪80年代中期发展至今,已经经历了以个人电脑、办公套件为主要标志的办公系统及以网络技术和协同工作技术为主要特征的两代办公系统。目前许多企业用办公自动化来做文档管理、协作工作等等，用Lotus作办公自动化，开展知识管理非常方便，因此在这种背景下，以知识管理为核心的第三代办公自动化系统应运而生。本解决方案先对目前企业存在的OA系统现状作出分析与对比，然后以基于Lotus Domino/Notes为设计平台，以其先进的工作流自动化开发、Web应用服务器等技术优势，设计出基于知识管理为核心的中小企业OA系统并说明其功能，对系统的应用作出分析，最终帮助企业将正确的知识传给正确的人，帮助企业采取正确的行动，避免重复错误和重复工作，使企业提高整体业务水平。

 

关键词:   企业信息化； OA ； Lotus Domino/Notes ； Internet  Web

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Abstract

    OA( Office Automation, office automated system) was developed so far since the middle period of the eighties of the 20th century, Go through with PC, handle official business each and with network technology and work technology as main two generations of office systems of characteristic in coordination for main office system of sign already. A lot of enterprise come and do with office automation file manage, cooperate to work etc. at present, Make with Lotus office automation is very much convenient to launch information management, so under this kind of background, The third generation of office automated system taking information management as the core arises at the historic moment. Solution this first to OA systematic current situation that enterprises exist analyses and compare with at present, Then in order to for design platform, flow because of Lotus Domino/Notes with advanced work its automatic development, Web use technological advantages, such as server,etc., Design because of information management for central system, OA of small and medium- sized enterprises, and prove their functions, Application in system analyse , help enterprises to pass correct knowledge to the correct person finally, Help enterprises to adopt the correct action, avoid repeating the mistake and working repeatedly, Make enterprises improve whole professional skill.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

目录

 

第一章 概述

1．1课题的背景及意义

1．1．1中小企业面临的机遇与挑战

1．1．2中小企业（OA）的历史及现状

1．1．3建立基于知识管理的中小企业（OA）的需要

1．2课题的主要工作

 

第二章 目前中小企业（OA）办公系统方案与对比分析

2．1 Linux（OA）办公系统

2．2 Lotus知识管理成功案例——深圳三九医

2．3贸医院采用知识管理来协作并充分利用其所有内部专业知识

2．4 Lotus Domino/Notes协同工作解决方案 与Microsoft解决方案的比较

第三章 系统的设计

3．1基于Lotus平台的中小企业OA系统概述及特色

3．2Lotus 的中小企业OA整体框架

3．2．1Lotus （OA）的硬件体系

3．2．2Lotus （OA）的软件体系

3．2．3Lotus （OA）安全性与可靠性

 

第四章 系统的技术实现

4．1硬件配置

4．2软件环境

4．2．1 Lotus Domino/Notes安装

4．2．2 Lotus Domino/Notes设置

 

第五章 系统的应用分析

5．1Lotus/notes在工作流程方面的应用

5．2Lotus/notes在Internet上的应用

5．3Lotus/notes在电子政务方面的应用

结束语

致谢

参考文献

 

第一章 概述

1．1课题的背景及意义

1．1．1中小企业面临的机遇与挑战

面对电子商务大潮和日益激烈的市场竞争环境，中小企业迎来了新的机遇和挑战。强化企业信息基础建设，提高企业经营管理效率是中小企业获得持久竞争力的最佳途径。

1．1．2中小企业（OA）的历史及现状

作为提高企业办公管理效率的基础平台，办公自动化系统受到各企业高度重视，他们纷纷构建起适合于自身应用特色的办公自动化系统，从而逐步提高中小企业的工作效率并提升管理质量。现在有一种较普遍的偏见：认为OA仅仅是诸如公文流转、收发文管理、档案管理、会议安排、文献检索、电子表格、电子邮件等等这些非结构化数据的处理和交换过程，面向的用户群也只是机关办公室或企业的职能部门、文秘部门。其实，今天看来，OA应有更丰富的内容和层面，更广泛的用户群。办公自动化发展到现在已经是第三代了。

第一代办公自动化是以数据为处理中心的传统MIS系统。它的最大特点是，应用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力。其贡献在于把IT技术引入办公领域，提高了文件管理水平。但是，这种方式缺乏如收发文等群组协作工作过程的处理能力，因而其“自动化”程度是有限的。
　　第二代是以工作流为中心的办公自动化系统。伴随网络技术的发展，软件技术也发生了巨大的变化。办公自动化已实现了以工作流为中心。这种方式彻底改变了早期办公自动化的不足之处，以E-mail、文档数据库管理、复制、目录服务、群组协同工作等技术作支撑。以工作流为中心的第二代办公自动化系统包含众多实用功能和模块，实现了对人、事、文档、会议的自动化管理。
　　与第一代办公自动化相比，第二代系统有三个显著特点：以网络为基础，以工作流自动化为主要的技术手段，缺少对知识管理的能力。第三代办公自动化系统建立在企业Internet平台之上，旨在帮助企业实现动态的内容和知识管理，使企业每一位员工能够在协作中不断获得学习的机会。
　　事实上，现在的办公已不再是简单的文件处理，也不再是单纯的行政事务了，其任务是要提高整个企业的运作效率，进而提高企业的核心竞争力。知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题。知识管理是一个系统工程，目标是帮助企业发现潜在知识，定位拥有专门知识的人，从而传递知识，有效利用知识。
　　第三代基于Lotus Domino/Notes平台的中小企业OA系统的核心是知识。与第二代相比，第三代OA不仅模拟和实现了工作流的自动化，更模拟和实现了工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。第三代OA系统具有几个突出的特点：实时通信，员工与专家可以网上实时交流，信息广泛集成的内容编目，知识门户的构造。实际上，无论实时交流、信息集成还是门户建设都是知识管理的要素。因此，第三代办公自动化系统的核心是知识，实现的基础是知识管理技术。

 

1．1．3建立基于知识管理的中小企业（OA）的需要

    传统的办公方式极大地束缚了人的创造力和想象力，埋没了人的智慧和潜能，使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作，手工处理的延时和差错，正是现代化管理中应该去除的弊端。用先进的、现代化的工具代替手工作业，无疑是生产力发展的方向。OA对传统办公方式的变革，正是适应了人们的普遍需求，也顺应了技术发展的潮流，自然成为业界追求的目标。  然而传统的OA系统以政府办公模式为背景，系统功能以收文、发文、档案管理为中心展开，功能比较单一，与其他计算机应用系统几乎没有关联，不太适合企业应用。随着企业信息化程度的提高，企业的计算机应用系统不断增加，这种OA系统越来越不能满足需要。当前，广大企业最需要的是一种面向企业的业务流程、能连接相关的应用系统、并且能提供跨应用系统服务的工作流应用系统，希望通过这种办公自动化系统来提高企业的运营效率和管理效率，规范企业的业务处理流程。

 另一方面，在企业的经营过程中，知识往往仅存在于相关人员的头脑中，长期以来，一直难以与他人共享，难以凝聚为整个企业的知识资源。我们的工作，就是要借助于信息技术的支持，发现、记录和保存人们在工作中不断形成和积累的知识(也包括经验)，将其转化为企业的知识资源，并且加以组织、利用，从而为企业创造财富，这就是“知识管理”。面向企业的办公自动化系统，应该具备知识管理的基本功能。

通过营造高效率的协作办公环境，建立与企业业务流程紧密结合的工作流应用系统，实现切实可行的知识管理，并在此基础上拓展和深化企业信息系统(MIS、ERP)的功效，必定能使企业在新的市场经济环境下有效地提高自身的快速响应能力和创新能力，从而保持其竞争优势和可持续发展的能力。这就是基于知识管理的新一代办公自动化系统所需要解决的问题。

 

1．2课题的主要工作及安排

本次毕业设计的所要做的主要工作是对目前市场中出现的办公自动化（0A）

系统的种类及应用有初步的认识，针对中小企业信息知识化管理方案的举例，设计出以Lotus Domino/Notes为开发平台，为企业构建基于知识管理的第三代办公自动化系统。对（OA）系统的三个层面，主要集中于应用平台实现的探讨，着重于OA系统工作流模块及WEB应用方面的设计。为中小企业构建高效实用的企业办公系统，使企业内外实现高效信息沟通联络；建立一体化的企业信息沟通平台，创建信息共享的企业管理模式。帮助企业最终实现规范管理、信息资源高效传递。

第二章 目前中小企业（AO）办公系统方案与对比分析

2．1Linux（OA）办公系统

办公自动化由70年代未80年代初在我国的提出，到现在已有了近二十年发展历史。由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品不断的出现，办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。最早的办公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用。接着，办公自动化指的是用电脑进行文书存贮、排版、及输出工作，用电脑进行人事、财务等进行管理。 LINUX(Linux是一套免费使用和自由传播的类Unix操作系统，它主要用于基于Intel x8 6系列CPU的计算机上。这个系统是由全世界各地的成千上万的程序员设计和实现的。其目的是建立不受任何商品化软件的版权制约的、全世界都能自由使用的Unix兼容产品。)

其实，Linux下办公软件也随着桌面Linux悄然崛起了，很多厂商都努力推出自己的Linux OA产品，例如StarOffice （Sun Microsystems）、OpenOffice（Sun Microsystems）、Hancom Office（韩国汉杰有限公司）、KOffice（KDE）、RedOffice（中文2000软件公司）、ThizOffice（ThizLinux Laboratory Ltd.）、Word Perfect Office 2000（Corel Corporation）等等数以十记，用以适应日益增多、繁忙的企业办公。Linux操作系统具有多任务、低占用、抗病毒等先天的优势，这种优良的作业环境，作为桌面办公的基础可以说是十分优秀的。StarSuite 6.0 Early Access 3在业内比较具有代表性的。作为Linux办公软件，其占有率和用户群并不庞大，而且大多数Linux办公软件也只提供与其兼容的格式支持。

    模板功能是体现一款（OA）系统软件成熟读和人性化的设计思路重点：StarSuite 6.0 ea3提供模板包含传真、信函、会议记录、备忘录，和一些基本文档格式，数量多达近20种。其中"自动文件助理"功能格外引人注目，作为一项单独的菜单项，改功能将各类文档统一管理，用户可以随时选择任何一款模板向导进行编辑，方便实用，确实能节省不少操作步骤，更可以省去新建文档再进行选择操作，浪费机器资源。

对于编辑排版功能来说，文稿演示类软件本身灵活度就较大，主要采用文本框方式进行操作，版式多变。StarSuite 6.0 Early Access 3对于边框底纹设计、表格、对象插入等功能都支持完好。在同类产品中内容显得更加丰富实用。

在兼容性方面通过对打开Microsoft Office 文档样本以及保存为Microsoft Office 文档样本的软件格式，兼容性测试打开MS office文档时支持能力较好，但是在保存文档上还存在一些问题，甚至某些软件并不提供此类文件格式的存取功能。能够提供与MS Office的兼容能力，说明Linux下的办公软件积极将Office用户融合发展，互通的兼容性可以使MS Office用户放心大胆的尝试、使用Linux OA产品，同时也可以为Linux OA用户做好与外界文档的融会贯通打下基础，这样，不用大家都保存成格式单一的txt文本来为进行办公交流了。

    作为Linux平台下的办公软件，表现出的问题还是存在的，能够做到格式丰富、兼容广泛，虽然在实际表现上还存在一些弊病，但是体现了Linux OA软件正向着普及、多元化、多功能发展的趋势。 这便是第一代办公自动化系统的典型代表，应用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算，处理和统计能力。其贡献在于把IT技术引入办公领域，提高了文件管理水平。但是，这种方式缺乏如收发文等群组协作工作过程的处理能力，因而其“自动化”程度是有限的。

   

2．2 Lotus知识管理成功案例——深圳三九医贸

一．背景

    深圳三九医药贸易公司（以下简称三九医贸）是深圳三九医药股份有限公司（三九集团的核心企业）基于销售工作的重要性而专门成立的，早在1996年三九医贸就开始实施信息化建设，先后实施了ERP、HRM等业务管理系统，在此过程中三九医贸越发意识到建立一个基于知识管理和电子协为整个企业办公信作的办公信息系统的必要性和紧迫性。因此，三九医贸决定把知识管理作息系统今后改进发展的方向。

二．需求

    随着企业规模的日益庞大, 信息技术的应用在三九医药中不断提升，信息技术部门在公司中所扮演的角色也需要由刚成立时的只是电脑简单维护功能转变成为与业务部门紧密合作的职能部门。2001年，三九医贸的ERP已经建成，企业拥有了一个功能强大的业务平台，这样，企业对另一平台——内部事务平台——的需求就更加迫切，办公系统的建设势在必行。三九医药需要一个可靠的知识管理平台来协调业务运作，通过共享知识和经验灵活机动地应对市场变化，不断提高企业的竞争能力。经过反复论证测评，三九医贸最终选择了Lotus知识管理解决方案。

三．实施规划

以第一阶段为例，该平台主要以Lotus Domino、Domino.Doc、K-Station和Sametime等产品为基础，定制完成企业文档管理中心、知识门户系统和实时协作及交流系统的建设，并整合已有的Microsoft Exchange和Active Directory目录，提供AD目录单一的身份认证。用户使用不同的用户身份登录门户后，可以根据自己的身份查看相应的资源，并且透过门户可以访问到多种异构数据源和应用，包括Microsoft Exchange、ERP系统、企业文档管理系统、讨论组、工作流应用和网上培训等内容。用户不仅可以定制私人空间快速访问自己感兴趣的信息，而且还能方便地参与到部门工作空间实现实时和异步的协同工作及交流。

     三九医贸以知识管理为核心统领全公司整个办公信息系统今后发展的方向，逐步整合目前的各个应用系统，分期达到以知识管理和电子协作为基础的办公信息系统建设。

    三九知识管理系统建立在已有的Active Directory目录上，与现有的信息系统和管理系统在切换进入时有统一的身份认证，即只做一次身份认证就可以进入到各个管理系统和信息系统。它致力于建设规划完成文档管理、协作及交流管理，信息通报与发布管理，项目管理，工作流管理应用。能与现有的信息系统（如ERP、人力资源系统、财务管理系统等）进行信息数据交互。

    

五．三九知识管理系统的主要特点：

    主功能模块为文档管理、信息发布管理、情况通报管理、协调工作管理，它们完全满足了三九医贸的主要管理需求。

    主功能的辅助模块为信息新闻发布栏、问题征解栏、常用栏，这样在界面就能立即显示或引导进入信息发布。

    次功能模块为邮件、短信息、系统管理、进入其它系统等，它们可以独立于主功能模块进行操作，同时其功能又支持主功能模块的工作。

    以上这些功能模块都建立在IBM/Lotus的Domino，Domino.DOC , Sametime , K-Station, LEI等企业集成工具平台上。

    主功能模块的业务报表数据和对帐数据都通过Lotus企业集成工具从ERP、CRM、HRM和财务结构化数据库取得。而Domino数据库本身是非结构化数据库。功能模块及子模块之间有相当的独立性，可以添加或删除。该系统采用B/S结构，客户端使用标准IE浏览器。

六．实施效果

    基于Lotus Domino平台进行定制开发的三九知识管理系统，设置了企业知识门户等多个模块，为三九的管理带来了根本性的变革。

    

2．3医院采用知识管理来协作并充分利用其所有内部专业知识

   知识管理的支柱之一是专业知识可以集中、被访问、共享与利用。没有几种环境会比定位医疗专业知识更为重要。让我们选择麻萨诸塞州中心医院作为例子，这是一个位于波士顿西部的主要教学医院。一个76岁年龄的男性患者来到该医院，他表现出有点像感冒的症状，已经持续3天多了。在最初的检查中，医院的急救病房医生开始怀疑该患者可能携带West Nile Virus，这是根据症状的时间、患者的年龄及其居住地点 - 他居住在一个池塘的岸边，那里已经发现有鸟类感染此类病毒。

   知识管理使专业知识大显身手

   在检查之后，医生转而使用急救室的电脑并快速搜索医院的知识管理系统 - 该系统是基于Lotus Notes。该医生找到有关最新流感传染病的大量信息，包括West Nile Virus。他发现已经有几个病例与此类病毒有关，但是确认为流感的前期病症。他随后访问授权的临床信息以及程序指示，这些使他能够进行更为彻底的检查。

   在该项检查完成之后，该医生很快使用Sametime来确认相关流行病专家、内科医生、传染病专家以及医院其他在该领域具备专业知识的人员。虽然当天已经很晚了，Sametime很快就找到许多学科小组来检查相关的临床数据并处理不同的诊断和治疗选择。所有人都可以通过Lotus Domino.Doc提供自己的临床方案，共同协作提供最佳的、可利用全医院所有内部专业知识的医疗方案。

   把知识结合起来获得更好的结果

   小组提供的信息包含内部文件、图象、来自期刊的文章以及其他等等。当晚，医院建立了一个QuickPlace来控制所有这些文件和材料。除了保存、共享信息外，还可实现诊断阶段所必需的高水平协作。小组成员还引进了来自纽约的专家，这些人都可以通过自己的笔记本电脑无缝访问QuickPlace。由于病人保密性在本病例中很重要， QuickPlace的安全性功能显得更为重要，以确保信息的安全性、保密性。

   小组间随后的Sametime讨论在第二天上午使小组的所有成员能够根据最新的检查结果贡献其想法。根据患者的低体温、对IV流质的迅速反应以及其他因素，小组倾向于诊断为流感而并非West Nile病毒。但是，他们也认识到他们的决定很重要，于是利用Sametime进行有效协作尽量寻求所有治疗方法，使他们能够比召开传统的会议能更快地达成一致意见。

   利用内部专业知识的良机

   流感的诊断结果证明是正确的。病人的情况在一周时间内得到好转，入院五天后他被允许出院。但是知识管理并未到此结束。所有相关治疗信息被纳入医院基于Lotus Domino.Doc的临床经验管理系统，并成为医院最佳业务数据库的有机部分。通过这种途径，医院的任何人都可以利用Lotus K-Station和Lotus 知识发现服务器Lotus Discovery Server从这次高水平的临床实践中获得知识、获得专家帮助。对于麻萨诸塞州中心医院来说，知识管理意味着通过实现快速的专业知识共享保持高水平的医疗品质 - 即使在异常的情况下。

 

2.4Lotus Domino/Notes协同工作解决方案 与Microsoft解决方案的比较

基本产品定位与可开发能力

Exchange是Microsoft BackOffice产品家族的一员，其主要功能是电子邮件，此外通过公共文件夹等支持基本的、需求简单的协作型应用，用户为满足自身的需求通常要采用整个BackOffice家族产品（Exchange、IIS、MS-SQL Server，Site Server，Index Server……），并利用Visual开发系列来集成各家族成员。

Domino/Notes的巨大潜力与价值体现，可以通过在其平台上的简便开发、快速开发与实施能力得到体现和发扬，这是Exchange无法比拟的。

跨平台支持

Domino/Notes是跨操作系统平台的企业信息基础设施，支持在企业中广为采用的Unix系统（IBM AIX、SUN Solarix、HP-UX、Linux）和Microsoft NT、IBM OS/2等系统，甚至支持IBM主机系列S390与AS/400。这种跨平台的支持能力给予了用户广泛的选择。相反，Exchange则需要将用户绑定在单一的NT平台之上。

安全性

Domino/Notes的产品体系结构中集成了先进的公钥基础设施，使得加密/数字签名功能的管理、安装和使用简单化，另外还能够对收到邮件的自动加密、在邮递和应用时的加密、字段级加密、密钥的定制以及单个文档上多个签字，支持RSA的加密功能以及SSL加密机制。Exchange的安全性依赖NT的安全机制，然而，NT缺乏双密钥加密支持，所以Microsoft只能在Exchange中捆绑北方电讯的EnTrust产品，结果是管理员必须为每个用户建立另外的账号和保密口令，用户在利用加密/数字签字功能时也不得不增加一次额外的登录。

易管理性、可靠性、可用性、伸缩性

Domino两步即可完成安装——不管操作系统平台（包括NT）与网络的配置如何——迅速设置，即可启用；Domino提供自动化的管理操作支持，如两步即可完成用户在服务器与网络域之间的移动——大大提高管理效率；Domino提供用户实用的信息管理功能，如用Notes客户可以自己跟踪邮件——减轻管理员的工作负担；Notes提供集中式的用户桌面管理能力——不必劳驾系统管理员到每一个用户桌面；6个节点的群集技术，保证系统负载平衡和失效转接，增加系统的可靠性、可用性；从垂直方向（通过操作系统迁移）到水平方向（通过SMP、群集技术）提供的伸缩性等等，都是Exchange无法比较的。

开放性

Domino是跨平台的，而Exchange必须依赖NT；Domino支持几乎所有的Internet协议，比Exchange支持的更多；Domino支持各种应用开发技术，如ActiveX、Java等，用户可以在Domino应用中使用Java Applets，可以使用Java编写Domino代理，可以在任何Java开发环境下访问Domino的Java类（即支持IIOP/CORBA），Exchange并不支持Java技术；Domino对SNMP的支持等等都是Exchange不具备的。

企业级信息集成能力

Domino/Notes提供了许多产品与技术实现Domino与企业其他数据资源的集成，其中所采用的连接方法不局限于ODBC，对于DB2、Oracle等大型数据库可以直接访问；此外，Domino所能连接的数据资源不仅局限于关系数据库，而且可以访问ERP、MQ series等企业级应用与中间件事务处理系统。基于Microsoft定义的接口方法（ADO及OLE DB）的数据访问体系结构，需要大量的编程，而且对于这种访问方式的支持，当前只有Microsoft自己的产品以及Microsoft自己提供的数据接口，用户面临有限的技术选择和大量的编程工作，不仅增加了成本，延长了开发周期，应用系统的稳定性也受到影响。

目录服务

Domino/Notes支持几乎无限制的对目录的客户化定制、扩展能力，采用先进的同步复制技术，支持复杂的分布式目录支持，而且在单个组织中也可以使用多个目录，就性能来说，R5支持百万级用户的目录服务。Microsoft经常强调Exchange充分利用了NT的目录服务，然而由于NT域服务目录的平面性和有限特性，Microsoft不得不为Exchange建立分离的目录，只是表面上与NT目录连接。Exchange使用基于邮件的目录同步机制，目录同步缺乏准确性，所以Microsoft推荐管理员经常使用一致性检查程序来检查同步的状况，提示不准确的复制。

复制

Domino/Notes复制技术可以保证分布式数据库的数据同步、支持移动办公，其特性包括双向与端对端复制、字段级、选择性的、可以在后台进行等，所有的复制操作均采用相同的复制机制。与此对应，Exchange包含了六个复制模式，这些不一致的模式导致了巨大的管理费用，而且其复制是基于文档级操作，不是更有效的字段级，并缺乏选择性复制的能力，其利用的是基于邮件的同步机制，而不是验证数据准确性的同步算法，另外对于不同的连接速度或带宽，Exchange采用不同的MTA，更加剧了其复制机制的不一致性。

通过以上两种平台各方面的对比，不难看出作为成熟的Lotus/notes开发平台有着无法比拟的优势。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

第三章 OA系统的设计

3．1基于Lotus Domino/Notes平台的中小企业OA系统概述及特色

在发展办公自动化的过程中我们感到了知识对于企业流转和员工的技能等方面的重要性，国内OA系统很多是基于Lotus Domino/Notes平台，它几乎已经成为一个事实上的标准平台，这主要得益于其独到的体系结构。Domino/Notes是一个集文档数据库、邮件系统、动态Web信息发布、可视化集成开发环境于一体的基础平台，适合处理办公协作流程中产生的非结构化文档信息，并可以利用灵活的邮件机制在人、部门之间传递文档。同时，集成开发环境提供的模板化开发方式，缩短了项目开发周期也为用户节省了投资。在办公自动化系统的开发中，基于Web的开发方式正以其跨平台、统一美观的界面、简单的操作、开发的系统容易升级、系统开发时间较短、成本较低等诸多特性越来越受到欢迎。而结合了C/S和Web方式的系统，可以利用Web完成日常办公和某些需要远程通信的业务，通过C/S结构在局域网内实现大数据量的传输。

系统主要结构特点　  

传统OA系统的应用基于文件系统/关系型数据库系统，以文档数据为存储和处理对象，强调对文档数据的计算和统计能力，缺乏对于协作型工作的处理能力，而办公过程主要是群组协作过程，如收发文、日常报销流程等。因此，OA将走向以知识管理为核心的全新时代。它建立在企业Intranet平台之上，旨在帮助企业实现动态的内容和知识管理，实现从现有的“工作流应用系统”到更高级“决策智能系统”——基于知识管理的OA系统的转变，最终实现办公自动化。Lotus Domino/Notes是跨平台的，支持WIN9X,NT，NETWARE,Unix,OS/2等多种操作系统，并且有着先进的文档数据库和坚固的电子邮件体系结构，工作流自动化开发，标准的WEB应用服务器三大优势技术。全面基于B/S结构 ，独特的信息流程设计 ，单位、部门、个人三层结构设计，强大的文件和消息目录服务和目录管理 ，支持远程办公和移动办公 ，简单方便的系统管理平台， 低成本、高效率的系统布署， 可以与其他应用系统协同工作。

 

3．2Lotus Domino/Notes的中小企业OA整体框架

随着Internet技术的迅速发展，Lotus第三代OA架构进一步将Internet/Intranet/Extranet(因特网、内联网、外联网)的技术和应用与群件技术进行成功的集成，从而形成了新一代的以知识管理为核心的信息技术。

图1
　　在图1中，底层是企业的基本信息支撑环境，它包括MRPII、MIS系统对企业内部各种层次生产经营管理过程的信息化支撑，以及对企业外部Internet的信息获取。三类系统的相互作用体现了Intranet的思想，通过设计与实现优秀的Internet信息获取工具，可以有效地利用外部的有用信息为企业内部的经营管理过程服务，帮助企业更好地把握来自市场的机遇与挑战。第二层是企业多维知识仓库，存在于底层企业信息支撑环境中的企业信息资源是庞杂而海量的，需要在数据挖掘与模式提取的工具支持下，发掘其中有价值的模式与知识，进行紧密而科学的组织，这是支持知识管理系统实现的有利依据。图中的圆环代了企业员工的工作环境，其上的各个结点代表企业中不同岗位上的企业员工。知识管理的目的就在于更好地支持各个层次企业员工的工作流过程，包括：

(1)员工与企业知识仓库之间的个人知识挖掘与融合过程，用于完成员工不断根据个人需求在知识仓库中的映射与知识提取，以及员工个人知识不断融合进入企业整个知识仓库的过程；

(2)员工之间的知识流转与共享过程，提供了不同知识映射集合之间共享与交叉的可能，同时也提供了无法进入企业知识仓库中的非结构化个人头脑知识的交流与互动的机会，从而可能引发新的知识的产生；

(3)个人知识支持的工作过程与信息回馈过程，是在个人知识平台支持下指导实现员工的工作过程，以及工作结果的信息回馈过程。充分利用这一过程，可以及时地收集知识利用的反馈信息，为闭环知识管理系统的完善与控制提供了必要基础。

本方案采用知识管理为核心的系统设计完全按照知识管理需求进行，确保管理系统能向着今后的具备知识管理的系统升级。具体的就是把现在的各种文档、文件资料作为企业知识沉淀下来，在文件结构设计上加入点评机制、贡献机制、参加机制、状态机制和权限机制等机制，使这些知识逐步固化和默化普及。

 

3．2．1Lotus Domino/Notes（OA）的硬件体系

信息传输设备：电话、传真机、计算机局域网、广域网等

信息处理设备：各种个人计算机、工作站或服务器等

信息存储设备：如硬盘、ZIP、光盘存贮系统等；

服务器：

操作系统	WINDOWS XX， UNIX， OS/400， OS/390
平台软件	Lotus Domino R5.x.x或Lotus Domino 6
内存	256MB，建议512MB
硬盘存储空间	10GB，建议20GB基于使用的情况，对增加的文档存储另外硬盘空间

客户机：

操作系统	Win95/98/2000
客户端软件	Lotus Notes R5.x.x / Domino 6、Lotus Administrator R5.x.x / Domino 6 Web 浏览器
内存	64MB，建议128M

 

 

3．2．2Lotus Domino/Notes（OA）的软件体系

本系统是基于Lotus Notes(Domino)开发的流程事务类管理系统，系统的服务器端环境为Lotus Notes(Domino)服务器，客户端环境是IE浏览器(B/S结构)。

系统具有良好的跨平台特性，采用了Lotus Notes、Java等编程技术，系统可以在很多流行的平台上运行(Linux/Unix/Windows/OS2等)，特别适合于企事业单位内部网络。

 

B/S与C/S结构的比较 

 

比较内容	C/S结构	B/S结构
对客户端硬件配置要求	根据系统规模需要较高的硬件配置	需要一般的硬件配置，没有特殊要求
要专门安装客户端软件	需要专门安装客户端软件	客户端只需要浏览器，不需要安装专门的客户端软件
系统部署的代价	部署代价与信息点的多少成正比	与信息点的多少无关，部署代价比较小
系统的可维护性	系统维护复杂	良好的系统维护性，代价很小
实现功能的复杂程度	能够根据用户需求定置复杂的应用	可以定置大型复杂的系统应用，成本较高
系统功能的可扩展性	一般系统一旦定置好，扩展性较差	具有良好的系统扩展性，可随用户需求增加新的功能
系统使用的难易程度	一般要经过专门的培训才能使用	不需要专门的培训
数据控制的灵活性	对操纵数据的控制灵活	对操纵数据的控制不太灵活
与Internet的集成	与Internet较难集成	与Internet的集成平滑，代价为零

由此可见，客户端环境采用IE浏览器(B/S结构)大大降低了系统运行的要求。比较适合中小企业应用。为企业节省不了少开支。而且为日后维护及升级都打下了良好的基础。

 

系统为了适应各种不同单位的需要，结合办公自动化理论为基础，以LOTUS /Notes作为开发工具设计和实现了能够适应各种不同单位的办公自动化系统。系统主要功能结构分成七大功能模块。

公文处理系统---包括收文管理、发文管理模块。系统能根据不同用户的不同行文流程，在办公信息系统综合环境下实现收文，发文，统计查询直至办公的全过程，对整个工作流程实现实时跟踪和对修改审核信息进行记录，并能按照办公的有关规定，自动地报告，提供公文在其处理中的状态，以便采取相应的措施。能处理办公室收/发文，通知，报告等各种公文。

会议管理---包括议题征集、会议通知、会议记录、会议纪要等功能。

档案管理---包括案卷管理、文档管理和借阅管理。完成党案维护，档案借阅，档案内部管理，档案检索等功能,利用浏览器，可根据档案号、分类号、主题词、归档时间等各种条件进行查询。

会议管理---包括会议申请、会议安排和会议公告。 可以直接在计算机上拟定会议议程，可方便地定出会议时间、地点、发言人、出席人、会议议题等消息的会议内容，并直接通过电子邮件将会议通知发送给所以与会人员。在每次召开会议前，由拟定人填写会议安排表，填写完成后，按“发送”按钮，会议通知就会发送到会议主持人、发言人及出席人的信箱中。

个人事务---包括待办工作、文档管理、名片夹、日程安排、电子邮件等模块。

电子邮件――电子邮件提供了电子化的高校低成本的便利办公通讯手段，这施基于Notes强大的多媒体处理而开发的。所有用户可以自由与其他人通讯（通过浏览器），通讯内容可以是文字、图象或声音，对收到的信件作转发、回信、打印等处理，发送对象可以是本地也可以是外地，超越时间的限制。 

以上这些功能模块都建立在Lotus的Domino，Domino.DOC , Sametime , K-Station, LEI等企业集成工具平台上

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3．2．3Lotus Domino/Notes（OA）系统安全性与可靠性

作为企业级通信、协同计算、Internet/Intranet和知识管理平台，Lotus Domino/Notes具有工作流控制、数据库复制技术和可靠的安全机制，自1989年正式面世至今，全球用户装机量已超过5600万套。Lotus公司也不断革新产品技术，通过一系列技术升级，把Domino从传统的“客户机/服务器”体系改造成为“100% Intranet”，在功能增加的同时，安全机制也越来越完善。新一代Domino/Notes产品Lotus R5采用基于标准的数据结构、协议和界面，提供的安全特性包括支持X.509证书、S/MIME、DSAPI和CDSA、Web域、鉴定提名和密码质量与恢复，为政府/企业上网提供了更可靠的安全性和更强的协同工作功能，成为目前国内企业、政府上网进入因特网时代的理想选择。

　　Domino/Notes采用验证授权技术，它的安全级别与近年来在Internet上发展出来的证书管理技术同属一类，相比之下，大多数低端PC平台所采用的帐户和口令管理机制的安全级别性较低。比如，Domino对所有客户名单和密码数据库都进行了加密，既允许用户通过Web浏览器访问Domino数据库，同时还提供了完善的安全措施，如果黑客企图从Web攻击运行Notes客户机的远程PC机，他必须经过重重关口：包括企业内部网、工作站、有效的帐户和密码，以及非常复杂的程序设计工具，等等，几乎难以实现。在验证授权体系下，Domino/Notes所提供的的分层次、多级别、多手段的安全控制机制完全可以防范因丢失ID文件所带来的可能隐患，由于Domino/Notes提供了一整套安全机制，即便ID文件不慎丢失，也很难被他人破解其中的信息。具有完善安全机制的Domino/Notes在许多对信息安全问题极为敏感的机构中担纲着至关重要的消息传递平台。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

第四章 系统的实现

4．1硬件配置

安装Domino系统环境要求：

主频166M以上，可以运行Windows 9X或Windows NT,Lunix,UNIX,Os2等以上的机器；内存至少32M，建议64M以上；硬盘至少300M，由于服务器存在大量的数据库文件，需要保留足够的空间(建议：1G以上，越大越好)。

4．2软件配置

4．2．1 Lotus Domino/Notes安装

在Lotus安装盘的R505PRC.NT/ServerS/Win32intel/目录下，双击Setup,进入下图界面。

点击“开始信息”,则可以看到Start.exe文档，此文档说明光盘的内容，

则进入此界面，请点击“服务器”。然后，点击“Domino Application Server”。

现在请点击“标准安装”。

 

显示欢迎界面，选择接受“是否接受软件许可证”。

Ø  输入软件使用单位名称和安装用户姓名。如果选中“分区服务器安装”，则允许在同一台机器的不同硬盘驱动器上安装多个服务器系统，一般情况不要选择。下一步决定安装目录，你可以安装在其他硬盘上，但建议程序文件夹使用默认的“/Lotus/Domino”，其数据文件夹为“/Lotus/Domino/data”。

Ø  在安装服务器内容时，根据购买的软件版权和需要，选择安装内容：

Domino Server:表示安装标准的Domino，建议选择此选项。

Domino Mail Server:表示仅安装Domino的邮件服务功能。

Domino Enterprise Server: 表示安装带有群集功能的Domino,具有以下优势：

失效转移：在一个服务器失效时，将工作任务转移到群集中的其他服务器中。

平衡负载：能够将一个使用频繁的服务器的一部分工作转移到其他群集服务器中。

群集复制：为了使服务器能够安全、高效地工作，群集中的服务器会自动复制备份，共享信息。

 

下一步，决定安装程序组的快捷方式，建议使用默认值“Lotus 应用程序”，最后，开始拷贝文件到硬盘。完成Lotus Domino 安装。

4．2．2 Lotus Domino/Notes设置

第一次运行Lotus Domino要进行必要的设置，系统才能正常运行。运行Lotus Domino  程序，显示Domino服务器设置窗口。

Ø                  

第一步：是否选择创建组织中的第一台Domino服务器，如果在组织中添加服务器，则选择“附加的Domino服务器”，否则选择默认的“第一台Domino服器”。可以随时单击“保存退出”按钮，则暂时退出设置过程，在下次运行Domino 服务器时，将继续设置过程。

第二步：选择设置Domino服务器的设置方法，如果是初次使用，对Domino服务器不了解，可以选择“快速配置”，使用系统默认配置值；否则选择“高级配置”，手动设置。

第三步：手动设置服务，这些设置在以后运行中，可以再修改。

1、标准服务：这是缺省必选项，其中包括：管理进程、索引服务、复制器、代理管理器、邮件路由器。

2、附加服务：日历管理器、事件管理器、日程安排管理器、统计信息，建议全部选择。

3、Web浏览器：HTTP，IIOP服务，如果你希望Domino服务器作WebServer，必须选择HTTP，同时出现明细选项。　

4、Web邮件服务：提供基于Internet的邮件处理服务；

5、Web应用服务：提供HTML语言的支持，如java,CGI等，建议同时选择此两项。Internet邮件包：IMAP、POP3、SMTP协议，如果希望邮件系统能够被其他邮件软件访问，如Outlook,Foxmail等，需要选择此项。

6、新闻读者：NNTP协议，提供此协议将使Domino服务器可以建立一个新闻邮件服务。

7、企业级连接服务：DECS，此协议的作用使Domino可以方便地访问其他关系数据库系统。

8、第三方外接程序：允许Domino挂接和使用其他公司提供的产品。

第四步：进入高级设置的用户设置后，各选项的内容为：

组织信息

1、组织名称：输入使用单位的中文全名。

2、网络域名称：此内容表示此服务器是处在什么网络域中，相同的网络域表示使用相同的网络协议连接，如果使用TCP/IP协议，建议输入“TCP/IP”。

3、验证者名称：相同的验证者意味着是同一个组织内的用户、服务器。一般输入组织的英文简称。这里建议输入“易网特”等诸如单位的名称。当然也可是英文简称。

4、验证者国家代码：验证组织的国家，中国是“CN”，建议不要输入，使用默认的空值。

5、验证者标识符：用来验证是否是同一组织的文件，决定是否创建新的还是使用已有的验证者文件。

注：

第一次安装设置，使用默认的“创建新的验证者标识符”，则系统将在“/Lotus/Domino/data”目录下建立一个cert.id的文件。此文件是整个Notes网络系统的关键文件，只有通过这个文件验证，才能证明是同一个组织内的用户或服务器，需要妥善保存。（必要时可作一个备份如下图）

如果是重新设置Domino服务器，已经有了cert.id文件，则选择“使用现有的验证者标识符”，系统将使用“/Lotus/Domino/data”目录下的cert.id文件，如果不存在，显示错误。

6、验证者口令：进行验证时须要输入的口令，才能完成验证，系统提供了默认的随机口令，比较难记，并且不可再修改，建议输入一些比较容易记忆的口令。此口令一旦忘记，就无法验证用户和服务器。

服务器信息

1、服务器名称：输入Domino服务器名称，以标识不同的Domino服务器，一般建议使用机器名称，如“2000Server”。

2、服务器主机名称：Domino服务器安装的机器名称，如果一台机器仅安装一个Domino服务器，则建议主机名称和服务器名称相同，如“2000Server”，也可以使用机器的IP地址，如“192.168.5.1”。

3、服务器标识符：保存服务器的信息的文件，第一次安装设置，建议使用默认的“创建新的服务器标识符”，则系统将在“/Lotus/Domino/data”目录下建立一个server.id的文件。

注：如果是重新设置Domino服务器，已经有了server.id文件，则选择“使用现有的服务器标识符”，系统将使用“/Lotus/Domino/data”目录下的server.id文件，如果不存在，显示错误。

管理员信息

    1、名字：管理员的名字，建议使用默认的空值。

    2、中间名：管理员的中间名字，建议使用默认的空值。

3、姓氏：管理员的姓氏，由于中外姓名的差异，建议在此处输入中文全名，如“刘德华”，如果将名字和姓氏分开输入，系统将显示为“德华刘”，不符合中国人习惯。一般管理员名称输入：admin，manager等。（建议只在姓氏中输入全名，将名称空出）

4、口令：管理员访问系统时需要输入口令，系统提供了默认的随机口令，比较难记，可以输入一些比较容易记忆的口令，口令以后可以修改。（建议使用拷屏，即键盘上的“Print Screen SysRq”，粘贴到Word文档中或Windows图像处理器中）。

5、管理员标识符：类似服务器标识符，作用是记录保存管理员信息，以标识管理员身份，默认文件名称为user.id。

网络选项

1、端口：选择默认的“使用所有的可用端口”，Domino服务器将使用当前机器上运行的所有网络协议，如果使用“定制端口”，出现“编辑端口”按钮，单击此按钮，显示端口编辑框。选择端口名称，如TCP/IP，单击帮助按钮，显示当前机器所有可以使用的协议供选择输入。

2、网络地址：当前机器名称，如果是TCP/IP协议，建议使用IP地址。

启用/禁用：以决定是否激活端口。

最多可以选择输入8个协议端口，端口的作用是决定Domino服务器以何种协议与其他服务器或工作站进行通讯连接，此设置以后可以再修改。（用户惯用选项中）

3、网络代理服务器：Domino服务器可以直接访问Internet，但如果通过局域网的代理服务器访问Internet则须要设置代理服务器，单击“添加代理”按钮，显示代理编辑框。其设置和IE的代理服务器的设置类似。　　

4、通讯端口选项串行端口：如果Domino服务器允许其他远程的服务器或工作站通过Modem访问，则此服务器必须安装Modem，因此须要选择Modem占用的串行端口，如“COM1”。

5、调制解调器：选择Modem的类型，如果是兼容Modem，建议选择“. Auto Configure (for unlisted modems only)”。

最后全部设置完成以后，系统将根据用户输入的情况，进行配置。生成验证文件和管理数据库文件等，需要2～3分钟。关闭Domino，再次打开，则Domino服务器正常运行，不须要进行任何干涉，以后服务器的配置和管理全部要通过Notes工作站来完成。如果要关闭服务器，使用“Exit”或“Quit”命令。

           

注意：此时需要打开MS_DOS,在Windows/目录下，输入命令行:Edit Hosts回弹出如上界面：在图所示的窗口中输入IP服务器地址，空格，再输入当前服务器名（如前面所设置过的），保存退出后，请在Windows/目录下输入命令，Ping (前服务器名)回车。如果成功则回到Windows。（如失败，则请查看IP协议，先Ping 当前机器的IP地址）这是服务器已安装完毕。

Domino就完全安装成功了。

3、Domino服务器的启动和退出

只有先将Domino服务器启动，才能存取服务器上的共享数据库以及获取服务器其它的服务。在服务器启动或关闭过程中，请不要按键或单击鼠标按钮。如果服务器程序正在运行，不要使用【CTRL】【S】键停止控制台窗口的滚动，因为这样不会再运行任何服务器服务直至按任意键继续。

要启动Domino服务器，请在Microsoft Windows NT桌面上，选择【开始】【程序】【Lotus应用软件】【Lotus Domino Server】，打开Domino服务器控制台，启动服务器初始化程序。

要关闭Domino服务器，先激活Domino服务器控制台，在控制台中键入“exit”或“quit”命令，并按【Enter】键。启动和关闭服务器都可能需要一些时间，其速度与系统环境的配置有关。

4、管理员Notes客户端安装

下面开始Notes客户端的安装。

　　1、安装前须要获知：

　　服务器名称或IP地址、用户名称及密码；服务器支持的网络协议；服务器运行软件的使用授权证书。

　 2、Lotus Notes的安装过程非常简单，在安装光盘中运行R505PRC.NT/Clients/W32intel/目录下的Setup.exe,显示欢迎界面后，选择同意软件使用许可证协议。

　　3、进入“用户信息输入”窗口，输入用户和单位名称。如果你希望将Notes的程序文件安装到网络中的文件服务器中，仅在本地安装很小的设置文件，可以选择“共享安装”，如果你的本地硬盘中有足够的空间，建议不要选择它。

　　4、显示文件安装目录，你可以安装在不同的硬盘，但建议程序文件夹使用默认的“/Lotus/Notes”，其数据文件夹为“/Lotus/Notes/Data”。显示安装内容选择，根据购买的软件权限和实际需要，可以选择以下选项：

　　 全部Client：此选项包括了以下所有功能。(强烈推荐第一次安装选择时选择！)

　　 Notes Client：此功能仅包含标准Notes客户机功能。建议选择安装此项。

　　 Domino Administrator：可以远程管理Domino服务器，你必须在至少一台Notes上安装此项功能，以管理和设置Domino服务器。

　　 Domino Designer：可以对Domino/Notes数据库进行修改、设计。

　　5、决定安装程序组，建议使用默认的“Lotus 应用程序”，此后开始拷贝文件到硬盘，完成Lotus Notes的安装。

5、设置Notes

第一次使用Lotus Notes，必须首先设置必要的参数。  

1、首先决定是否连接Domino服务器，如果你想将Notes作为一个独立的工作系统使用，不想连接Domino服务器，选择“我不想连接到Domino服务器上”，否则选择“我想连接到Domino服务器上”。

2、选择连接Domino服务器的方式：

Ø  电话连接： 如果是Notes远程工作站，须要通过电话线连接，则选择此选项，服务器必须提供电话拨号连接功能。

Ø  局域网和电话连接：如果希望同时支持以上两种连接方式，选择此选项。

    方便便携机用户使用，既可以在办公室通过局域网上网，又可以通过电话线远程拨号上网。

Ø  局域网连接：如果Domino服务器是在局域网中，选择此选项。如果选择了局域网连接，则需要输入Domino服务器名称，你需要输入Domino服务器的全名，包括服务器的组织名称。Ø            

安装Domino服务器后第一次设置Notes客户端时, 必须选择“使用名称作为验证”,输入Domino服务器的管理员名称。如下图：

点击“下一步”后，系统会提示您输入密码，您需要将管理员密码输入，密码正确系统才会继续运行；如果普通用户（已经有ID文件）设置Notes客户端，必须选择系统默认的“我的Notes用户标识符已经在文件中”，然后选择该用户标示符文件（***.id）。此文件由系统管理员提供，文件中保存了用户注册时的名称和密码等信息。如果你的ID文件不在Notes的数据目录“/Lotus/Notes/Data”中，将提示是否需要拷贝到此目录中。建议选择“是”。选择了ID文件或输入了用户名称后，需要输入验证密码，以确认身份。然后开始连接服务器。如果显示“服务器没有响应”，请检查：网络是否连通，Domino服务器是否正常运行。如果Domino服务器的名字和其机器名称不一致，也有可能找不到Domino服务器，因此需要输入其机器名称或IP地址，以及选择使用协议同服务器建立连接。如果连接成功，则显示成功信息。继续Lotus Notes的设置过程。如果你想通过Lotus Notes访问Internet,并收发Internet的邮件，你须要选择“我想创建Internet邮件账户”，否则建议选择“我不想创建Internet邮件账户”。

Ø  结束Lotus Notes设置，系统根据用户的选择创建并开始生成配置文件，需要2～3分钟后完成。完成设置后，才正式进入运行Lotus Notes程序。

 

 

 

 

 

 

 

 

第五章 系统的应用分析

Lotus的第三代基于知识管理的办公自动化系统以Lotus Domino作为知识管理的基础平台。在此基础上，用Domino.Doc建立网络化文管中心，用Sametime完成实时通讯与交流。解决办公自动化的问题，还考虑网络化传真服务及与传统关系型数据库的集成问题，Lotus分别提供Fax for Domino、Lotus Enterprise Integrator(LEI)来实现。

在这些知识管理核心要素的主题下，为企业构建基于知识管理的信息管理系统提供强有力的帮助，使用户能够将最恰当的知识在最恰当的时候传递给最恰当的个人，以便使他们作出最好的决策，取得最佳的行动效果。

本解决方案开发的OA系统前台采用浏览器（一般用户）和NOTES Client（系统管理员）实现，后台采用Lotus Domino Server实现（其自带NOTES SERVER，WEB SERVER，MAIL SERVER）。之所以选择NOTES作为开发平台，是基于如下考虑：

1．Notes是一个非常优良的邮件管理系统，基于公用地址薄的个人注册、群组创建和优良的邮件传递与接受功能。可以实现层次组织关系的邮件路由与接收。

2．Notes是针对办公自动化精心设计的文档驱动应用环境，它所提供的功能本身即可满足日常办公需要。

3．Notes是一个注重开放的系统，其所提供的许多模块，编程语言和接口软件可以方便地使用户针对本单位的特殊需要开发新的应用系统，与Notes实现无缝连接。

4．Notes是一个注重发展的系统，其Domino Server5.0提供了强大的WEB功能，它本身就可以作为一个单位的服务器。

5．Notes的安全性能可靠，系统的各层次人员被限制在自己的权限内，用户的文件和数据被双钥加密，即使在网上传输也不易泄漏。

这是系统的主界面，打开浏览器。在首页输入用户名和密码后，无误后进入如上图所示的界面，可视化流程定制图形化自定义工作流程能够直观的得到所需的各种复杂流程。

由于系统设计功能模块较多，本文将针对工作流等某些功能模块展开分析与说明，以下模块主要利用Domino/notes强大的群件性能满足用户信息流动、资源共享的要求，更好地帮助用户实现电子协作、提高办公效率。

 

5．1Lotus/notes在工作流程方面的应用

系统集成也就是工作流集成，完善用户界面。因为工作流基本是相对独立的，所以在集成时工作流的运动机制基本不需要改变，这时的重点是为用户提供一个集成的用户办公界面。把文档和流程结合起来，对某个项目起草一个文档，这个文档在起草之前可能需要一个审批的流程，审批的流程最后进入文档库以后可能变为企业这样的知识，通过流程的管理的方式很容易把企业的日常工作和知识创建共享结合起来，不再需要通过传统的文件服务器或者电子邮件通过其它方式进行文档的共享和管理。

工作流程的优化和控制，这是隐性的知识。可能会更多被企业所忽略，其实流程我们也可以通过相关的手段把它进行规范化。图里边实际上工作流程会涉及到企业重要的人员，人员里边要处理的信息，包括文档，按照什么样的规则，在流程里面扭转，Lotus把信息逻辑上分类及通过存储流程的维护，流程的监控就非常简单。对于流程设计者来讲，可能流程变动了，只需要修改流程，这样一个应用就可以接着运转下去了。对于开发人员来说，对于流程的管理和维护也非常地简单了。这个图里面也有Workflow的特点，工作流的元素，从流程图上指定每一个节点该做什么样的事情，流程发生变化相应版本的控制，包括对流程的不良审计跟踪的功能，增强对流程管理的特性。对于流程和文档的管理我们可以提高企业的工作效率，规范企业已有的工作流程。

图形化流程，如图：完善的流程跟踪和控制

 

以知识管理为核心，提升系统的应用价值

知识管理的目标是提高企业整体协作水平，使作为知识管理主体的用户能够快速而方便地访问到所需要的信息和知识，实现最佳的决策。系统对公文流转的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、办理的过程和拟办、批示意见以及办理结果。 本系统具有在办公领域领先的笔迹留痕、手写笔批示及全文批注、头文件引入功能。也就是说，通过系统性地利用信息、处理流程和专家技能，不断提高企业的创新能力、快速响应能力。

全文批注及笔迹留痕，如图：

手写批注：

 

收发文引入文件头自动生成的红头文件：

 

5．2Lotus notes/domino在Internet上的应用

Louus Notes/Domino是建立在面向文党的数据库、以字段为单位的表格和文档基础之上的。因此是一个非常理想Internet应用开发平台。通过把Internet和Web的标准――HTTP.HTML和JAVA融入Lotus Notes/Domino，lotus为Web应用的开发者和用户提供了具有强大功能的Note应用开发平台、客户机/服务器通讯和分布式对象存储技术。因此，开发者运用Notes成熟的群件开发功能，通过Internet协议与非Notes客户连接，为用户提供更多的灵活性。

Lotus扩展了Domino的作用，使之可以将Web浏览器作为一个客户来支持，同时也扩张了Notes Client 的作用，使之成为既面向用户也面向工作组的Web

信息管理者。从图2可以看出Notes环境与Web环境的相似以及两者结合后的结果。

Notes 环境与Web环境比较及结合后的结果

    Notes Client不但可以存取和管理Domino的全部信息资源，还可以存取和管理WebServer的信息，也就是说，NotesClient可以将其一整套功能应用在Http

服务器上以HTML的格式发布信息。

系统的网络结构：

上图是WEB快速协作的解决方案，传统可能是通过电子邮件或者通过工作流处理我们的工作。当客户要求我们响应的速度越来越快的时候，有没有一个更快更方便实时协同工作的方式呢？答案是肯定的。通过WEB的技术可以快速更大范围的协同工作，包括像电子会议，可以通过网络找到实时相关的人员，在网上可以快速的建立一个虚拟的空间，在这空间里我们可以进行沟通。可以通过Lotus Sametime和Lotusquiceplace做这样的拓展， Louts它是实时的协作，实时的协作相对于以前基于邮件功能而言，这种功能可以很快，一点击可以马上交流，需要讨论的文档或者有需要共享的屏幕，马上可以实现实时的交流。这里边有一些通过在线的功能，相关的专家按照分类，谁在线上，你可以通过文本和他交谈，也可以通过多媒体包括音频视频实时的交互，可以把你需要讨论的内容，包括文档，百板可以也放上去，大家通过网络进行实时的协作。这是通过网络进行的网络会议的客户端。它是完全通过浏览器，通过浏览器可以看到专家或者是你的客户，甚至是你的合作伙伴，WBE协作方案主要就是帮助我们实现知识管理里面的能够更快提高工作效率和协同工作的能力 。

 

5．3Lotus/notes 在电子政务方面的应用

办公自动化系统是实现单位内部各部门之间以及相关单位之间办公及业务信息的收集与处理、流动与共享，以提高专项、综合业务管理水平及辅助决策水平为目的的综合性人机信息系统。它的建立，可以使单位办公及业务系统的信息资源做到全方位共享和交流；它可以真正实现相关单位之间、单位各部门、各工作人员之间的协同工作；使日常办公更加安全可靠，更加规范化、高效化和科学化。
    电子政务系统是指国家机关在政务活动中，全面应用现代信息技术进行办公、管理和为社会提供公共服务，是基于网络的符合Internet标准的、面向社会的政府办公自动化系统。 
    国务院办公厅制定的《全国政府系统政务信息化建设2001-2005年规划纲要》，将我国电子政务实施的总目标明确为建立以"三网一库"为基本架构的我国政府系统政务信息化枢纽框架，即：政府机关内部的办公业务网；国务院办公厅与各地区、各部门联接的办公业务资源网；以因特网为依托的政府公众信息网；政府系统共建共享的信息资源库。通过"三网一库"的建设，大力推进政府网络应用水平，使我国政府系统政务信息化和应用整体水平再上一个新的台阶。
    电子政务系统应用体系结构及功能
　　电子政务系统的建设是一个随着社会的发展和政府职能转变而持续进行的 
过程。我国的电子政务的建设是围绕着实施 "机关内部办公自动化系统"、"管理部门的电子化工程"（如金卡、金税、金关工程）、"全面的政府上网工程"等逐步展开和深入的。
　　电子政务的系统构架
　　一个开放灵活、易于扩展、具有广泛的适应性的的电子政务系统的构架是由应用层、系统配置层、系统平台层的三层体系结构组成。
　　系统平台层是由硬件系统、操作系统、关系型数据库及群件系统组成，是应用层、系统设置层的基础。系统配置层包含所有的应用逻辑和业务处理规则；提供了工作流引擎；提供了大量通用的组件、模板及标准的接口，实现了应用系统的通用功能。为系统具有很强的可扩展性和灵活性提供了技术保障。 系统配置层还具有强大的系统设置功能，针对各类用户及管理体系、工作模型和处理流程等进行设置，完成系统客户化的工作。主要包括用户管理、部门管理、角色管理、机构及人员设置、办公流程设置、业务处理流程设置、应用系统参数设置、公文及文件模板设置、数据字典等功能。
　　在应用层，集成了所有提供给用户使用的办公自动化系统、各类业务管理系统及决策支持系统等应用系统。
    办公自动化（OA）与电子政务系统的开发运行模式
　　目前，国内办公自动化与电子政务系统的开发一般采用生命周期法与快速原型法的方法开发，开发运行模式主要有:
　　1、基于IBM公司的Lotus Domino/Notes群件系统平台
    Lotus Domino / Notes 是集电子邮件、文档数据库、工作流机制、
快速应用开发技术以及Web技术等为一体, 具有跨平台开放性（即支持多种硬件平台、多种操作系统、多种群件系统平台网络协议，邮件与报文传送标准、安全性标准）的电子邮件与群件系统平台，同时它又将用于知识管理的众多工具集成在一起，构成了"知识管理"的框架。Lotus Domino / Notes是建立办公自动化与电子政务系统，实现政府跨越地域、单位、部门之间协同工作,为社会公众提供服务的较为理想的开发运行平台。 
　　2、基于关系型数据库平台，采用WEB技术开发
　　由中科院软件所研制的具有自主知识产权的软件产品-"红星"电子政务综合处理平台，是这种开发运行模式成功的案例。
　　它建立在"万理红"电子政务平台体系之中，采取先进的B/S三层结构进行设计，采用XML与Java技术，支持主流大型数据库系统以及主流应用服务器中间件，符合现行政务标准，具有良好的扩展性。
　　该系统一方面致力于整合现有的政府信息资源，消除所谓的信息孤岛，实现办公互通和政务互动；另一方面，它致力于规划和建设中国电子政务的规范与标准，即电子政务处理标准语言，为实现电子政务系统之间的有效对接提供了具有可扩展性的、统一的接口标准。 
　　它是政府实现跨部门、跨办公自动化平台协同工作的桥梁，是一个构架在政府专网之上、安全高效、实现跨部门办公互通互动的电子政务应用系统。
3、基于Mircosoft 公司的系统平台，集成Exchange、SQL Server、IIS、ASP、VB等Web技术产品的开发运行模式。以知识管理为核心的第三代办公自动化系统成为新的发展方向。虽说电子政务系统在我国才刚刚起步，但知识管理为它的发展提供了难得的契机和突破点。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

结束语

随着计算机技术的发展，OA系统从最初的汉字输入、字处理、排版编辑、查询检索等单机应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统，通过联网将单项办公业务系统连成一个办公系统；再通过远程网络将多个系统连成更大范围的办公自动化系统。未来的OA软件除了可以完成现有的功能之外，还将更有效地利用各种先进技术，使用户通过OA系统可以完成更多的任务，更方便地与信息社会融合。此外，未来的OA软件还可以利用视频会议、远程教学等先进手段，在更广泛的范围内拓展人们获取知识的渠道，促进知识经济的发展。随着技术的不断进步和市场的进一步需求，电子商务（e－business）和电子政府（e－government）已日益成为国内外企事业单位和商家关注的热点。Lotus Donmino/Notes R5作为群体系统集成的WEB应用开发环境，能够将企业数据和决策过程联系在一起，集成WEB页面的站点设计，为企业级数据库访问、提供了开发的，可制定的环境。面对知识经济的挑战， Lotus/notes知识管理解决方案，就是以互联网和信息技术为基础，帮助企业对机构相关的知识资源进行明晰化、系统化的管理，定位拥有专门技能的人，建立团队协作的专家网络，让所有人都能快速而方便地访问到或学习到所需要的信息和知识，无论数据库、文档、政策、业务流程还是内部员工头脑中的知识和经验，都能够得到高效的共享利用，使恰当的知识在恰当的时间通过恰当的场合和载体传递给合适的人，以实现最佳的决策，从而运用集体的智慧来提高整体的应变和创新能力，所以未来以知识管理为核心的第三代OA系统将在这股电子化大潮中扮演重要的角色

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

参考文献：

1．《Lotus Notes 5的开发与应用》[Z]，北京：中国水利水电出版社，1997.2-15

2．《LotusNotes/Domino技术大全》北京，电子工业出版社，1998年

3．《LotusNotes 5网络规划和配置技术》北京，中国水利水电出版社 1997.67

4．《LotusNotes/Domino系统管理和维护》北京，中国水利水电出版社

5．杨振山，《中国办公自动化解决方案》北京：中国办公自动化学术和技术研究会暨应用展览会刊，1999.5-9

6．施伯乐主编，《办公自动化》。北京：复旦大学出版社

7．李腊元，《计算机局域网络理论及技术[M]》，北京：国防工业出版社，1997

8．吴应良 主编《电子商务原理与应用》   华南理工大学出版社

9．王学东主编《企业电子商务管理》     高等教育出版社

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附录：

The third generation of OA is the application system combining information processing, business procedure and information management together. It regards information management as the core, offers the abundant study function and knowledge sharing mechanism, Guarantee user can study, learn according to need to expert to enterprise's existing knowledge whenever and wherever possible, Make staff status of office automated system from passive to change and raise enterprise's operation efficiency voluntarily. The core of the third generation of OA is the knowledge. Compared with the second generation, the third generation of OA had not merely imitated and realized the automation flowing in work, Imitate and realize work every unit and every staff member use course of knowledge in flowing even more. The outstanding characteristic of the third generation of OA system is: Real- time communication, exchanging in real time. And ripe technology name constantly, so long as people accept it, confirm it as to one history, Would not influence its application and perfect further . The third generation of office automated system taking information management as the core, should have the following several obvious characteristics : Data information processing function with abundant function, with abundant source The office automated system which faces information management should fully integrate various kinds of information data , Data these include E-mail information , include file file, traditional relevant database data, data data of warehouse of system, Even the data on Internet. Utilize various kinds of work the means in coordination fully Including many thread discussion, file sharing, the E-mail and some handling tools offered and share using etc. in time online, In addition, should also offer the information sharing ways of the different aspects , Including support, WAP of cell-phone of mobile communication equipment insert visit, support, warning function and fax function of information to unify news of PDA. The office automated system plays a getting to the platform and door of" information management" role Face office automated system of information management incorporate each to the routine of staff information management principle and practice progressively. According to above-mentioned characteristics, information management has offered the rare opportunity and break-through point for development of the electronic government. It realize electronization and networked to handle official business the function of government bodies perfect not merely, And, the government department can be based on information management, realize information sharing and real-time communication between the government departments. Thus set up one taking reflecting the demands of people as direction government, and with high efficiency operate administration's procedure. Information management to promote and use one method of integration come and discern, catches , appraises , searches and shares all message assets of enterprises. Assets these might include data base, file, policy, procedure, and the before individual expert technical ability and experience of recessiveness of staff that can't obtain.

-Survey and study organization Gartner Group famously Information management to hang or independently on manage the management content outside the category while being other in sky, But the foundation combined with concrete functional management is managed. The information management of many kinds is conbined together, form enterprise's intact knowledge management system. In term of this point, information management is omnipresent, is the most basic, It is simple. --Strategic research institute of enterprise of the Great Wall Because small and medium-sized enterprises are more weak because of one's own information-based foundation, the computer is soft, the hardware disposition is relatively bad, Staff quality different, and economic strength rich impossible to invest a large sum of fund to build information system as the government or big company, big enterprise. For this reason, I propose carry on small and medium-sized enterprises design of office automated system and when realizing, Consider the following several respects emphatically. Basic goal of the system 1. realize and handle official business standardization and systematism Most small and medium-sized enterprises start because of office automation relatively slow , change the the past complicatedness, craft working way of poor efficiency fundamentally, The working way has not realized the standardization and systematism far. So set up office automated system to take and make working way standardized and institutionalized. Namely enterprise handle official business and flow because of work, adopt computer technical treatment handle official business the business totally, Make enterprise personnel can share, exchange message convenient and swiftly, Work in coordination , can not only give consideration to the improvement of individual's office efficiency but also realize that the colony works in coordination high-efficient, At the same time can realize fast, omni-directional information gather, information processing, For the management and making policy to offer the scientific basis of enterprises, thus raise the efficiency, Strengthen competitiveness of enterprise , make enterprise can win and develop constantly among fierce market competition. Whether 2.many kinds of without being managed for data type Small and medium-sized enterprises data amount big enterprise, big company too little relatively, its data type can little big company have, than big enterprise, Include daily various kinds of data produced to handle official business , include various kinds of datum that business' handling official business produce. Data these have an unstandard one structure datum not only there are normal structure data but also, Small and medium-sized enterprises office automation information system to manage the data of different types scientifically, Realize the seamless links of different data, ensure the consistency and security of the data. 3. systematically for advance of design Office automated system should have certain advance at technology, could guarantee for a fixed period of time like this, Will not need extensive adjustment because of backwardness of technology. It is can too high for computer hardware to require to be at the same time systematic, because small and medium-sized enterprises unable a large number of investment purchase top-grade hardware, software regularly at economic strength. In addition most small and medium-sized enterprises manage business change often, it is relatively more frequent for personnel to flow, System answer can adapt to enterprise constant to change, should can have a certain one expansion, apt to upgrade and opening. The systematic structure designing In the development of the office automated system, The development way based on Web is stepping the platform with their , Unify beautiful interface, simple operation, system of development apt to upgrade, system short in construction period, cost relatively a great deal of characteristics of low grade are being welcomed , But such systematic transmission speed relatively slow, benefit great data transmission of quantity. And combine C/S and Web system of way, can utilize Web finish and handle official business while being daily and some need long-range business of communication, Structure realize great data transmission of quantity in LAN through C/S. The systematic function designing There are their one's own characteristics in functions of the office automated system of small and medium-sized enterprises, Not only include enterprise daily daily function that handle official business, return including daily a lot of light function and some business functions in handling official business. If adopt way development that Web combine with C/S systematically, use of module have relatively flexible in function, Can offer different functions to different position and different business that staff engaged in of staff. For example, only offers personnel manager and president the functions of management of customer's information, Project functions of management offer and participate in project project group member,etc. of operation frequently only. Way this facilitate staff use in application system, favorable to system security again, Guarantee that the staff can't go beyond one's commission to operate .

In the era of knowledge-driven economy, knowledge has already become economic growth and the social development and key resource that the enterprise grew up, Information management has already been paid close attention to more and more by people and attention. Though has already had the management and application of knowledge from ancient times, seem particularly important today fierce day by day in information explosion, competition. Information management is to grasp and utilize knowledge to the maximum extent through utilizing information and know-how systematically, Realize the innovative abilities, respond abilities, production efficiencies and technical ability the effective improvements of qualitieses of organization, Thus improve the enterprise competitiveness . The cores of information management use's information technology, is at the traditional experience and informationses of enterprise, The knowledge assets that staff have of and the enterprise are put in order into knowledge that the enterprise can share , Spread in the range appointed, utilize when being appropriate , produce new knowledge during the process of utilizing . The targets of information management knowledge, produce the subjects of knowledge people, people in working, study and producing knowledge with the interchange and course of cooperation s of others, That is to say , there are the factors of three respects in the formulation of knowledge, this is: People, place and incident. But usually under the situation, this kind of knowledge often exists in people's head, it is difficult to think he shared , Thus difficult to become the knowledge assets of the enterprise. The one a piece of goalses of information management to have knowledges of human brain change this kind through information technology, Become a kind of enterprise can share , can guide knowledge assets of enterprise taking action . Lotus' information management solution As one of the most positive advocate and practitioner of global information management, Lotus set up intact information management products build up and offer abundant information management product around" people, place and incident" by company. It makes enterprise find appropriate" people" in time when needing assemble in a" place" that may share cooperating them, Then not to cooperating information who course produce go on and deal with, its transformation at enterprise knowledge
1. round" people" information management solution The expert with specific technical ability is the most valuable knowledge assets of an enterprise, Playing a key role in they deal with the affairs in the enterprise especially the incident happens suddenly. So, can find experts that are needed while needing in any, Contact expert in time, solves and happens suddenly the incident correctly through the expert's abundant knowledge, It is the most important means to reply the business environment nowadays full of variable that the enterprise can be calm. Ranking British Petroleum Company of the 19th location of" 500 tops of the whole world of the wealth" in 1999, while building the platform of petroleum production in North Lake, Succeed in and utilize information management high efficiency centralized one's own expert and build subcontractor the knowledges of collective in large batcheses. Before implementing this project, relied on abundant experience, British Petroleum Company realized the complexity of this kind of project clearly, Need to carry on a large amount of coordination to work between cooperatives trader of all projects , Could guarantee as scheduled, high-quality implementation of the project . This company utilizes and regard Lotus Domino/Notes as the project project management system of the basic platform, With participating in the subcontractors of project go on and cooperate, let through should have been systematic to refer the progress report to each side in time, British Petroleum Company can find out about project progress real-timly according to these reports , Define the place of the bottleneck, and solve the problem rapidly through the system. British Petroleum Company finds, Based on Domino/Notes project management finish playing and classify the function catalogued in detail to the special knowledge fine very by data base. At taking place urgent incidents, can through based on Domino/Notes" the special technician inquires about and pursues " the company, Determine should who deal with this urgent incident rapidly. It is the difficult for the enterprise to appraise intellectual property if" special technician pursues " one, It can make the enterprise able to find the correct person in correct time , This is the most important link in information management. (1)Lotus Sametime It is in Sametimes in Lotuses it is only can not E-mail, Lecture data base, file storehouse use and increase real-timly at a series of. It let you know at this very moment who be on the line, who project afoot may be similar to you. If you want to talk to some people, you can pass fast characters news , Or in each have the network chatrooms of peoples, exchange conveniently, can have been at schedule arrangement, relevant materialses, discuss course store, Visit relevant materials according to the authority at any time and after the meeting in the before the meeting, meeting. The targets of Sametime share ability make the everybodies of discussion group share the file run with others, The more important thing is , Sametime has security, dependability and overall management characteristic of the commercial demand of satisfied future. Sametime real-time three foundations that works in coordination: Understand, talks and targets share .

a)Understand Sametime is a tabletop application easy to use, offer strong understanding and function of talk, Make you able to find other persons in the line conveniently. Sametime offer management personal secret functions too, you choose" activating"," leave" , way control" bothering" ,etc. oneself appear. b)Talk Can set up the connection with them rapidly on the line who as soon as you know, Organizing the meeting of the network or the chatroom, you only need to click to import the good information with the mouse, Can deliver the information to all personnel" participating in the conference" immediately . c)The target shares You can utilize the target that Sametime offers to share ability , for example share using and picture in the electron white board,etc., Set up communication abundant in content. Through using the characteristic of sharing, you can share any application program on the tabletop , Including word processing, trial balance, project management software,etc., the other is while watching the file that you worked out with these procedures , Do not need to install the software. Sametime has control characteristics, allows you to authorize the application software to other people's use on net, And can regain others' software right to use at any time . 2. Round the information management solution of the place Change it rapidly in the commercial competition that and products period is shorten to the characteristic constantly, The innovative ability of the enterprise often keeps competing for the main source of the advantage for a long time , For this reason, enterprise need encourage and cultivate new thought, new opinions frequently, assemble and get and suggest ways and means and forum that work in concert come enterprise staff to the maximum extent, Absorb all the useful ideas , establish new products and service together, offer the source motive force for continuation development of the enterprise. (1)TeamRoom TeamRoom is the application succeeding in being structured on the basis of a original model , It including one instructs the user to set up new online virtual project group step by step, Including appoint the host, appoint the project task and define project content , key time table and final time limit , Impel the group member to guarantee both quality and quantity and finish the task. At present, TeamRoom has already included in R 5 of Domino as a template . (2)QuickPlace QuickPlace that one a piece of groups of groups cooperate solution, set up and manage group work the course flow ization of" place", Make the personnel with limited knowledge to the application and development of computer can establish a sharing workspace immediately independently too, In the space, can have been safely communication, share, managing and organize information and file, Making the schedule arrangement of different the project or the behaviors, the process of management project of high efficiency. As a application totally based on Web, QuickPlace does not require the user to use Domino and Notes . (3) InterCommunity No matter the difference of time and distance, InterCommunity can all exchange the thought . A lot of organizations regard InterCommunity as an extensive security , allow the user to carry on communication and cooperate through Internet, Work with customer, supplier and company colleague in coordination by way of a kind of high-efficient but economic one. This product has already been adopted by main ISP of Europe at present, offer the service of the host computer . (4)Lotus LearningSpace As the teaching platform of type that distributes enterprise, Lotus LearningSpace is used for establishing multimedia course, manages the entering school and registering of the student, Carry on real-time giving lessons and lecture, follow the student's study progress. LearningSpace includes guiding help and tool, emphasizes that studies the mutual and cooperation in the course , Help between the teacher and student, and cooperate to study among the student. At LearningSpace redaction that put out soon, increase and based on Sametime network meeting technology live telecasts give lessons the function strong teaching functions of management, Teaching support the environment to make LearningSpace become the most perfect distribution type.

3. to round" incident" information management products " incident" talked about here, including the enterprise hopes for all information of management, The information can be the commercial information of any form, or the simple data, complicated file, Or the business flow of the enterprise and work method. It have structure ization or the forms of structure izations, system of having at Notes data base,,, Web use website Intranet type data base relation etc. Lotus company has offered the information management solution that can establish and store, managing and finding the information (1)Lotus Domino R5 R 5 of Lotus Domino offer and work and use the essential communication basic platform in coordination, its integrated E-mail, each and Web application software platform, Offer perfect application development environment, establish function strong, safe and reliable mutual application. (2)Lotus Notes R5 As the customer end software of the integration, R 5 of Lotus Notes has leading news to transmit and cooperate to use the function, It allow users it is from every ones it is the simple and easy with, interface that customize, Visit E-mail, calendar and schedule arrangement, Internet Web's Web site, discussion group and TeamRoom whenever and wherever possible , And it is used etc. that the work flows. Through the full-text search function of Notes, the user can inquire about the resources that are needed through a simple operation . (3)R 5 of Notes welcomes interfaces 5 of the welcome interfaces of Notes R can allow the user to customize the tabletop content , Furnish the information which the end user cared about most on the tabletop , Including the E-mail, schedule arrangement, interested Web website information, discussion group, TeamRoom and Internet portal selected of every day screened . Because can show the most important information content on the tabletop , easy to read and have a look around, Thus improve working efficiency. Notes have one a piece of predetermined functions at 5 by R, obtain information letting user timing, Or there is important information that can inform the user in time . It is a information management door that can be made to the individual in fact that R 5 of Notes with these strong functions welcomes interfaces. (4)Domino R of Lotus 5 content catalogues Domino catalogue and include one a piece of in common use commercial word lists s by R No. 5, can customize to offer, the expanded enterprise information follows the way, It similars to the same Web site door Internets it offers keywords organize content with these keyword, Help the user to have a look around the necessary information on Internet/Intranet. (5)Lotus Domino.Doc Lotus Domino.Doc is a file administrative system of a distributing type , offer the abundant file functions of management, Can realize the treatment of the file conveniently , including a group of mandate and editor of group, Sign and enter and sign and publish , file read and appraise and make comments and instructions , user visit and control, and file file etc.. Lotus Domino.Doc comes to organize, manage important information content, such as key file and picture of the enterprise,etc. (6)Lotus Domino Extended Search Use in Lotuses Dominoes Extendeds Searches whether it is already,such as, Internet searches for website, special-purpose file storehouse, the relation type data base and Intranet Web's search engine,etc.. Domino step land to storing Domino at Notes data base and information resourceses of being Notes data base carry on indexes and search for at 5 by R. The two can cooperate and use each other , want a result of searching for in unison, does not need information that the user considered searching for to be left in any resources. (7)Domino Workflow Workflow that one a piece of automations work design tool that flow Domino, use in enterprise develop, optimize and manage flow who vocational work flow, Allow the user to set up and safeguard application that the work flowed fast. Domino use and stand up quite simple and need only by Workflow, Use Notes to arrive any in using, set up and work and flow application flow. (8) IBM KnowledgeX One a piece of advanced contents visual to take tool KnowledgeX IBM, may offer content to scan , Demonstrate files, relation between the data base, application program and people, Through announcing the relations that are implied between various kinds of information resources, can transform the information into knowledge swiftly . (9)Lotus enterprise's information door Lotus enterprise information door solution has offered a series of abundant development package and service, Can develop the application of the information door fast . It is used for visitting and integrating the extensive data of different various kinds of resources specially, Including and structure must take data data structure ization. Data have among file, or multimedia among the administrative system, it has to be in data base( Notes data base or relation type data base) or in Web. Through simple API, the information door of the enterprise has offered the search ability of sources of many kinds of data of stepping, Can adopt the search technology of the parameter and dependence ( the characters or the picture is searched for), It offers result that gather make the users of enterprise find information and represent the interreaction of the information that want.

 

Lotus知识管理解决方案

第三代OA是融信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统。它以知识管理为核心，提供丰富的学习功能与知识共享机制，确保使用者能随时随地根据需要向专家学习、向企业现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变并因此提高企业运作效率。

　　第三代OA的核心是知识。与第二代相比，第三代OA不仅模拟和实现了工作流的自动化，更模拟和实现了工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。第三代OA系统的突出特点是：实时通信、实时交流。对于一种历史悠久且不断成熟的技术命名，只要人们接受它、确认它，就不会影响它的应用和进一步完善。以知识管理为核心的第三代办公自动化系统，应该具有以下几个明显的特征：

　　功能丰富、来源丰富的数据信息处理功能面向知识管理的办公自动化系统应充分集成各种信息数据，这些数据不仅包括电子邮件信息，而且还包括文件系统中的文件、传统的关系型数据库数据、数据仓库中的数据，甚至是 Internet上的数据。

　　充分利用各种协同工作手段包括多线程讨论、文档共享、电子邮件及一些辅助工具提供在线及时共享应用等，除此之外，还应该提供不同层面的信息共享方式，包括移动通讯设备的支持、手机的WAP接入访问、PDA的支持、统一消息为基础的提醒功能以及信息的传真功能。

　　办公自动化系统起到“知识管理”的平台与门户作用面向知识管理的办公自动化系统逐步把知识管理原则与实践融入每个员工的日常工作中去。

　　从上述特征来看，知识管理为电子政府的发展提供了难得的契机和突破点。它不仅完美地实现了政府机关内部的电子化和网络化办公功能，而且，政府部门可以以知识管理为基础，实现政府部门之间的信息共享和实时通讯。从而建立一个以反映人民需求为导向的政府，并以更高的效率运行行政流程。

知识管理定义

　　知识管理是一个新兴的概念和学科，对其内涵和外延，至今还没有形成一致的认识，更别说有一个公认的定义。现例举一些权威人士和机构的定义。

　　知识管理就是运用集体的智慧提高应变和创新能力，是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供的途径。——商业管理与IT调查咨询公司总裁卡尔·弗拉保罗

　　知识管理是企业面临不断变化的非连续性环境时，针对组织的适应、生存和竞争能力所采取的一种迎合性措施。在本质上，它包含了组织的发展过程，并力求将信息技术中的信息与数据的处理能力和人的生产与创新能力有机结合起来。

　　——Brint知识管理网站创始人Yogesh Malhotra博士

知识管理是促进使用一种集成的方法来识别、捕获、评价、检索和分享企业的所有信息资产。这些资产可能包括数据库、文档、政策、流程，以及以前无法获取的单个员工的隐性的专家技能和经验。

——著名调研机构Gartner Group

知识管理并不是悬在空中或是独立于其他管理范畴之外的管理内容，而是与具体的职能管理相结合的基础管理。多种类型的知识管理结合起来，形成企业完整的知识管理体系。从这点来讲，知识管理无所不在，是最基本的，是朴素的。

中小企业由于自身信息化基础比较薄弱，计算机软、硬件配置较差，员工素质参差不齐，且经济实力并不雄厚，不可能象政府或大公司、大企业一样投入大笔资金进行信息系统建设。为此，笔者建议进行中小企业办公自动化系统的设计与实现时，要着重考虑以下几个方面。

系统基本目标

1．实现办公规范化和制度化

绝大多数中小企业由于办公自动化起步较慢，没有从根本上改变过去复杂、低效的手工办公方式，办公方式远没有实现规范化和制度化。因此，建立办公自动化系统就是要使办公方式规范化和制度化。即企业办公基于工作流，完全采用计算机技术处理办公业务，使企业内部人员能够方便快捷地共享、交流信息，高效地协同工作，既兼顾个人办公效率的提高，又可以实现群体协同工作，同时又能实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据，从而提高效率，增强企业的竞争力，使企业能够在激烈的市场竞争中取胜且不断发展壮大。

2．管理多种数据类型

中小企业数据量相对大企业、大公司也比较少，但是其数据类型并不会比大企业、大公司少，不仅包括日常办公所产生的各种数据，还要包括业务办公所产生的各种数据。这些数据既有规范的结构化数据，又有不规范的非结构化数据，中小企业办公自动化信息系统就是要科学地管理这些各种类型的数据，实现各种数据的无缝连接，保障数据的一致性和安全性。

3．系统设计的先进性

办公自动化系统在技术上应具有一定的先进性，这样才能保证在一定时间内，不会因技术的落后而需要大规模的调整。同时系统对计算机硬件要求不能太高，因为中小企业从经济实力上无法经常性地大量投资购置高档硬件、软件。另外，大多数中小企业经营业务经常变化，人员流动比较频繁，系统应能够适应企业的不断变化，应具有一定的可扩展性、易升级性和开放性。

系统结构设计

在办公自动化系统的开发中，基于Web的开发方式正以其跨平台、统一美观的界面、简单的操作、开发的系统容易升级、系统开发时间较短、成本较低等诸多特性越来越受到欢迎，但是这种系统传输速度较慢，不利于大数据量的传输。而结合了C/S和Web方式的系统，可以利用Web完成日常办公和某些需要远程通信的业务，通过C/S结构在局域网内实现大数据量的传输。

系统功能设计

中小企业办公自动化系统的功能有其自身的特色，不仅包括企业日常办公的常用功能，还包括日常办公中的许多小功能以及部分业务功能。如果系统采用Web和C/S相结合的方式开发，在功能模块的使用上则相对较灵活，可以针对员工的不同职位及员工所从事的不同业务提供不同的功能。比如，客户信息管理功能只提供给人事经理和总经理，项目管理功能只提供给经常参与项目运作的项目小组成员等等。这种方式既方便了员工对于应用系统的使用，又有利于系统的安全性，保证员工不能越权操作。

在知识经济时代，知识已成为经济增长和社会发展以及企业成长的关键性资源，知识管理已越来越受到人们的关注和重视。虽然对知识的管理和运用自古已有，但在信息爆炸、竞争日益激烈的今天显得尤为重要。知识管理是通过系统地利用信息和专门技术，最大限度地掌握和利用知识，实现组织机构的创新能力、响应能力、生产效率和技能素质的有效改善，从而提高企业竞争力。知识管理的核心就是利用信息技术，将企业的传统经验与信息，以及企业员工所拥有的知识资产整理成企业可共享的知识，在指定的范围内传播，在恰当的时候利用，在利用的过程中再产生新的知识。
    知识管理的对象是知识，产生知识的主体是人，人们在工作、学习和与他人的交流与协作的过程中产生了知识，也就是说，知识的产生有三方面的因素，这就是：人、场所和事件。但通常情况下，这种知识常常存在于人的头脑中，难以为他人所共享，从而难以成为企业的知识资产。知识管理的一个目标是通过信息技术把这种存在于人脑中的知识转换为企业知识，成为一种企业能够共享的、可以指导行动的企业知识资产。
    作为全球知识管理最积极的倡导者和实践者之一，Lotus公司建立起完整的知识管理产品架构，并围绕着“人、场所和事件”提供了丰富的知识管理产品。使企业在需要的时候能够及时地找到恰当的“人”，并把他们聚集在一个可以共享的“场所”中进行协作，然后对协作过程中产生的信息进行处理，使之转换为企业知识。

1. 围绕“人”的知识管理解决方案
    具有特定技能和经验的专家是企业最宝贵的知识资产，他们在企业处理事务特别是突发事件中发挥着关键性作用。因此，在任何需要的时候都能够找到所需要的专家，及时与专家联系，借助专家的丰富知识正确解决突发事件，是企业能够从容应对当今充满变数的商业环境的最重要手段。排名1999年“财富全球500强”第19位的英国石油公司，在北海建设石油生产平台时，成功地利用知识管理高效率地集中自己的专家和大批建设分包商集体的知识。在实施这项工程之前，凭借丰富的经验，英国石油公司清楚地认识到这类工程的复杂性，需要在所有项目的合作商之间进行大量的协调工作，才能确保工程如期、高质量的实施。这家公司利用以Lotus Domino/Notes作为基础平台的工程项目管理系统，与参与项目的分包商进行协作，让各方通过该系统及时地提交进度报告，英国石油公司可以根据这些报告实时地了解工程进度，确定瓶颈所在，并通过系统迅速解决问题。英国石油公司发现，以Domino/Notes为基础的项目管理数据库还能够很好地起到了对专门知识进行详细分类编目的作用。在发生紧急事件时，这家公司能够通过基于Domino/Notes的“专门技术人才查询图”，可以迅速地确定该谁(如经理、地质专家、财务人员、领班或渡轮人员等)去应付这一紧急事件。一张“专门技术人才图”便是企业的难以估价的知识财富，它可以使企业能够在正确的时间找到正确的人选，这是知识管理中最重要的环节。
(1)Lotus Sametime
    Lotus Sametime是唯一能够同时为电子邮件、讲座数据库、文档库和一系列应用增加实时协同工作能力的协同技术产品。它可以让你知道此时此刻谁正在线上，谁正在进行的项目可能与你相似。如果你想和某些人进行交谈，你可以通过快速的文字消息，或在一个有许多人的网络聊天室里，方便地交流，可以把日程安排、相关资料、讨论过程存储在Sametime服务器上，在会前、会中和会后随时根据权限访问有关资料。Sametime的对象共享能力可以使讨论组中的每个人都能够与他人共享运行的文档，更重要的是，Sametime具有满足未来商务需求的安全性、可靠性和全面的管理特性。Sametime实时协同工作的三个基础：了解、交谈和对象共享。

a)了解
    Sametime是一个易于使用的桌面应用，提供了强大的了解和交谈功能，使你能够方便地找到其他正在线的人。Sametime也提供了管理个人秘密的功能，你可以选择“激活”、“离开”、“请勿打扰”等方式控制自己是否出现在网上。
b)交谈
    一旦你了解到谁正在线上，就可以迅速与他们建立联系，组织网络会议或聊天室，你只需要用鼠标点击输入好的信息，便可以立即将信息发送给所有“与会”人员。
c)对象共享
    你可以利用Sametime所提供的对象共享能力，比如共享应用和电子白板中的图画等，建立内容丰富的通信。通过应用共享特性，你可以在桌面上共享任何应用程序，包括字处理、试算表、项目管理软件等，对方在收看你用这些程序编制的文件时，无需安装这些软件。Sametime具有控制权特性，允许你将应用软件授权给网上的其他人使用，并且能够随时收回他人的软件使用权。
2. 围绕场所的知识管理解决方案
    在以技术迅速变化和产品周期不断缩短为特征的商业竞争中，企业创新能力往往是保持长久竞争优势的主要源泉，为此，企业需要经常鼓励和培育新思想、新主张，最大限度地把企业员工聚集到献计献策和通力合作的论坛上来，集思广益，共同创建新的产品和服务，为企业的继续发展提供源动力。
(1)TeamRoom
    TeamRoom是在Lotus研究开发的一个原始模型基础上成功构建的应用，它包括了一个循序渐进地指导用户建立新的在线虚拟项目小组，包括指定主持人、指定项目任务、确定项目内容、关键时间表和最终期限，促使小组成员保质保量完成任务。目前，TeamRoom已作为一个模板包含在Domino R5中。
(2)QuickPlace
    QuickPlace是一个群组协作解决方案，可以将建立和管理小组工作“场所”的过程流程化，使对计算机应用开发知识有限的人员也能独立创建一个即时的共享工作空间，在这个空间里，可以安全地通信、共享、管理和组织信息和文档，制订各种项目或行为的日程安排，高效率管理项目进程。作为一个完全基于Web的应用，QuickPlace并不要求用户必须使用Domino和Notes。
(3)InterCommunity
    不论时间和距离的差别，InterCommunity都可以交换思想。许多机构把InterCommunity作为一个大规模的安全工作环境，允许用户通过Internet进行通信与协作，与客户、供应商和公司同事以一种高效而经济的方式协同工作。目前这一产品已被欧洲主要ISP所采用，提供主机服务。
(4)Lotus LearningSpace
    作为企业分布式教学平台，Lotus LearningSpace用来创建多媒体课程，管理学生的入学注册，进行实时的授课和讲座，跟踪学生的学习进度。LearningSpace包括引导帮助和工具，强调学习过程中的交互和协作，有助于教师与学生之间，以及学生间协作学习。在即将推出的LearningSpace新版本中，将增加更强大的教学管理功能和基于Sametime网络会议技术的实况授课功能，使LearningSpace成为最完善的分布式教学支撑环境。

3. 围绕“事件”的知识管理产品
    这里所说的“事件”，包括着企业希望管理的所有信息，这些信息可以是任何形式的商务信息，或者是简单数据、复杂的文档，或者是企业的业务流程和工作方法。它可以具有结构化或半结构化的形式，存在于Notes数据库、关系型数据库、Intranet站点、Web应用等系统中。Lotus公司提供了能够创建、存储、管理和发现这些信息的知识管理解决方案
(1)Lotus Domino R5
    Lotus Domino R5提供协同工作应用所必需的通信基础平台，它集成了电子邮件、群件和Web应用软件平台，提供完善的应用开发环境，能够创建功能强大、安全可靠的交互应用。
(2)Lotus Notes R5
    作为集成的客户端软件，Lotus Notes R5具有领先的消息传递和协作应用功能，允许用户通过一个简单易用、可定制的界面，随时随地访问电子邮件、日历与日程安排、Internet Web网站、讨论组和TeamRoom，以及工作流应用等。通过Notes的全文检索功能，用户可以通过一个简单的操作查询所需要的资源。
(3)Notes R5 欢迎界面
    Notes R5的欢迎界面能够允许用户定制客户端的桌面内容，把最终用户最关心的信息摆设在桌面上，包括经过筛选的电子邮件、每天的日程安排、感兴趣的Web站点信息、讨论组、TeamRoom和选定的Internet门户站点。由于可以在桌面上显示最重要的信息内容，便于阅读和浏览，从而提高工作效率。Notes R5还有一个预定的功能，可以让用户定时地获取信息，或有重要的信息能及时通知用户。拥有这些强大功能的Notes R5欢迎界面实际上就是一个可以制定个人的知识管理门户。
(4)Lotus Domino R5 内容编目
    Domino R5内容编目包括一个通用的商务词汇表，提供可定制、可扩展的企业信息跟踪方式，类似于许多Internet门户网站一样，提供了一系列关键词，用这些关键词来组织内容，帮助用户在Internet/Intranet上浏览所需信息。
(5)Lotus Domino.Doc
    Lotus Domino.Doc是一个分布式的文档管理系统，提供了丰富的档案管理功能，可以便捷地实现文档的处理，包括群组的授权和编辑，签入和签出、文档评阅和批示、用户访问控制，以及文档的归档等。Lotus Domino.Doc以文件柜的方式来组织、管理企业关键文档和图像等重要信息内容，帮助企业建立在线的能够实时更新的文档库。(6)Lotus Domino Extended Search
    Lotus Domino Extended Search用于对已经建立了索引的内容进行搜索，例如，Internet搜索站点、专用的文档库、关系型数据库和Intranet Web搜索引擎等。Domino R5可以跨Domino域对存储在Notes数据库和非Notes数据库中的信息资源进行索引和搜索。两者可以相互配合使用，统一返回一个搜索结果，无需用户考虑搜索的信息存放在何种资源中。
(7)Domino Workflow
    Domino Workflow是一个自动化工作流的设计工具，用于企业开发、优化和管理业务工作流的流程，允许用户快速建立和维护工作流的应用。Domino Workflow使用起来相当简单，只需要通过在图形界面上鼠标点击和拖动对象，然后把流程应用到任何的Notes应用中，便可以建立工作流应用。
(8)IBM KnowledgeX
    IBM KnowledgeX是一个先进的内容可视化工具，可以提供内容纵览，显示出文档、数据库、应用程序和人之间的关系，通过揭示各种信息资源之间所隐含关系，能够快捷地把信息转化成知识。
(9)Lotus 企业信息门户
    Lotus企业信息门户解决方案提供了一系列丰富的开发组件和服务，可以快速开发信息门户的应用。它专门用来访问和集成广泛的各种各样资源的数据，包括结构化数据和非结构化数据。数据既可能存在于文档中，或多媒体管理系统中，也可能存在于数据库中（Notes数据库或关系型数据库）或Web中。通过简单的API，企业信息门户提供了跨多种数据源的搜索能力，可以采用参数和相关性的搜索技术（文字或图像搜索），并提供汇总的结果，使企业的用户能够发现想要的信息和展现信息的相互关系。