借助ET插件，轻松搞定一对一和一对多邮件合并

我们在工作中经常会遇到需要创建大量相同或相似的信函或文档，例如给500个客户发送培训邀请函，如果人工对每一份文档进行修改，将会花费大量的时间。

而此类的文档的特点是，每一份文档主体内容都是相同的，所不同的仅仅只是地址、称呼、姓名等个人信息。而这些大量的客户信息，往往会有专门的数据表，或者是数据库来存放。而这个批量文档制作的需求，利用Word邮件合并的功能来处理，将能节省大量的时间。

要实现邮件合并主要包含四个步骤：

步骤1 创建主文档：此文档包含对于合并文档的每个版本都相同的文本和图形

步骤2 获取数据源：指明合并的数据信息所在位置

步骤3 插入合并域：确定使用的数据信息的具体位置和内容

步骤4 完成并合并：输出合并结果

按照邮件合并的常规操作，我们只能实现一对一的邮件合并。所谓的一对一邮件合并，就是在一个合并结果中我们对应Excel中的一条数据。

比如下图所示的利用邮件合并生成的员工档案表，一行Excel的数据对应输出一页Word的员工档案表，这种合并方式就是一对一邮件合并。

而工作中我们可能还会遇到一个分类项有多条记录的情况，比如一个考生有多条考试成绩、一个订单有多条明细数据。

比如下图所示的利用邮件合并生成的客户订单明细表，305001这个订单有7条明细，生成的Word版的客户订单明细表中，这个订单的合并结果中就有7行明细数据。

而305002这个订单有5条明细，生成的Word版的客户订单明细表中，这个订单的合并结果中就有5行明细数据。

这种合并方式称之为一对多的邮件合并，也就是在一个合并结果中我们可以对应Excel中的多条数据。普通的邮件合并是无法实现一对多的邮件合并，需要通过编写“域代码”的方式才能实现。

编写“域代码”这个操作，对于普通办公用户来说会比较复杂。本文我们将通过2个实例，来介绍完全不用编写任何代码，利用《Word邮件合并全攻略》线上课程赠送的Enjoyoffice Tools插件（简称ET插件），轻松实现一对一和一对多邮件合并。

1 一对一邮件合并

步骤1：创建主文档

开始邮件合并之前，我们先来准备主文档。在这个案例中，我们要通过邮件合并自动且批量的给新员工发送录用通知书。固定不变的文字我们直接输入，动态可变的文字可以用《在此处插入姓名》的方式来进行标注。

接着在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，选择“开始邮件合并”-“电子邮件”。

因为这份录用通知书，我们要以邮件的方式，发送到各位新员工的邮箱中，所以我们在邮件合并的类型中选择了“电子邮件”这个方式。如果你是要用传统邮寄的方式，那就可以选择“信函”的方式，这样就可以将每个人的录用通知书打印出来，有100位新员工，就可以打印出100张不同人员的录用通知书。

步骤2：获取数据源

单击“选择收件人”，选择“使用现有列表”，在弹出的文件选择框中，指定数据源表所在的位置。

如果要对数据源进行排序或筛选，单击“编辑收件人列表”，可以对数据源进行排序或筛选。

步骤3：插入合并域

将鼠标置于文字之后，选择邮件合并工具栏上“插入合并域”，在列出的下拉菜单中，选择插入的项目。

如果插入的合并域字段是日期或数字格式的，你可能需要调整日期或数字的格式。而在Word邮件合并功能中，又无法像在Excel一样，通过简单的鼠标右键的操作来调整域字段的格式，所以在Word版本的ET插件中，我们提供了一键修改域代码格式的功能。

只需要把光标放在你要修改的域字段的后面，点击ET插件的“设置合并域格式”，在里面已经提供了常用的域代码格式，通过这个操作，就可以一键完成合并域格式的修改。

步骤4：完成并合并

如果合并成Word文档，可以选择工具栏上“完成并合并”-“编辑单个文档”生成到空白Word文档。

如果直接打印，可以选择工具栏上“完成并合并”-“打印文档”。

如需发送email，则选择“完成并合并”-“发送电子邮件”，在弹出如图所示的对话框中，选择“收件人”所在的列，填写“主题行”的内容，点击确定即可自动打开outlook或者outlook express发送邮件。

最后根据Excel表格中的行数，发送出去了相应数量的邮件，现在我们看到的是“编辑单个文档”的效果。

2 一对多邮件合并

步骤1：创建主文档

开始邮件合并之前，我们先来创建主文档。在这个案例中，我们需要将Excel表格中一个客户的多条明细数据，以邮件的方式，发送给客户。

步骤2：获取数据源

数据源的表格中，需要设置一个辅助列，同类数据的最后一行的辅助列的值为0，以此来标识同一个客户的多条明细数据的结束。

步骤3：插入合并域

如果是文档类的一对多邮件合并，可以使用“ET插件-一对多-插入对多域字段”来完成合并域字段的插入。

如果是表格类的一对多邮件合并，还有一个更为简单的操作方法，就是点击“ET插件-表格插入合并域”，一键自动完成各个合并域字段的插入。

最后在底部的小计行的位置，用“ET插件-域开关-插入求和域代码”，快速完成小计。

步骤4：完成并合并

如果希望每个客户的订单数据能保存为独立的Word文档，可以点击“ET插件-合并到不同新文档”功能来实现。

下图所示是其中305001这个订单的明细数据：

如果希望以Outlook邮件的方法，将生成的各个不同的Word文档的附件发送到每个客户的邮箱，可以点击“ET插件-Outlook添加附件”功能，实现不同附件的邮件群发。

是不是非常简单！最后我们来总结一下：

借助ET插件，轻松搞定一对一和一对多邮件合并

邮件合并4步骤：创建主文档、获取数据源、插入合并域、完成合并

ET插件相关功能：设置合并域格式、一对多邮件合并、表格插入合并域、合并到不同新文档、Outlook添加附件

以上内容的详细视频操作，可以点击《Office高效办公秘诀之邮件合并》观看视频讲解。