如何写好一封工作邮件？

/2017/OCT/24

如果说，我们和客户、领导、同事最常用的沟通方式有哪些，邮件绝对是其中较为重要的一项。工作中越是重要的内容，越是需要以邮件的形式进行沟通确认，今天我们一起探讨下工作邮件写作中的7点要点。

01

邮件标题直接明了，并运用标签强调重要信息

▌邮件标题可能会出现的问题：

1.收件人无法从标题中了解到邮件内容。

2.后期搜索查阅不便。

▌针对以上问题的解决方法：

1.邮件标题应该简单明了的表现出此封邮件的目的，使收件人看标题就知道这封邮件是做什么的。比如“2017年9月工作总结-市场部Rainbow”就要比“工作总结”更合适。

2.给重要的字段添加标签，推荐使用“【】”，如【重要】、【期待回复】、【紧急】。

重要字段主要指重要或紧急的事，或者希望吸引收件人注意力的信息。

02

编辑邮件的顺序

▌你是否碰到过以下这些尴尬的情况：

1.邮件发出去之后发现附件忘了添加。

2.未完成的邮件不小心发送了出去。

3.邮件内容出现了错误，比如数字错误、错别字、语言表述不顺等。

▌以下的邮件编辑顺序可以避免出现这些尴尬的情况：

添加附件-编辑正文-添加标题-添加收件人-检查-发送

Tips

1.首先添加附件可以避免忘记添加附件就把邮件发送出去的尴尬。

2.完成邮件内容后再添加收件人可以防止误点导致还未完成的邮件发送出去。

3.邮件写完后最好检查一遍，如果不是特别紧急，可以过一会再回头看一下邮件是否有不合适的内容。

03

收件人的称呼方式

▌公司内部：

1.姓+职位，如，王经理，陈总。

2.关系比较好的同事，采用平时对他的称呼即可，如丁姐，娇娇。如果对方既有中文名又有英文名，可以根据对方对自己的称呼来选择。

▌公司外部：

1.姓+职位（职位明确的情况）。

2.姓+工（职位不明确且从事工程技术类的工作）。

3.姓+老师（职位不明确且从事文艺传播类的工作）。

4.姓+先生/女士/小姐（实在不知道称呼什么的情况）。

04

正文结构

▌正文的结构建议分为3大块：表明主题-细节阐述-总结

Tips

1.所有信息都围绕主题。

2.需要对方着重注意的内容需要标示出来，加粗或者高亮。

05

邮件签名

▌在邮件的末尾应附上个人签名，包含公司名称、公司地址、个人姓名、联系方式（电话+邮箱+手机+微信）及个人职务。具体内容可根据每个公司的实际情况做调整。

▌另外，针对比较熟识的收件人，也可以专门做一版简化的签名，仅包含个人姓名、职务及手机。

Tips

1.签名位置建议放在左侧，由于人的阅读习惯是从左到右的。

2.签名栏中可以加入微信信息，毕竟现在微信是主要沟通的方式。

06

关于收件人及抄送人

▌收件人是指需要对方知悉且回复的人

▌抄送人是指只需要知悉但不需要回复的人，应慎选抄送人，以避免对他人造成不必要的打扰。

07

其他注意点

1.一封邮件只围绕一件事。

这里的事是指一个大的概念，比如关于例会会议纪要的邮件，虽然其中提到了5件不同的事，但是主题是会议纪要，所以这是一件事。

那如果要针对其中的一件事提交方案细则，就是另一件事，应该另起一封邮件。

2.在多人讨论的邮件中，如中途增加或减少收件人，应注明。

3.如果某个话题更适合当面沟通或电话沟通，应尽量选择更适合的方式。

4.不要使用邮件来讨论有较大分歧的问题，邮件比较适合用来阐述事实性的内容。

5.不要在邮件中讨论公司的机密或隐私。

6.邮箱名称用自己的名字命名。