财务共享服务(1) — 应付账款流程自动化(AP Automation in Financial Shared Services Center)

转自：http://scnblogs.techweb.com.cn/fssc/archives/11.html

 

流程自动化是打造世界级共享服务组织的最佳实践。（世界级的定义是指在效能和效率都超越同等企业的共享服务组织）。The Hackett Group 2008年共享服务绩效报告显示，与同类企业相比，世界级共享服务组织都将流程自动化视为追求卓越中心的手段。

 

图1－流程自动化是打造世界级共享服务组织的最佳实践

 

SAP财务共享服务解决方案除了支持传统的财务会计、管理会计等功能，还专为应付账款自动化和优化应收到现金流程自动化提供了基于最佳实践的解决方案。

 1. 发票－付款流程的主要问题

通常情况下，区域性财务共享服务中心会为几十家法人实体或分支机构提供总账、应付等会计服务，对海量发票的处理是财务共享服务中心面临的巨大挑战。传统的发票处理方式是将纸质发票上的数据手工录入财务应用系统，这不仅费时费力，而且容易出错，难以保证数据质量，是一项低效且极耗内部资源作业。

手动发票流程同时会企业带来严重的风险。信息可能不完整且不准确、任务耗时且效率低下，以及操作中解决方案可能出现分散现象。因此，易出错活动周期过长，从而导致可见性不佳且易暴露在风险中。使用 SAP发票管理可降低这些风险并优化发票管理流程。
 
2.应付账款管理的Top10最佳实践

从技术的角度来看，基于光学字符识别 (OCR)  和工作流技术的SAP发票管理实现了从发票输入、校验到审批、记账的自动化，显著提高生产力，优化流程。  

 

图2－应付账款管理的Top10最佳实践

 

 3.SAP发票管理流程

扫描发票。文档收发中心扫描供应商发票，将发票影像保存至SAP文档服务器。  

 

图3－供应商发票扫描和光学字符识别

 

发票识别。光学字符识别系统自动读取发票影像并准确识别增值税专用发票、普通发票、形式发票、运输发票等多种发票（识别率高达80%以上），在SAP 财务系统中生成暂存发票。

自动发票检查。SAP发票管理按照预定义规则对发票进行校验，例如，核对采购订单编号、供应商编号、数量、单价等。如果出现异常情况，工作流将自动通知相关人员做进一步检查。

 

 

图4-按业务规则自动检查发票是否合规

 

 

 批准。发票校验完毕后，工作流会自动将发票自动发送到主管邮箱以供批准，也可以与通过网上审批或E-MAIL的方式审批。

利用SAP工作流技术，客户争议、例外处理等事件可以自动分发到指定收件箱，收件人可直接通过链接进入相关的业务系统进行后续处理。 

 

图5-网上审批发票

 

 自动记账。审批完成的发票将自动在SAP系统中记账。

应付流程关键绩效指标(KPI)分析

SAP发票管理提供了针对应付流程的KPI分析，可以按用户和角色分析工作流的处理时间，识别流程的瓶颈。按发票状态统计应计负债，统计发票的类型和来源，统计一次性完成的发票处理，统计常见的异常情况处理，按业务数量或金额对常用供应商排名等。 

 

图6-应付流程关键绩效指标

 

 

4.供应商服务门户增强流程透明度

 

 

• 供应商通过自助服务的方式跟踪发票状态，付款和信用，从而减少了电话，传真，邮件的查询。
• 供应商可以批量上传电子发票，从而减少手工录入发票的工作。
• 供应商可以向财务共享服务中心发送查询请求，协同处理发票相关的争议。
• 供应商可以调阅发票原始影像，帮助买卖 双方更有效的沟通。

 

 

图7-供应商发票自助查询服务