【如何搞定商务PPT】:（1）在谈论PPT的背后我们在谈论什么？

在谈论PPT的背后我们在谈论什么？

前言

很多同学同事经常向我咨询如何优化PPT，尽管自己每年要做大约1000张slides，但如何优化PPT还真没有系统性地总结过。正好最近拜读了Dr. Andrew Abela的Advanced Presentations by Design: Creating Communication that Drives Action一书，终于找到了如何搞定PPT的理论基础，所以借着这次机会我打算以Dr. Andrew Abela的理论为基础，结合自己实际应用经验谈谈心得体会，也希望感兴趣的朋友能够借此一起探讨交流，有所收获。

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PPT是用来做什么的

首先先澄清一下，我们这里所讲的PPT不是单指美国Microsoft公司推出的PowerPoint桌面办公软件，而是广义上我们通常所讲的presentation及其相关文件、软件、演示等活动。

在谈如何做好PPT之前让我们先了解下以下几个问题:

• Who | 哪些人在使用PPT？
• What | 他们用PPT来做什么？
• Whom | PPT是用来给谁讲的？
• Where | 哪些场合下使用PPT？
• Why | 为什么做PPT会遇到很多问题？

下图是根据我通过抽样调查做的不完全统计：

• PPT的高频使用人群集中在市场销售、行政、生产运营、研发项目等职能部门;
  

  人群分布

• 超过60%的被调查者每年制作PPT超过20份，平均每两周就要做一份PPT;

  
  
  

  频次分布

• 接近半数的PPT都是做给老板看的，还有三分之一是做给客户看的；

  
  
  

  对象分布

• 近8成的听众是小于20人的中小型群体
  

  场景分布

• 有三分之一的问题来源于逻辑布局结构带来的困惑
  

  问题分布

通过分析，我们对于大多数商务人士使用PPT的场景以及遇到的困惑有了轮廓性的描述：

办公室白领 - 高频次使用PPT - 面对老板和客户 - 通常在会议室 - 进行工作汇报及商务演示 - 大量的数据图表、逻辑信息 - 最大的困惑是整体结果与布局

了解了5W的问题，后面的内容就让我们来回答 HOW TO DO

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在谈论PPT的背后我们在谈论什么？

做一件事情首先要了解为什么做，做PPT也是一样。说到底PPT本身只是一种手段，其背后的根本目的是:

信息传递与寻求认同 即 “Sell” your ideas to your audience

有句话说的好：世界上两件事最难：一是把自己的思想装进别人的脑袋，二是把别人的钱装进自己的口袋。 我们做PPT的目的无非为了达到以上两点，而如何通过PPT说服别人就是我们在谈论PPT背后的根本目的。

这其中就需要处理好下面这一系列问题：

谁->将哪些信息->利用哪些证据->用什么方式->在哪里->传递给谁

而针对这些问题Dr. Andrew Abela给我们列出了演讲者常见的7种错误^[1]:

• 错误1：认为听众和你有同样的个性及交流方式
• 错误2：按照演讲者意图设置演讲目标
• 错误3：专注于期望众那里获得的东西，而不是听众需要解决的问题
• 错误4：只引用了佐证演讲者观点的证据
• 错误5：采用了对演讲者最有利的方式安排幻灯片顺序
• 错误6：使用颜色、声音、动画使得你的幻灯片看起来专业
• 错误7：使用幻灯片作为提示

这些错误会导致演讲者无法站在听众角度想问题、偏离了听众最想解决的问题、分散了听众的注意力、重要信息没有得到体现，从而无法完成从演讲者到听众的“信息交易”过程。

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The Extreme Presentation Method

Andrew Abela博士从理论上给出了如何系统性进行演示文稿设计的思维框架：

The Extreme Presentation Method

该方法以影响力为研究核心，从 who演讲对象、what演讲内容、how设计方法 三大方面进行阐述PPT的设计方式，其中这三方面又分为10个小节分别讲解：

• 听众
• 目标
• 解决方案
• 证据
• 轶事
• 故事顺序
• 图表选择
• 页面布局
• 干系人管理
• 测量反馈

从而形成了由听众识别到逻辑分析，由材料准备到故事梳理，由布局细节到演讲反馈的一整套闭环系统，给我们整体性思考演示设计提供了理论模型。我们后续的讨论也将基于这个框架分别进行。

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1. Andrew Abela，Advanced Presentations by Design: Creating Communication that Drives Action ↩