项目管理-书摘二

三、如何组织项目

1. 组织阶段主要包括几个关键步骤：组建项目组、制订日程安排和制订预算。

2. 给一个新的项目组分配任务，你可以采用以下方法：（1）列出所有项目组成员名单；（2）列出所有所需技能；（3）让第一个团队成员分别谈一谈他们各自的技能；（4）对技能和任务进行最佳搭配。

3. 召开项目启动会议。会上和大家一起仔细研究一下整个项目计划和项目目标，研究得越细越好。然后再仔细研究一下项目组成员各自的角色和所应承担的责任。务必要在启动会上明确项目组成员各自的角色和所应承担的责任。

4．制定日程安排的步骤：

（1）运用工作分解结构或者类似的框架列一个清单，写下具体的任务和所要采取的行动。

（2）每采取的一个行动都要有一个交付成果，比如：一份调查问卷的草案，一个市场原型测试，一套第二版测试软件。

（3）以交付成果为基础，制订一个项目日程安排，该日程安排中一定要包括那些现实的里程碑事件和最后期限。

（4）分清哪些是可能干扰日程安排的瓶颈问题。

（5）确定解决这些瓶颈问题的方法，或者是留出一些富余的时间来想办法绕开这些瓶颈问题。

（6）从最后期限开始往前推算项目的交付期，任务最好不要超过4—6周，日程安排中的细节不能多到连你自己都顾及不到的程度，不要为了达到既定目标而超时。建立控制和沟通体系来对日程安排进行更新和修改。

（7）要让每一个人，即所有的利益相关者都参与到项目发展的过程中来，让他们知道项目的进展情况和日程变动方面的信息。

5. 关键路径法（CPM）

关键活动，就是指那些决定整个项目期的活动，即如果想要按时完成项目，就必须得首先按时完成这些关键活动。

关键路径法是用来制订项目活动日程安排的一个工具，可以先利用工作分解结构对项目活动进行分解，然后再把分解后的各个独立的活动视为一个有时间属性的结点，从项目起点到终点进行排列。有些活动可以同时进行，但有些活动则必须在下一项活动开始前结束。关键路径法会帮助你策划这一过程。

设计关键路径的步骤：（1）列出所有将要完成的活动，并对每一个活动作以简要描述。（2）确定完成每一个活动大致所需的时间。（3）在每个活动开始之前，把那些必须要完成的活动列出来。（4）画一个关键路径图。（5）计算每一个活动的最早开始时间。（6）计算每一个活动的最早结束时间。（7）确定关键路径。（8）初步估计一下完成整个项目大致需要多少时间。

6. 甘特图

甘特图又称为横道图，在甘特图中，进度活动列于纵轴，日期排于横轴，活动持续时间则表示为按开始和结束日期定位的水平条形。

设计甘特图的步骤：（1）把项目从开始到结束的每一个阶段都列出来，写在纸的左下角；把项目从开始到结束的时间范围加在纸的上端或下端。（2）把项目从开始到结束的时间范围加在纸的上端或下端。（3）用一个空白长方形来表示第一阶段的子项目。长方形的左侧为该子项目的起始日期，右侧为结束日期。（4）其余每个阶段的子项目都用一个长方形来表示，并保证让相互之间依存度较高的阶段在其前一个阶段的活动结束之日起或结束之日后再开始。（5）对于那些相对比较独立的子项目而言，要根据该子项目负责人或监督者的个人喜好来画长方形，并用该长方形来表示预计完成该子项目所需的时间。（6）根据需要调整每个阶段子项目预计花费的时间，这样做的目的是确保整个项目能够按时完成，或者是提前完成。（7）如果可能的话，为重要事件加上图标。（8）用图形标出哪一个利益集团相关者负责完成哪一个特殊活动。（9）把做好的甘特图拿给利益相关者和项目组成员，听听他们的反馈信息。（10）根据大家的反馈意见对图表进行必要的调整。

7. 制定预算

预算是指一个项目的财务计划或者行动计划，也就是把计划变成一些可测量的量的过程，这些可测量的量是指特定时间内所需资源在成本和预计得到的回报。

预算不仅要列出实施项目所需的全部成本，而且还要判断项目的收益是否值得花费这些成本。在制定预算时，应该问的第一个问题是“在这个项目的实际执行过程中需要哪些资源？”项目成本应细分为：人员、差旅、培训、办公用品、住宿、调研、资本支出和管理。

蔓露卡