高效会议管理|会议设计

参加这么多年的会议中，会议真的是短板。

培训:是一种有组织的 知识传递、技能 传递、标准传递、信息传递、信念传递、 管理训诫行为。

会议:是为了解决某个共同问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论交流的活动，也就是让与之相关的人员，用恰当的过程达成有效的目标。

不是按照事情来决定会议，而是按照人员来决定会议，把不同性质的议题放在一起，把人聚在一个房间里，这真不是开会，至少不是一个高效的会议。开会需要设计。因事找人，因人议事。

“ 目标—过程—人员 ”的模型

图片发自App

第一步，明确地界定会议的结果。如，是想要一个决定，还是想要一个行动计划，或者是仅仅为了更深入地引发讨论。不同目的的会议，设计上不同。

第二步，想清楚，需要通过怎样一个讨论的过程，才能够达到预想的结果。

第三步，考虑请哪些人来参加这个会，才有可能满足这个会议过程的需要，并且能够达到预想的结果。

会议是一个公司领导和员工的沟通，组织发现问题解决问题的过程，衡量会议的好坏就看是否解决了公司的问题。

开会的逻辑就是用与会人员的时间换一个结果。这里就是时间成本和管理成本。低效的会议也可以说是在人力成本上的一种浪费。

【个人探讨】

矩阵型组织中（行政管理,项目管理），日常工作中的会议形态较为丰富。一般按重要会议和一般会议进行管理。重要会议分为决策性会议和落实行会议。而一般性会议管理根据议题的不同又可分为讨论会,协调会,办公会,审查会,决策会,培训会,头脑风暴会等不同类型。

一般性会议管理中，会后的闭环在执行层面总有折扣，在考虑到管理与时间成本的同时是否可以将各种一般性会议在基于流程的工作管理中，被串接在一个具体的业务流程之中，作为流程的一环发挥应有的作用。根据"目标-过程-人员"的模型通则，用于不同类型会议的标准化设计，分门别类的设计工作卡，明确召开条件，会前准备事项，参会人员与会议流程等要素。

例如:针对某一讨论会

1.明确召开条件（如完成某项前置工作）

2.邀请正确的人参加

3.制定讨论要素模板（整理串联出会议需讨论的要点，防止讨论过程的跑偏）

4.固化讨论流程（或者说会议流程，严格按照预设时间进行）

5.建立讨论履历（或作会议纲要记录，方便跟踪讨论中不错的意见日后的落实情况）

先通过一系列标准化的动作，提高效率，保证工作质量，再通过一套逻辑严密的流程，确保工作连贯，责任落实，最后建立一套信息化的流程化平台，支撑知识管理，确保制度落实。