【行政讲堂】 客人来了，怎么接待？

接待工作是每个行政工作者必不可少的工作内容，每次的接待犹如一次考试，准备礼品（单选）、招待点菜（多选）、接送客人（填空）、工作情况汇报（简答）、闲谈（论述）...题型多到不可预知。

上期的行政讲堂说了点菜的技巧，今天来说说接待客人这道“填空题”，要怎么解。

王芸是个很漂亮的女孩儿，她到公司工作快三年了，比她后来的同事陆续得到了升职的机会，她却原地不动，心里颇不是滋味。

终于有一天，她冒着被解聘的危险，找到老板理论。“老板，我有过迟到，早退或乱章违纪的现象吗？”老板干脆地回答“没有”。

“那是公司对我有偏见吗？”老板先是一怔，继而说“当然没有”。

“为什么比我资历浅的人都可以得到重用，而我却一直在微不足道的岗位上？”

老板一时语塞，然后笑笑说：“你的事咱们等会再说，我手头上有个急事，要不你先帮我处理一下？”

“一家客户准备到公司来考察产品状况，你联系一下他们，问问何时过来。”老板说。

“这真是个重要的任务。”临出门前，她还不忘调侃一句。

一刻钟后，她回到老板办公室。

“联系到了吗？”老板问。

“联系到了，他们说可能下周过来。”

“具体是下周几？”老板问。

“这个我没细问。”

“他们一行多少人。”

“啊！您没问我这个啊！”

“那他们是坐火车还是飞机？”

“这个您也没叫我问呀！”

老板不再说什么了，他打电话叫张怡过来。张怡比她晚到公司一年。

现在已是一个部门的负责人了，张怡接到了与她刚才相同的任务。一会儿工功夫，张怡回来了。

“哦，是这样的......”张怡答道：“他们是乘下周五下午3点的飞机，大约晚上6点钟到，他们一行5人，由采购部王经理带队，我跟他们说了，我公司会派人到机场迎接。”

“另外，他们计划考察两天时间，具体行程到了以后双方再商榷。为了方便工作，我建议把他们安置在附近的国际酒店，如果您同意，房间明天我就提前预订。”

“还有，下周天气预报有雨，我会随时和他们保持联系，一旦情况有变，我将随时向您汇报。”

王芸在一边看的脸不禁发红，不好意思再说什么就退出了办公室。

若是行政工作者看到这则段子，恐怕都会会心一笑，因为这个案例太生动了。

客人的接和送道理是一样的，以接客人到公司为例，不夸张地讲，对方从出发点出发到跨进我们公司大门的那一刻，基本都是我们要操心的。接待这个课题牵涉很广，总体来说，这个过程主要是三个阶段：

1.确定负责人和工作组

蛇无头不行，每件事情都需要有个负责人，在接待工作中，为避免信息交叠，应该是唯一的负责人。负责人需要根据不同的接待需要，确定不同规模的工作组，负责协调接待工作的事宜。

作为行政工作者，有时会突然接到接待任务，必须要有充分的认知，那就是一般情况下领导是知道对方来的目的，也会有对方的对接人和联系号码，我们必须要及时将对接人的姓名和电话要到，方便后续联系确认。

2.信息收集

信息收集可繁可简，一般来说，初次联系少不了的是要弄清楚以下情况：

人员信息：一行几人？带队的人是？来人的级别？最好能把每个人的姓名、性别和电话都要到，方便后续订酒店等。

行程信息：来的日期和走的日期？初步来访计划？

交通及食宿信息：自驾来还是公共交通来？住宿标准要求？餐饮标准要求？

以上信息可不一定都是问对方对接人的呦，要具体问题具体分析~如果对方是商务拜访，餐饮标准这类就别傻傻问对方啦，应该问自己领导~

在收集好以上信息后，需要做一些基础的准备工作，再与做进一步沟通。

要记得，信息收集从来不是一次就能做好的，即使是案例中的张怡，在汇报过程中也两次提到了会再联系，分别是“具体行程到了以后双方再商榷”、“我会随时和他们保持联系”。

收集工作，信息的及时性和准确性，很重要。

3.准备工作

准备工作也是可繁可简，通常来说包括以下七个内容：

接送：如果对方是自驾，如何安排对方车辆和对方司机？如果对方是公共交通，派谁去接人，需要几辆车？如果对方是需要我们来订票，时间如何？预算如何？

餐饮：餐饮接待标准是什么？更详细的可见前篇《客人来了，怎么点菜》。

住宿：住宿接待标准是什么？无非是酒店星级、费用、房型。

会务：是在公司开会还是去酒店开会？具体会务准备是个大课题，下次可以单独开个篇章讲一下。

考察：考察要注意来的人员是检查性质的还是参观性质的。一般来说，检查需要格外注意，要按检查标准做好准备。参观需要提前规划好地点，多点参观要注意路线要提前规划，注意路上是否顺畅和时间是否恰当。

宣传：是否需要拍摄照片？或者摄影？

礼品：是否需要准备礼品？礼品的提前准备也是个大课题，下次也可以单独开个篇章讲一下。

一般来说，如果是在酒店开会，通常要安排同一家内餐饮和住宿，避免跑来跑去。

4.最后，在做以上种种工作的时候，还有些需要特别注意的。比如你在国企的话，得注意有没有违反八项规定咯~~~

惯例总结：今天用清单的形式来总结，大家可以把清单存好，以后客人来了，如何接待只要逐一核对，不要遗漏，就能作好8分了~加油~

1.确定负责人和工作组餐饮

2.信息收集：人员信息、行程信息、交通及食宿信息

3.准备工作：接送、餐饮、住宿、会务、考察、宣传、礼品