分享：使用Ctrlbox项目管理软件经验（一）

我们公司有12个项目经理，每天忙的像狗一样，典型的“忙成狗”，特别是周五。除了公司的例行会议，还有个项目组的沟通会议、下周的资源会议等，又要给客户发各种报表，基本上这一天从早到晚，一口水都不能静下心来喝。最忙的时候，我手上同时并行8个项目，经常做报表做到半夜2、3点，比技术人员还苦逼。

公司也知道我们没效率，每周都做很多的重复工作，苦于没有好的工具，大家都做的很郁闷。但这么多项目并行，这些事情不做，很容易出乱子。比如，每周的资源，不在这周沟通好，下周就没办法开展工作。

1.项目进度计划更新：稍大一点的项目，进度计划几乎每周都要做细微的调整，前置工作调整了，后置工作全都要调，有时还因时间变动了导致人员也跟着变动。

最开始我们是使用的EXCEL，每次调整工作量太大了，后来换成了Project，同时管理项目进度和资源。但多个项目经理之间共同编辑经常出问题，而且不是很直观，客户看不明白，还要转化成Excel或PDF格式给客户，这样一来工作量也没减多少。

2.项目各种文档存档、更新及整理：每个项目都有大量的文档整理工作，以满足不同报表的需求，而各报表之间有大量的重复工作。除此之外，每周的更新工作量也很大，而每个版本又都要留底，管理起来相当麻烦，还经常弄错版本。当然也有部分是因为版本管理做的不到位。

3.项目结项报告：中型项目一般周期为好几个月，大型项目更好１、２年，在项目总结时，需要对项目的最佳实践、知识库、文档等进行总结。但很多数据都已忘记，需要同时打开十几到几十个文档进行总结，不仅工作量大，对电脑的CPU也是个很大的挑战。

我经常遇到电脑死机干瞪眼的情况，一个总结要1半天，简直让人抓狂，再加上总结会议，2天没了。时间久了，大家都不乐意做总结。

4.外包人员管理：每个外包部分都是一个小项目，外包团队相对于自己公司的团队需要更多的监督，而一个项目中常有几个外包项目的情况，涉及到采购、招标、合同、供应商管理，管理起来相当复杂。在高强度的工作下，难免会出错，一错项目就乱成一锅粥。

5.项目任务管理：对于一个项目，而言最重要的是完成任务，任务分解、执行、更新、反馈及计划调整，常用的工具是WBS,

每次调整好后都要邮件分发所有成员。还常有收不到最新版本的事发生，造成信息不对称开发错模块。有时大家都开始开发其他模块了，有一个小组还在做放弃掉的方案。

在项目的5大过程组管理，涵盖了项目进度计划、风险、成本、范围、资源、干系人、外包、财务管理，它们各自独立又相互关联，耗费了大量人力，项目经理的成本居高不下。

公司一直想找个好的管理软件，但市场上的管理软件功能单一，灵活度差，难实施，与公司的其他软件也不兼容，老板一直下定不了决心。

最后终于找到一款软件，Ctrlbox项目管理软件，解决了我们项目经理大部分问题。

1.监控整个项目过程：输入项目基本的信息、项目计划、干系人、项目文档、财务、人员等，整个项目都可以进行信息化管理。大家都知道，不同性质和大小的项目需要管理的内容有稍微的差别，Ctrlbox项目管理软件可以对各种项目进行模块自定义设置。

比如，有些小项目不需要采购管理，就可以不设置采购模块。

2.智能数据处理，信息只需输入一次：数据导入后，会在多个地方更新，平时的计划、人员变动，也只需要改一个地方，其余相应更新。不需要重复操作，节省了大量日常处理文档的时间。数据更新形式也多样，文档录音都可以。

3.自动生成报告：项目结束后，自动生成项目总结报告；每周发给客户的项目状态表也可以自动生成。数据比较直观，项目过程中随时可以查看。

4.链接财务和HR系统：收款、费用、预算、成本，一目了然，整个项目中心的数据也不用特殊统计，直接拉报告就行了，也可以给总经理或PMO权限，直接可以看到数据。

人力资源管理更智能，下周哪些人员有工时，提前可以看到，甚至可以预测近半年的资源剩余情况，这个太方便了。人员的任务完成情况，直接对接HR系统，直接生成绩效考核，公平公正，不用每月花很多时间去解释安抚组员。

5.项目任务与计划管理：任务信息、任务进展和里程碑、任务审核、人员调动等，项目经理更新后，自动通知项目所有组员查看，有权限组员都可以在项目管理界面看到，不用再用邮件分发。项目组所有成员都能保持统一步调。

使用Ctrlbox项目管理软件之后，大大提高了我们的工作效率，每周五从原来加班到2/3点，现在即使加班也不会很晚。老板更开心，人力成本降了很多，原来1个项目经理做3/4个项目就是极限了，现在可以同时做7/8个项目。

我们经常外出，但这个软件不支持移动端，什么时候有APP就好了，这样在路上也可以办公。

好的东西不敢独享，分享给大家，希望有些帮助。