日常的工作和生活中，我们经常会接触到各种办公软件，包括word、Excel、Powerpoint、Xmind等等。但是，在使用这些软件的时候，你会发现，做好一份文件并不容易。
因为它太丑、没重点、看不懂……
你经常会看到一些商务文件，它们美观、大方而且逻辑清晰。这些“别人家的文件”是怎么做出来的？
实际上，想要把商务文件做得美观、思路清晰，也是需要深厚的功力的。但是，这种技术并不能速成。即使每天制作大量的商务文本，也需要几年时间才能成为这方面的高手。
当然，也不是没有短期内提升商务文本制作技术的方法。这本《职场书面沟通完全指南》就可以帮你在短期内迅速成为制作商务文本的高手。
本书作者吉泽准特曾经在外资咨询公司任职，对于从商务到专业领域的咨询工作都有涉猎。他总结了自己多年来制作商务文本的经验，将需要注意的事项制作成清单。
这本书主要介绍了Excel、Word、Powerpoint这三个工作中经常使用的软件的制作技巧，总结了70个有关制作商务文本的“速成法”，具有极强的实用价值。使用作者的总结清单，参与作者所在项目的新人咨询师们在半年内就掌握了作者花费3年才掌握的制作技巧。跟着这本书，从头开始，循序渐进地学习，每天掌握一个技巧，你也可以在短期内迅速成为制作商务文本的高手。
考虑到大家都有一定的商务文本制作经验，我重点介绍构建商务文本框架的思路，以及实际制作中一些不太常用但又十分有价值的制作技巧。其他的内容，有兴趣的读者可以自行精读。
尤其要强调一下的是，虽然它讲的是写作商务文本的技巧，但实际上，写文章也完全可以用到这种思路。大家仔细看，非常实用。
一、你的商务文本制作水平如何？
在开篇处有一个商务文本制作水平的测试。作者将商务文本制作水平做成了一个矩阵，纵轴为“思考力”，横轴为“吸引力”，各被分为-8—8共16个阶段。
处于第3象限部分的“分条罗列型”思考力和吸引力均属最差，这种文本的特点是，以说明性文字为主，文字较多，抓不住重点。
处于第2象限部分的“图表形式单一型”有一定的思考力，但吸引力较差。这种文本的特点是，以说明性文字为主，兼有简单表格。
处于第4象限部分的“图解偏好型”吸引力较强，但思考力较差。这种文本的特点是，以图表为主，但缺少文字性的说明。
处于第1象限部分的“信息图解型”属于吸引力和思考力都比较强的类型。这种文本的特点是，文字和图表的添加都恰到好处。但是如果所有文件都这样去做，很显然时间是不够用的。因此，如果习惯于将商务文本做得非常完美，就需要先了解对方的期待，以迅速抓住重点，不过分追求次要部分的质量。
这样区分的意义在于，你可以根据打分表对号入座，有针对性地阅读作者为你标注好的内容，节省自己的时间并提高效率。
总而言之一句话，图文并茂的商务文本才是既有思考力，又有吸引力的好的优秀案例。但在决定制作这种商务文本之前，一定要搞清楚对方的需求，抓住重点，避免浪费时间。
这部分请大家自行阅读和测试，不再赘述。
二、构建框架
诶，这一部分厉害了。也是要重点讲一下的内容。
构建框架部分很重要，但是又很容易被大家忽略。大多数人都是“拿过来就做”。
构建框架主要有两个部分，一是确定目标，二是决定目录构成，摘录论点。
回想一下你在接到领导的指示的时候是怎么做的？
领导：马上十一了，我们要出一个活动方案，你去做一下。
你：得嘞！
几个小时后领导问：那个活动方案怎么样了？
你：……（阿西巴，哪有那么快）概要已经做好了，现在马上就要用PPT做完活动进程的幻灯片了。
领导：你脑子进水了吧！这个活动日程表要修改很多次的你知道不？你用PPT干嘛，用Excel就好了嘛！而且一个活动方案，你做什么PPT，用Word重做！
你：
这个案例中，你的错误是“想当然”，而且对文件做了“多余修饰”。
一定要记住这两句话：
1.不要猜测。在接受制作商务文本的指示时，就有必要向对方确认该使用何种软件制作。
2.在商务场合，除非是面向公司高层的演讲，否则过多的修饰对于内容基本上是不会带来任何好处的。
做之前，一定要先明确目标。
确定商务文本制作的目标
首先，明确Who、What、Why
Who就是商务文本的读者。比如，判断是否要投资的人关注产品的费用和使用效果；实际使用人则关注产品的使用方法，以及工作负担的减轻程度和提高效率的程度。读者不同，侧重点也不一样。
What就是商务文本使用的“目的”。比如，提交这份商务文本的目的是单纯的信息共享，还是想让对方做出决定？目的不同，商务文本的制作方法也有所不同。
Why就是商务文本使用的“方向”。即：在制作商务文本的时候，是否针对关键人物，调整了商务文本的内容？
其次，通过分析，有效传递信息
在梳理好Who、What、Why之后，有必要站在读者的立场上，思考读者对商务文本的期待内容和理解程度，然后考虑能够说服读者的展示方式。
如果能够直接询问对方再好不过，如果不能，就和制作商务文本的指示者商量后再确定商务文本的内容。
首先分析阅读者对商务文本的期望，然后再按部就班地说明，这样的做法比起先完成资料再做调整修改，能够更有效地达到目的。
第三，根据目的选择商务文本的展示形式
记住一句话：制作商务文本的最终目的不是“美观”，而是“说服对方”，所以，要选择读者熟悉的形式是最有效的做法。
这里有一个流程图，非常实用。
第四，用“框架—草稿—定稿”制作商务文本
将制作商务文本分为三个阶段：框架—草稿—定稿。每一个阶段的侧重点不同，评价标准也不同。
随着商务文本的难度增大，指示者和实际制作者之间认知上的偏差也会随之扩大，因此就要相应地增加评价核对的次数。
评价商务文本的难度有一个公式：
难度=对方对你的熟悉程度（A）×对方的地位（B）
将A和B分为“低等难度”“中等难度”“高等难度”。以“低等难度”为基础每上升一个难度，就增加“框架”“草稿”“定稿”的评价次数。
决定目录构成
进行到目录构成部分，已经进行到框架搭建的实施阶段了。
在这一部分，经常犯的错误是：目录构成太过粗略，导致草稿与指示者的要求不符。
你应该在一开始制作框架的时候，就要明确“每一个部分”的内容。
明确到什么地步呢？如果是PPT，就要明确到每张幻灯片的内容概要；如果是word，就要明确到各段落的内容概要；如果是Excel，就要明确到每一个表格的内容概要。每一张幻灯片、每个段落、每张工作表是制作框架时最基础的单位。
明确了目录框架构成的基本单位，接下来就要考虑下面几个问题：
1.应当以何种逻辑搭建目录。
这本书中介绍了PREP列举论点的方法（P：point；R：reason；E：example；P：Point），即：主张—理由—实例—总结，在搭建框架的时候，也应当用这一逻辑来思考。
2.组织逻辑的时候，有几个注意事项：
（1）“理由”部分要充分而具体。也就是说，要考虑你的理由是否具有说服力。
不知道你的包是不是能买的成，但你们打一架是肯定的了。
在提出理由之后，可以再想想“为什么这么说”，看看你的理由是否能站得住脚。
（2）如果明知道对方有不同的意见，要说明情况后，再表达自己的观点，而不是在一开始就提。这样，双方的矛盾就不至于过于尖锐。
3.在展示自己的观点时，要用“2种形式✖6种思路”模式展示提案。（在展示提案的过程中要有逻辑，不能想到哪说到哪）
如果对方有明确具体的方案，此时我们要站在“客观的专家立场”提出建议；反之，则要站在“主观的当事人立场”提出自己的方案。具体的说明方法从6种构思类型中选取合适的方法并加以运用。
以下是六种思路：
*欲详知有关3种思考方法和6种构思方法，请参照《活用商务思考方法手册》（将由后浪推出）
做完所有工作，就需要将框架书面整理出来。这个过程建议在纸上手写。通过边在纸上写边整理思路，能够让思维更活跃。
以上就是第一步，构建商务文本框架。
总结一下，着手写作商务文本的时候，首先要确定目标，选择商务文本的展示形式，具体来说，第一步，根据“Who”“What”“Why”确定商务文本的读者、目的和是否有针对性；第二步，通过分析和沟通，事先了解商务文本制作者的期待；第三步，根据目的选择商务文本的展示形式；第四步，用“框架-草稿-定稿”的流程制作商务文本。
接下来要调整好整个商务文本的逻辑。具体来说，首先要根据“PREP”法组织逻辑，在这个过程中，一是要考虑理由，也就是“R”部分是否充分且合理；二是根据对方需求，调整整个商务文本的表述；最后，用“2种形式+6种思路”模式确定框架，并最终以书面形式将框架整理出来。
公众号：歪读（waidu-shu），下一篇将给大家介绍一些具体的实用技巧~