【管理心得之四十九】项目资料忘记了读者，是很悲哀的一件事
场景再现
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甲：最近每个月都会收到来之PM们的项目报告书。
但是关于汇报内容的质量感到有一些担忧。
乙：哦？你担心什么？
甲：密密麻麻的一堆字和零星的几个表格数据，我真搞不懂现在项目近况是怎样？
乙：没有统一模板、统一格式吗？
甲：有通用的模板，但是我总是从报告中找不到我想知道的信息。
乙：哦！那定是PM写报告书的时候，忘记了你这个读者。
甲：此话怎讲？
乙：.........................
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问个题外话，有没有哪个项目经理至今还都没有写过项目报告书的？
如果有，我得和你握握手 “你太幸福了”。
我经历过“变态”的项目，说其“变态”不如说其“流程完善”，日报、周报、月报一个都少不了。
当你经历过这些，你会深知当初的你是多么幸福。
提到项目报告书，项目经理总想尽量少花时间，并提供简明扼要的信息。
由于每个项目干系人对项目的掌控粒度是不同，他们想要了解项目的信息也是有差异的。编写同一份项目报告书满足他们所有需求，谈何容易。
这些干系人有一个共同特点 就是“每周（每月）会花上几分钟来阅读你的项目报告书，如果他们觉得没有得到所需信息，总是可以拿起电话（甚至是当面）从你那里获得更多的信息。”
与其每一天被干系人电话纠缠，为何不在项目报告书中下点功夫呢？
场景中的一句话“那定是PM写报告书的时候，忘记了你这个读者”，我很受启发。
关于“读者”一词大家并不陌生，多数人会把 “读者” 和 “书” 联系在一起。
一本书之所以畅销，无外乎满足了三原则，即“需求满足原则” “通俗性和亲和感” “时机性”，这三原则恰恰是从读者角度更深层次的延伸。
很多项目管理者在撰写项目报告书的时候，往往没有从“读者”的角度出发，多数像是叙事的记叙文。
读者不需要知道项目的所有细节，读者更不想听到“报喜不报忧”。简单一句话 读者要求是 “实事求是，陈述事实。”
项目报告书无外乎包含以下四大模块，
→项目概况:类似一段开场白，全面总结了项目进展情况。
例：能在截止日完成项目吗？
成本预算能超吗？
风险管理怎么样？
课题、问题消化率？
bug率？
这里应该避免大篇幅的文字说明，因为干系人只有3、5分钟来阅读你的报告书，采取颜色标记法更显得“高大上”。
比如，绿色代表一切顺利。
黄色代表风险临近。
红色代表以遇到问题。
干系人自然会把目光停留在红色位置上，这样省去了他在密密麻麻的文字当中寻找“问题”两个字。
→现况陈述：主要上次汇报周期之后的主要工作内容。具体表现形式由你来定，建议井然有序、有条不紊 ，用百分比来表示完成度，这样能直观些。项目经理应该以读者能理解的方式进行交流，不要太技术性，也不要太宏观，不然读者云里雾里根本不知道完成的工作代表什么。
→下阶段计划：同上一节相似，不过告诉读者的是将要完成的工作。 这里同样要采用读者能理解的方式进行交流 。
→其他：这一节很关键，正因有了它才真正意义上“把所有人感兴趣的信息汇总在一起”，使这份项目报告书适用任何关系人。
有人关心课题管理，可以把《课题管理表》附件上。
有人关心用户要望管理，可以把《要望管理台账》附件上。
有人关心风险管理，可以把《风险登记册》附件上 等等。
这一章节包含什么内容，是与你平时管理干系人要望是分不开的，通过一、两次关系人对项目报告书的反馈，你应该多少掌握一些每个关系人的关注要点和重点，然后及时的调整这一章节的内容，这是一个不断完善的过程。
总之，读者不清楚项目的进展情况，就是你的工作没有做到位，就这么简单。
