【干货】职场生存法则：秘书应注意的电话礼仪有哪些？

其实，秘书替领导打电话、接电话，或替其他部门转接电话，是非常多的一项工作。在打、接电话的过程当中，也深刻地体现着秘书的修养和水平。

一、打电话应注意的问题

首先是有没有必要打电话。比如有的事情不紧急，或者受话人就在楼上楼下，那就不要用电话来交谈。

其次就是要注意通话的时间。一定要在人家值班的时候去打电话。不要在午睡和夜间打电话。一般值夜班也是在晚上十点以前打电话。

再次是打电话的时候要热情地进行自我介绍。可以先问一下对方的单位和姓名，然后再迅速地告诉对方自己的姓名。

最后是对下级要以礼相待。因为秘书一般是用电话对下级发出一些通知、指示，这个时候就要防止口大气粗。不要老是说：“你懂不懂呀？”“明白没有啊？”这样听着让人不舒服。

二、接电话应注意的问题

首先是当电话铃响时，应尽快接听而不要拖延。提起话筒后应主动报出自己的单位和姓名，然后再问对方是谁。

其次是当对方陈述通话内容时，秘书听懂了，因间或地用“嗯嗯”加以回应，以示自己在听，而且听明白了。对于没有听懂内容应很快地询问：“您再说一遍”，等等。

再次是无论接谁的电话，都应热情，温和。比如不要听到上级的电话就低三下四，听到下级的电话就盛气凌人；也不要心情好的时候就有求必应，心情不好的时候就态度生硬。

还有，如果接听以后，自己不是受话人，应当负起代为传呼的责任，即使不能代为传呼，也应把理由给对方讲清楚，让对方理解你的困难。

最后，凡是找领导的电话，秘书人员一定要问清来话人的单位、姓名，找哪位领导，并把来话人找领导要讲的话简要打听一下，再转告领导是否要接这个电话。

三、如何处理请别人传呼和接到打错电话的问题

如果接电话的人不是你要找的人，那么你就需要别人传呼，传呼应该注意什么呢？

首先你要说：“我是XXX，找他有点事儿，能否麻烦您帮我找一下？”如果对方答应给你找受话人，你肯定要表示十分感谢；但如果对方表示自己无法脱身，你也同样应该表示感谢，然后说：“对不起，如果xxx回来，请您转告他，请他给我回个电话。”

如果接到了打错的电话，首先第一是要防止发火，尤其是当你正忙的时候或者心情不好的时候。其实，跟一个不相识、不见面的人发这么大火是没有必要的，只能说明你这个秘书修养不好。其次是要耐心询问，你要问清楚对方是要找什么单位什么人，可能是该单位刚好换了电电话号码，或者你又知道该单位的相关情况，给他顺手帮忙一下告诉他正确电话号码等，别人还感谢你，多好。

四、接听监督电话应注意的问题

许多领导机关为了廉洁自律接受群众监督，及时解决下边的疾苦与反应的问题，就设立监督电话。秘书人员接听这类电话时，要特别注意：

1.严守信誉。也就是说，群众一旦拨用，就应该立即有人接应。

2.热情接受。也就是接电话的时候要先自报“家门”，然后对于对方反应的问题要认真听、认真记，详细打听清楚。

3.负责办理。就是说凡能够回答和解决的问题，最好在电话里就回答和解决。不能够回答和解决的问题，要做好记录，并告诉对方：“你反映的这个问题，我们一定要调查清楚。”同时要告诉对方，今后可采取何种方式取得联系，以便把反映的问题的处理结果转告他。

4.态度冷静。因为是监督电话，所以可能会遇到各种各样的人和问题，可能接听电话的体验会很差。那么接话人就要做到不急躁，不解释，不反驳；耐心听，热心问，详细记。