档案管理：档案馆已经如此恢弘，但还要优化，为什么？

说到档案，那就不得不提一下“档案馆”了，不知道大家发现没有，现在不论大大小小的省市，都会有一个“档案馆”，这是存放各企事业单位档案的地方，但是，据了解，就算是比较出名且规模比较宏伟的档案馆，都在进行优化，那这到底是为什么呢？

为什么档案馆规模都那么宏伟，还要进行优化，在变得更好的背后，没想到有这样的意义，今天就与大家分享一下档案馆优化背后的意义，往期文章也分享了关于“档案管理系统”“档案数字化”的专业知识，感兴趣的朋友可以查看喔，话不多说，进入正题！

档案馆优化的意义

不知道大家有没有去过“档案馆”，在踏进去的那一刻，满满历史的气息，各类档案都非常全面，这也是它吸引人的魅力所在，但是规模已经很完善的档案馆，还在进行优化，经过多次走访后，才发现是这样子。

（一） 完善档案馆的建设与解决主要矛盾

我们总是看着档案馆多么多么大，但是大了，也会有自己的烦恼，在档案馆达到一定的规模时，档案馆的主要问题就不是档案数量的问题了，而是“档案质量”的问题。

而在国内外的档案馆实践经验中得知，档案馆档案数量与质量之间的问题，一直都存在，主要是因为，档案馆建设初期，因为急需填充档案，所以收集工作的精准度没有很高，主要为了解决当时主要的数量问题，但是后来就变成了质量问题。

科普一下，目前我国的档案馆经过了20世纪70年代大力丰富档案馆藏，从20世纪60年代的500多万卷，已经增长到了几亿卷，为此，为了使我国的档案馆有自己的特色，已经调整了多次收集的政策，以解决数量与质量之间矛盾的问题。

（二） 解决档案馆藏的隐藏问题

在之前的一段时间里，档案馆为了增加库存，接收了一些价值较小，或是一些不足保管期限的档案，导致了档案馆内的档案出现大量重复的情况，严重影响了档案利用与业务建设。

为此，档案馆只好优化档案馆工作，增强档案的筛选与质量控制，用来解决档案馆的隐藏问题。

（三） 优化是提高质量的必要手段

据有关部门调查，档案馆接收的档案中，仍然有一部分组卷不合理、案宗不准确、没有文件目录、文件乱归档等质量问题，虽然有些工作已经被“档案管理系统”很好的解决，但是还不能解决所有的问题。

只有重视档案接收的质量检查，加强业务指导，才可以有效的解决这类问题的发生。

（四） 库存要有层次性

档案馆比较突出的特色就是它可以直接反应一个地区、机关的经济、政治、文化等情况。所以档案馆的档案要有层次性，进行科学的分工协作，减少隐藏问题的发生。

说回来，不管是档案馆这种具有意义的场所，还是小到像超市一样的场所，都需要不断的优化，超市更新商品是一种优化，而档案馆使用“档案管理系统”等工具，也是一种优化手段，这有方法，在企事业单位也同样适用。

毕竟只有不断的优化，改进错误，才可以向更好的明天出发，不是吗？如果你想了解更多关于“档案管理系统”“档案数字化”的知识，可以联系我或搜索“案多星”你想要的都有，这期就说到这里，欢迎在评论区留下你的看法，觉得有用可以分享给身边的人，我们下期再见。

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