存档鉴未来，新时代电子档案长期保存之道

（一）电子档案单套制是未来档案管理的趋势

在政府和企业端，办公体系的信息化，电子档案的单套制实施，极大地提高了事务办理的效率，同时节约了大量纸质文件的使用成本。

在政务领域，单套制的推行，有效地解决了重要纸质原件的归档保存工作。在增量档案数字化的实施过程中，政务机关单位的实体档案文件使用量减少80%以上，从根本上解决了各个机关单位档案“胀库”难题。

在会计领域，政府企业传统工作流程中，全部的会计凭证全部要打印，还要去跟单据、附件同时归档管理，巨量且复杂的纸质凭证的使用一方面给政企内部业务管理增加了海量的业务压力；另一方面，办公业务流程中，纸质材料的损耗数目庞大，大型制造业凭单物料损耗近千万张。单套制的实施，直接有效的降低了纸质凭证的使用，从档案归档管理环节就直接降低了人工成本，同时在办公物资方面节约了海量的纸质耗材。

电子档案单套制是未来档案管理的趋势，实际有效地解决了政企实际需求。

（二）电子档案的快速增长与档案长期保存工作的矛盾

办公体系信息化与电子档案单套制，各业务线信息系统产生的电子文件海量增长，前端业务数据经过业务部门处理加工形成了企业的宝贵的数据资产，档案数据文件可以通过各种各样的系统阶段性的保存管理，但是对于这些宝贵的数据资产该如何实现长期有效的保护与管理？

答案显而易见，政府企业中的档案部门必须担负起电子档案长期保存的职责，遵照档案法的同时，结合内部的实际情况对电子档案进行长期保存。

在非档案工作者眼中，档案数据的保存应该是和日常文件数据一样存储在服务器或者云盘当中，只要做到保存的标准即可。实际上，在国家规定的档案保存规范中，档案数据的保存有着明确软硬件保存规范和要求，档案的长期保存需要的不是存储数据的服务器机房，需要的是保存档案的库房。

（三）档案长期保存要求与现况

2021新颁布的档案电子管理国标中明确要求，档案数据的长期保存需要做到采用多种介质保存档案数据，保存多套档案数据，制定档案数据质量巡检和定期维护工作。

现在常见的档案数据保存介质集中在磁光电三种介质，最前沿的存储介质：数字胶片。

因为保存介质的使用存在有效期，当下使用频率最高的蓝光光盘有效使用期限是30年，在实际使用过程中，通过定期检测，在保证数据的完整与安全的基础上，20年左右就需要做数据的迭代。

在档案的长期保存工作中，目前并没有一劳永逸的长期保存介质，可以保证档案数据的保存达到百年以上，档案的长期保存需要人为的干预来实现档案保存的安全。

（四）传统档案数据的存储面临挑战

面临的挑战

安全方面：传统存储介质具备可读的特点。磁光电介质上，电子档案都是可读并且存在随意篡改的风险，原生档案的可靠性存在风险。

能耗方面：国家在最近两年颁布新规支持双碳经济，碳中和，碳达峰实施。同时在今年，东数西算政策的正式实施，在这些背景下，在东部发达地区，传统的IDC建设批准进一步受限制，传统档案存储设备的系统运行能耗高、电力资源能耗大的特点已经不符合现行设备使用要求。

成本方面：因为传统存储介质不具备一劳永逸的特性，传统设备存在消耗大量的配置成本、维护成本、换代成本等问题。在电子档案的长期保存工作中，必须考虑长期保存的存储成本问题。

（五）电子档案数据的长期保存该如何解决

 

如何解决档案数据的长期保存工作可以分解为三个方面：档案数据的安全、数据保存的能耗、数据保存的成本三个核心。

 

电子档案的安全库房预告

伴随着档案数字化成果、电子文件、电子档案涌入政府、企事业单位的档案部门，档案数据已经呈现几何级增长趋势。然而存储载体的质量、寿命与存储环境难以把控，档案数据面临严重的安全隐患。光磁库采用磁光电混合存储模式，全面满足对档案数据的存储、监控、检测、管理与备份需求，实现档案数据的长期安全保存。
 

具体解决方案后期介绍，敬请期待。

鸿翼

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