【高效办公】个人系统之文件管理

整理文件前我们要知道的几件事

首先我们要明白为什么要去整理电脑中的文件？
1.提高工作效率；
2.建立个人管理中的一个子系统，系统化自己的工作生活；
3.践行理论，结合自身情况优化后分享自己的管理方法；
4.多个维度提升自我；

文件管理中我们务必遵守的原则--断舍离理。
断：不需要的文件，就不要下载到电脑上；
舍：没有用的文件，就删掉；
离：不要有收藏癖，脱离对文件资源的执念；
理：系统的整理自己电脑的文件体系；

整理文件的基本方法是：归纳演绎
归纳：自下而上确定大的分类；
演绎：自上而下的归类；

整理文件分为以下六个步骤

1. 确定一级分区作用；
2. 确定二级分区大纲；
3. 制定文件、文件夹的命名规则；
4. 断舍离，处理电脑中原来杂乱的资料；
5. 确定文件属性，放入二级目录中；
6. 坚持维护，每天整理

实操环节

确定一级分区作用

一般电脑里默认的会有4个盘符：C、D、E、F。C盘均为系统盘，剩余的三个盘我们分别赋予其什么作用就是需要我们考虑的事情。

 下面我以自身为例，我的办公电脑硬盘有五个分区，C盘不再赘述.     

D（软件工具）盘：
我把下载区、软件安装位置以及软件资料都放在这个盘；
E（工作文件）盘：
所有工作产生的文件资料都放在这个盘；
F（SVN资料）盘： 公司里会有SVN去共享部门里文件，所以单独分出一个盘符来存放SVN的资料；
H（个人学习）盘：除了工作文件之外，肯定也会有个人学习成长的资料，我会把资料存放在这个路径下；

确定二级分区大纲

一级分区确定完之后，这时候就去确定每个分区里的文件夹大纲。
由于每个人的职业特性，每个人堆积在电脑中的文件类型也不一样。
这时候我们先要全览电脑中的文件，在脑子或者草图上大概理出文件的类别；
然后将这些类别形成思维导图--这一步是为了整理思维，活化思路；

这里有一个文件夹分类的注意点：
文件夹逻辑不能搞成嵌套型，
一定要是树型结构，文件夹深度最好不要超过三层（包含盘符这一层）

确定文件夹、文件的命名规则

命名规则可以说是文件管理最核心的东西。
因为整理类似于将某本书放在某个书架上。当你有10本，100本书时，通过整理你就可以很好管理这些书籍，但当你有1000本，10000本时，即使你的书架设置的再合理，你也无法管理好你的书籍。
这时候良好的命名规则就可以帮助你快速检索到找到书籍（文件）。

文件命名基本作用在于辨识、区分、管理、定位：
辨识：通过文件名称可知文件的基本信息
区分：区分此件与彼件
管理：保证文件项目分类固定，易统计、无遗漏
定位：可轻易定位到文件保存的位置

==文件夹命名:==
文件夹名= 序列编号-文件夹名
如：01-项目文件、02-非项目文件、01-基线系统V2.0
注：由于我的文件管理思路是尽可能的脱离文件夹，所以文件夹包含的范围一定要大；
==文件命名：==
项目文件=项目阶段-序号-文件名称-相关人
非项目文件=时间-文件名称-相关人

断舍离

以上步骤完成后，接下来我们就需要抽一个比较空的时间去整理自己的电脑了。
我们可以利用碎片化时间，从C盘访问开始，一个文件夹一个文件夹的浏览，整理文件我们遵循文章最初的断舍离原则，只在电脑保留必要的文件。

哪些是我们不需要的文件呢？就我而言给大家举个例子：
1.项目中的过程文件、参考资料；
  社会和职场认可的都是成果。每个项目，保存成果文件，不保存过程文件。
2.往来沟通产生的文件；
3.时效性已过的文件；

确定文件属性，放入二级目录中

删除了无用文件之后，我们去定义剩余的文件，并按照它们的属性放入到二级目录中。

坚持维护，每天整理

 我们每天都会产生一些临时文件，无法直接放入到留存的文件去中；同时我们有时候也会去网上下载一些参考资料或者软件。我们可以针对这些文件建立两个文件夹：临时区、下载区。       
     我们需要每隔一段时间去清理这两个文件夹，处理其中的文件，或删或存，保留的就立刻按照自己确定的文件命名规则重命名，放入对于区域，这样就能保证电脑始终都是轻便的。