IVD项目经理的时间管理

文/自律的东建兄

前两天同事小王向我抱怨说现在每天的工作都像打仗一样，一直在会议、评审、实验数据分析，处理问题，自己计划编写的项目开发计划一拖再拖，持续了一周还没有完成。

小王是公司年初新晋的项目经理，他的抱怨看似是所处岗位和环境的问题，实则是个人对时间管理的问题。小王面临的问题何尝不是很多IVD项目经理都面临的问题呢？

那么作为IVD项目经理，时间管理应该如何做呢？

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01 建立时间日志，找出高效时间

为了更好的优化我们的时间规划，首先我们需要认清现状，明白我们的时间是怎样一分一秒的溜走的，认识现状最好的方式是每天记录时间日志，每小时记录一次，记录过去一小时处理的具体事情，一周结束后对记录数据进行分析，分析自己的时间去哪儿了。

同时，通过时间日志可以知道我们每个时间段自己工作的效率，外部干扰的程度，找出可以控制的高效时间段，进而不断调整和优化各个时间段适宜的具体工作。

如某个时间段自己效率最高，同时，外部干扰最少，则可以安排开展创造性的工作。某个时间段外部干扰多，个人效率低，则可以安排进行集中处理需要协助的事务，问题沟通，回复邮件等。时间日志是我们每天工作计划的基础，需要不断优化。

02 搜集并分类记录，让大脑做CPU，不做硬盘

当一个人事务缠身的时候，我们很难静下心来深入做一件事情，因为当你在做这件事情的时候，其他的事情会时不时的冒出来，刺激你的大脑，转移你的注意力，比如当你在写报告的时候，你会突然想到下午要开一个会，需要准备资料；当你在分析数据的时候，你会突然想到某个产品收到用户投诉，需要处理。之所以会突然想到这些事情，主要因为我们是通过大脑来记录这些事情，大脑需要反复被刺激才能记住这些。同时，因为这些事情是我们对别人的承诺，有承诺就有压力，压力导致大脑会潜意识的一遍一遍的去搜索这些事情。

这时候我们要做的是将所有的事情都记录下来，并进行分类，安排处理的日程，必要时设置提醒，这样就可以将大脑解放出来，用于处理需要分析、计算的事情，而非存储、记忆所有的事情。

03 分解下一步行动，克服拖延

我们要做的一件一件的事情，有的是明确的行动，如回复供应商关于样品测试情况的邮件。而有的则是比较笼统的任务或项目，如准备周一的项目方案评审。对于这种事务，我们需要做的是将其分解为具体的下一步行动，并记录下来，如第一步与评审组成员沟通具体评审时间。分解后，大脑需要关注的只是确定的下一步行动。

拖延产生的原因主要是我们的大脑总是喜欢先做简单的事情，简单的事情最大的特点就是有明确的行动，并有及时的反馈。而对于复杂、不明确行动方案的事情，大脑则习惯性抵触，从而就产生了拖延。所以，克服拖延最好的方式，就是将复杂、不明确行动方案的事情，分解为具体的下一步行动计划，让大脑关注的永远是明确的行动，而不是复杂、笼统的事情。

  04每次专注一件事

     在信息化高度发达的当今，我们很多人习惯多线程工作，同时，处理几件不同的事情，并认为这样可以提高工作的效率。殊不知，这样做的后果就是几件事情纠缠在一起，不仅严重影响我们的心情，还让我们感到压力重重，影响效率，所以我们应该每次专注一件事。

每次专注一件事的优点包括：

提高创造力和效率：集中注意力于一件事的时候，大脑会努力搜索和这件事相关的任何信息，从而可大大提高我们的创造力和效率，做出超出预期的事情来。

获得成就感：我们把每天需要完成的事务记录在清单上，做完一件就划掉一件，划掉的同时我们也能感受到满满的成就感。试想一下，如果你同时在做几件事情，从早到晚，清单上的事情都没有变化，当一天结束的时候，你回看清单的时候，会不会有失望呢？

摆脱压力：压力都是自己给自己的，当我们同时做很多件事情的时候，我们感受到的是巨大的工作量和工作压力，而当我们只做一件事情的时候，情况则不然。就像跑马拉松比赛一样，如果一直想到的是要跑42公里，我们心里肯定压力很重，而当我们把整个距离分解为5公里，每次只关注下一个5公里的时候，顿时轻松很多。

05 猴子法则，学会授权

对于刚进入管理岗位的人员而言，不会授权，是工作中面临最大的问题，项目经理时间不够用，很重要的原因就在于将本该项目成员去完成的工作招揽到了自己身上，比如项目成员反馈实验数据与预期不符，找不出原因，往往这个时候年轻的项目经理就会说你把数据发给我，我来分析分析。于是这项工作就转移到了项目经理的头上，而项目成员接下来要做的就是等待跟进项目经理分析的情况，给出下一步的行动计划。这就是典型的将别人身上的猴子，引到了自己身上。

学会授权，对项目经理而言非常重要，需要转换思维方式，从思维方式，思维习惯上完成从执行者到管理者的转变。比如上面这个例子，作为项目经理可以试着这样说：“我想听听你的想法，能不能请你先分析分析数据，找出其中的规律，我们下午2点再针对你的分析结果进行讨论”。

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结语

时间管理，看似在管理时间，实则是管理我们自己。每个人都应该建立适合的时间管理系统，靠系统的力量来掌控我们每天的时间，而不是靠感觉和经验。