前言:像实干家一样思考问题,像思想家一样付诸行动,感受到工作总是太多,事情总比时间长,怎么也轻松不下来,手上的事情各个都重要,计划之外的事情随时冒头,紧急的事情一个比一个催的急,自己总是被任务、领导、家庭追着屁股赶,这样的日子真的不舒服,感觉身心疲惫,有没有什么方法能让自己更从容的面对工作和生活,值得我和有此感受的人一起来探索,戴维-艾伦著作:搞定I-无压工作的艺术(GTD工作法)。
一、印象深刻的部分:
A、序言:
1、数字技术的兴起,我们现在几乎能随时动用各种超级工具和应用程序,取得卓越成绩,选择过剩,也能轻易浇灭我们工作效率的火焰。
2、借助技术,实现信息访问的便利性,即导致其利用机会随之增多,也导致企业规模、速度和可互换性不再可靠。
3、值得实现的一切生活目标都需要付诸实践,事实上,生活本身就是一个长期实践过程,是完善我们行动的持续努力,一旦掌握了适当的实践技术,新的学习任务,就会变成一种充满快乐和安宁的无压力体验,你在安排你所有生活内容,促进正确看待所有生活难题的过程。-托马斯·斯特纳。
4、所有情形都面临着一个关键挑战,那就是长期应用这些做法,并形成习惯,从而只需要保持最低限度的刻意关注或者聚焦,并完全成为保持一个人良好身心状态的常规内容。
5、一个人想坚持采取必要行动,从而始终排除分散自己注意力的任何无益现象,其实是很有挑战性的。
B、欢迎致辞:
6、你完全有可能做到,在快乐享受生活的同时,高效的处理工作中的事务。
7、方法可能不止100万种,但原则寥寥无几,,把握原则的人,可以成功选择其自身方法,尝试方法而忽略原则的人必定惹麻烦。你不但能在当前工作中,以最小的付出获得最大的回报,而且能在工作量日益增加,工作不断变化,工作性质日益模糊的现实世界中继续发挥作用
8、现实中的困境,一位尽心竭力的员工在办公室里苦苦奋斗,几个小时后,仍有一大堆没有来得及回复的电话,要分配给他人执行的任务,会后尚未处理的事务,有待明确和约束的高层职责,缺乏管理的个人职责,以及数百乃至数千份尚未处理的电子邮件,其中可能包括数十份很重要的邮件,这些堆积在办公室和公文包中的事物,若不及时处理,只会变得更加辣手,甚至引发更多的问题,而多数商业人士之所以成功,是因为他们化解的危机和把握的机遇,要多余积压的争端,但是在当今快节奏的工作和生活中,要想这两者之间保持一定的平衡是很困难的,而且,对许多人来说,更严重的是,人们无法适当关注孩子们的校园表演和游戏活动,也无法与孩子适当的进行睡前人生探讨,甚至在任何地方,任何时间都表现得心不在焉,我们的社会普遍存在一种焦虑情绪,人们会感到没来由的惆怅若失,从而产生一种无法解脱,永不停息的紧张情绪。
C、通向从容之道·第一章·新情况新做法
1、我渴望有这么一种状态:自己虽然日常事务缠身,却仍然能够头脑清醒,轻松自如的控制和处理一切。
2、人们的生活质量得到了显著提高,但与此同时,又承担着自己力所不能及的工作,结果,导致他们承受着越来越大的压力,这就是所谓的眼大肚子小,贪多嚼不烂,过多的选项和机会带给我们决策和选择压力,而绝大多数人都对怎样改善这种局面感到茫然无措。
3、全新的沟通技术使得这个事实以指数级放大,我们的工作和生活并不存在明显界限,由于工作职责很可能既无明确的限制,又无特定的形式,因此只有长时间从事某一任务明确的工作,才有可能明白自己到底需要做什么,做多少,做到什么程度,才可以使自己的大脑保持清醒。
4、但是一旦人们突破了对新生事物的不适感,他们就会长期保持定速巡航状态,也就不再进步。。
5、不能形成自己的工作生活节奏和管理系统的原因,a组织架构现在几乎处于一种永恒的变化之中;b现在变换职业就如同父母,更换工作岗位一样频繁。
6、要想在这个波涛汹涌,但往往事非结构化的时代实现专注、轻松、良好的自我控制,人们需要全新的思维方式和工作模式,我们迫切需要挖掘出一些新的方法,新技术和新的工作模式,使我们永远立于不败之地。
7、几乎没有人能够基于优先程度,把所有的事物排出先后,也没有人敢在接到老板的电话或、时信息或指令后,不立即变更自己事先确定的工作日程。运用价值观思维方式这一良好初衷,却经常达不到预期的效果,原因有三,a、在处理每小时要完成的实物时,有很多干扰因素,分散了我们的注意力,以致我们无法集中足够的精力去关注更重要的事情。b、由于个人管理系统方面存在缺陷,这引发了一种下意识的抵触情绪,这种情绪会阻碍具体行动的实施,c、一旦提出了更高一级的要求或价值观,我们原意的标准和着眼点也将随之提升,这会让我们认识到,有更多的事物尚待完成。
8、即时分配处理重要任务,关注主要目标和价值观,能为我们提供一个必要的选择标准,让我们能就应该停止的行动,在过多选项中应该给予关注的重大事项,作出及时而困难的选择。但这并不意味着我们的工作量会减轻,或者大大减少遇到的困难和挑战。
9、在知识工作的新文化中,存在的一种缺陷,缺少一套连贯依据,并能够在实实在在的工作中发挥卓越功效的系统和工具,这套系统必须能够从大局着眼,从小处入手,并使二者有机的融合在一起,必须能够管理多个层面,必须能够坚持不懈的,对每天反应的众多新生事物进行控制,必须易于维护,能节省更多的时间和精力,必须化繁为简。
10、有效的处理内心的承诺。你必须明确并收集所有那些经常唤醒你模糊记忆的事情,搞清他们对你而言的真正意义,然后决定如何推动他们。
11、管理层落实的基本要求,如果希望出色的管理好所有工作,那么,你需要做下面几点,a任何一件你认为还没有完成的事情,都必须置于一个客观可靠的系统中,或者是我称之为文件夹的工具中,必须经常访问并给予清除,b在明白你的工作到底是什么后,你还必须作出判断,需要采取什么行动来推动工作进程.c必须在某一个你会经常查阅的系统中,保存好与这些行动相关的提示信息。
12、检验这种模式的重要训练,a仅用简单的一句话来描述一下你希望得到的理想结果是什么,b请写下为了推动事情的进展,你需要采取的下一步行动。
13、思考结果是促使希望转化为现实的最有效手段之一。
14、为什么有些事情总是索饶在你的心头,让自己念念不忘,原因a,因为你希望他们的状况能有所改善。b你还没有明确的设定他们的预期结果是什么,c、你还没有确定下一步的具体行动到底是什么,原因d、你还没有把关于预期结果和即将采取行动的提示信息,存入你的索引系统中去。
15、不再念念不忘的方法,直到你澄清了所有问题,做出一切必要的决定,并把预期结果保存在那个系统中,你的大脑才会放松下来。
16、如何转化材料:尚未找到归属的任何事情,你尚未确定他对你的真正意义?你尚未确定他对你的预期结果,你尚未确定下一步具体行动的所有事情。
17、过程管理:你无法管理事务的优先级,因为事物是否优先,完全是你的主观决定。
18、焦虑的关键问题,他们无法判定到底要干什么,下一步需要采取哪些行动。
19、我们发现自下而上的工作方法,即从当前活动和任务的最底层入手来处理事务,对于提高个人工作效率是最具实用价值的。而实际情况是,大多数人总是陷于日常繁杂的事务中,难以脱身,进而严重阻碍了他们去集中精力总揽大局,所以自下而上的方法反而更加行之有效。
20、一旦处理底层具体行动做法融入你的日常事务处理模式中,你就为进行更高一级的思维活动做好了充分的准备。
21、对于一件事情不需要进行两次相同的思考,除非你喜欢重复思考。因为我们早已对事情进行了周密严谨的斟酌,而所得的结果都是纯粹可执行的方案,所以我们不会在这种时间进行思考,否则就是徒劳无益的消耗创造力,陡增挫折和压力,你的大脑会紧紧的抓住那些未曾思考的事情不放。大脑,负责这些未尽事宜的能力是有限度的,一旦超过了这个限度,他的思考效率就会急剧下降,这是因为在他们内心深处,超负荷的精神负担无时无刻不在侵扰他们的注意力。
22、我们缺乏可信赖的任务解决计划或系统,努力跟进我们承诺完成的事务,会让精神不堪重负,并使得我们的思维过程受阻。