以Notion和DEVONthink为核心搭建知识管理系统

目录

（只支持纯 markdown 语法没法文内跳转，麻烦使用搜索来跳转，见谅！）

• 1.引言
  • 1.1.使用范围
• 2.大致架构
• 3.需求分析
• 4.解决实现
  • 4.1.DEVONthink
    • 4.1.1.同步与跨平台
    • 4.1.2.All in one，丝滑，省力的文件操作
    • 4.1.3.全局搜索，全可搜索
    • 4.1.4.AI赋能（笑）
  • 4.2.Notion
    • 4.2.1.优雅
    • 4.2.2. All in one
    • 4.2.3. 清晰的结构
    • 4.2.4. Grammerly inside
  • 4.3.笔记与文件相互映射
• 5.价格
• 6.参考和更多

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引言

我在换成mac后非常喜欢尝试各种新鲜的软件，很多时候也就图一乐，但在学习和管理知识方面，一直在寻找一个好的模式，早先在IPad做笔记较多，用的多的是 marginNote3 和 GoodNotes，文件管理几乎就是在应用内。后来到电脑为主，使用过 oneNote，后来到 Notion，用 oneDrive 管理和同步文件。由于我的部分需求实在不满足，最近捣鼓了 DEVONthink，发现和 Notion 协同后使用非常顺畅，也在管理知识方面给力自己很多的启发。

适用范围

对我而言花时间去挑选和学习适合自己的工具，是“利其器”并且能在日后的坚持中带来益处的行为，可能有些朋友觉得学习使用工具反而有被工具使用的感觉，那可能就不能从本文获益什么。同时，每个人都使用习惯差异很大，如果你有以下的特点/习惯，那我觉得我这个flow就是可以借鉴的。

• 使用 macOS
• 能接受有一定的学习门槛
• 查询频率高，知识间联系高
• 有回顾的需求
• 能够花适当的精力维护你的文件（比如你的课件都是按学期课号整理好的）

大致架构

核心是

• 本地化
• 全可搜索
• 笔记尽量用于总结。

整个flow是这样的：知识输入方面，我参考了康奈尔笔记法，我会先进行第一遍的学习，除了是视频类的时间比较宽裕的，或者无法再次学习的，我都尽量不做笔记，只进行批注，然后把这个知识原文件纳入到数据库中。如果很重要我会自己再做笔记总结归纳一遍，并且做好笔记和文件的映射。自己平时的琐碎思考也当作笔记输入。知识管理方面：由于知识原文件是在本地的，所以方便映射，并且全部可以搜索，而且能在一次搜索中找到，方便日后查询。笔记也是用较少的路径打开然后也是能全搜索的。
这里不做笔记只批注的好处了避免了抄写工的工作，能节约时间并且更加投入。举个例子，当你学习一本新的编程语言，一些语法细则你不用每个都做笔记，但是每次去MDN查又很麻烦，就把对应的网页保存下来，做批注，然后之后再总结一下，如果有忘的可以在数据库中搜索而不用再打开网页。

需求分析

• 对于联系和层次优化良好

• 全局搜索，全可搜索
  我专业上的知识大多是计算机和工科方面的，单个知识点体量不大，但是知识点数量庞多，相互之间联系巨大，所以需要笔记和文件能有比较好的结构和跳转功能。让所有内容都可搜索有助能快速检索知识点（包括网页）。

• 强大的all in one能力
  由于学习资料在不同的媒介上（网页，PDF，视频......），文件管理系统需要能够能处理不同类型的文件，以便于随时查找预览。对于笔记，可能需要插入图片，数学公式，code，需要对不同的信息都有支撑。最好有拼写检查，我的单词拼写实在是太差了。。

• 同步，多平台
  其实不一定要求全平台，我主要学习的是在 mac 和 IPad 上，如果辛辛苦苦整理好的东西只能在 mac 上使用，覆盖不了所有场景，那就有点得不偿失了。

• 维护省力
  如果需要花费很多精力去维护整个系统，那么浪费的时间和重复的工作是我会觉得非常不值得的。

• 优雅，用户体验好
  对于笔记来说，书写过程一定要舒适（比如类似 markdown 的键入语法），快捷键分布合理。文件管理操作一定要简便，导入舒适，最好有一个浮窗能随时拖入新的文件，来快速把我的 download 文件夹清空，网页收纳最好有 shortcut，不用通过打印成 pdf。

• 映射
  在笔记和文件系统之间的映射一定要有，这样从笔记文件的步骤才能最简，能最快查询到信息。

• 分享
  笔记要能比较方便得分享给别人。

解决实现

DEVONthink

DEVONthink 在我这里担当了管理文件和浏览 pdf，作为录音，视频入口的功能。

同步与跨平台

DEVONthink 中所有文件是储存在数据库中，每个数据库会生成一个拓展名为 dtBase2 的文件。DEVONthink 有两种导入模式，一种是复制一份到数据库，也就是 import ；另一种是映射，也就是 index ，只会在数据库中生成一个索引而不会生成拷贝。

支持*icloud*同步

DEVONthink 同时也支持 icloud 同步，在开通足够的 icloud 空间后（我选择的是21元/月 200GB的套餐），能够非常好的同步。同时对于需要增量备份的文件，只需要用index的方式导入存放在 icloud 文件夹的文件即可。
对于 iPad 端，有 DEVONthink to Go 这个软件，在 icloud 的同步下还是非常舒爽的。
同时 icloud 也有 web 端，这样在需要临时访问一些要紧的文件时可以不用借助有 DEVONthink 的设备。
整个下来唯一的缺点的就是可能需要通过web端访问的文件需要增量备份，会浪费一些 icloud 空间。

All in one，丝滑，省力的文件操作

1. 导入
   

   *DEVONthink* 提供的sorter
   
   DEVONthink 提供了一个浮窗(sorter),可以在状态栏点击图标呼出（也可以设置其他模式），能非常方便的让我讲文件放进区。
   同时sorter还能键入文本，录制音频，视频，截屏（我一般用 mac 的快捷键），网页（我一般用 safari 的native extension），非常方便我导入各类媒体的信息。
   网页方面，我新学会了把一些有用的文件保存下来，这样方便搜索（全可搜索的概念），我用的多是 safari，safari 下可以直接通过分享存储网页到 DEVONthink ，方便之后批注浏览。这样的好处是对于一些非常琐碎但又不复杂的知识，不用另记笔记（比如一门新的编程语言的语法）。
   
   *safari*对于 *DEVONthink* 的native extension
   
   网页导入有几种格式，我对于纯净度要求不高，一般使用的是 pdf，不选择 clutter-free，md( markdown ) 文档有时候会出问题，而且批注起来没那么方便。
   
   网页导入的选项
   
   邮件方面，DEVONthink 的插件可以访问 邮件 (苹果自带的邮件app)里邮件。收发邮件我一般使用的是 spark，而且不是所有邮件都需要归档，所以我在苹果自带的邮件app里绑定了 icloud 邮箱，有重要的邮件就转发到这个 icloud 邮箱再在 DEVONthink 里进行管理。
   
   邮件收取
   
   DEVONthink 还支持RSS订阅，但我一般使用的还是 Reeder 配合服务器上搭的RSS服务，而且我也不想被疯狂信息轰炸。

2. 分类
   DEVONthink 支持几个分类的维度。首先是 database, 决定是不是放在一个数据库中，我把数据库用作大的分割。第二个维度是 group，可以理解为一类，或者文件夹。第三个维度是tags，标签。group 和 tags 的区别使用在这我套用了 html 和 css 里class 和 id的区别，一个是代表一类，一个是单独独特的(unique)。当然你也可以在选项中不区分 tag 和 class。
   

   我的分类
   
   而且我建议最好用group来分类，因为 DEVONthink 带有AI功能，能够学习你的分类然后给出分类建议，但这里的建议都是用group来给出的。同时这个AI还会给图像自动打上一些tags。所以一般我的文件归类流程类似于 GTD（一种时间管理方法），把文件大量drop到inbox里，然后集中根据自动给出的分类建议加上一定的人工筛选快速分类。当你的文件量很可观时，这个自动分类还是挺准的。
   
   自动分类和相关性分析

3. 处理
   虽然是储存在数据库中的，但是还是可以用对应的应用打开。各种文件格式中，我唯一比较烦也是操作最多的就是 pdf，以前使用 marginNote3 作批注的，但其功能太过繁琐，而且保存 marginNote3 中无法被搜索到。刚好 DEVONthink 其自带的pdf浏览器的功能就能满足我的需求（高亮，批注，链接）。
   

   使用其pdf浏览器学习保存下的网页

全局搜索，全可搜索

储存在 DEVONthink 数据库中的应用也是可以建立 spotlight 索引的，这就可以非常方便得检索其中的文件。由于我不怎么使用 Alfred，所以不知道 Alfred 是不是也能建立索引，但在不做多余设置情况下暂时搜索不到。

spotlight中搜索到的*DEVONthink* 中的文件

Alfred没法搜索到

而 DEVONthink 中的搜索也非常强大，同时带有预览，能快速找到需要的知识点。其还支持一些高级搜索操作，但我用的很少就不展开了。

*DEVONthink* 中的搜索

同时 DEVONthink 有非常强大的OCR功能，能让纸质文档的照片，截图也变得可以搜索，真正实现全可搜索。

OCR功能

AI赋能（笑）

DEVONthink 中的 AI 功能还是挺好玩的，除了上述的自动分类，打 tag 外，还有 word cloud 等的功能，虽说算不上什么 “AI”，但看着挺高级的。

联系

词云

Notion

Notion 是一款全平台，基于 web 的笔记软件。你可以把自己的笔记相信成一个网站，有很多的网页。它的特性实在太多，大家可以访问官网查看，这里我只说说吸引我的地方。

同步与跨平台

作为一个基于web的笔记产品，只要能上网就能访问了，同步和跨平台自然不用多说。

优雅

Notion 整体的配色和UI设计都深得我心（比 oneNote 好看多了），我主页不是很好看，而且最近准备在调整笔记结构，所以看上去有点乱（一个比较好的结构是PARA，可以参考着看）。

我的notion homepage

其的键入方式非常接近 markdown , 配合上按 / 键就能选择模组的语法和一些快捷键能在手只操作键盘的情况下快速做出很好看的笔记，详细可以看一看 guide。

流畅分享

和一些 web 产品一样，Notion 支持在线协同，只需要分享链接就可以分享笔记。

在线协同

我一般也通过导出为 pdf 来分享。

可选的导出格式

全局搜索

使用快捷键可以随时呼出快速搜索栏对所有笔记进行搜索。

快速搜索

All in one

其模组支持多多种信息的插入，算是对 DEVONthink 的一些场景的补充。

支持多种media

清晰的结构

同时对于一个数据库（就是你键入的一组信息）有不同的view可以观察，能够快速进行类别查看。

board view

table view

同时Notion的元素可以相互嵌套，就很方便我对一个知识点从总到分进行分类，而且@语法能够在page之间创造关联，非常方便就能链接知识。

table聚集小知识点

小知识点在page里用缩进分清层次

Grammerly!

我现在都是在网页版使用 Notion，能够用上 Grammerly 真是意外之喜。

*Grammerly* Inside

笔记与文件相互映射

其实很简单，DEVONthink 能给每个文件生成一个链接，而这个链接在浏览器中输入会直接在 DEVONthink 中打开这个文件，所以我只需要把这个链接粘贴到笔记上就可以了。然后从文件到笔记我只需要把Notion笔记的网址粘贴到文件批注就可以了（不太重要，因为看笔记复习为主）。

价格

产品	原价	教育优惠后价格
DEVONthink3 Pro	1433 RMB	1075 RMB
DEVONthink to Go	98 RMB	-
Notion personal plan	5 美元/月	白嫖

DEVONthink3 Pro的教育版是1079RMB左右，我个人还在试用期（毕竟太贵）， DEVONthink to Go 是98RMB。Notion个人计划是每月5美元，但用教育邮箱注册可以免费使用个人计划（白嫖爽就完事了）。当然可能其他渠道的价格会便宜一点，大家可以根据自己情况选择。

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参考和更多

1. DEVONthink + Notion，共同搭建了我 2019 年的知识体系
2. 从 Evernote 到 DEVONthink
3. DEVONthink 官网
4. Notion 官网