多项目同时进行，如何做好项目管理？

大部分企业在运营过程中一般会存在多个项目并行推进的情况，一段时间只运营一个项目的情况已经很少。无论是对项目管理者还是项目执行者而言，多项目同时进行比单项目运行更具挑战。多项目管理一般会存在各项目之间抢资源、资源冲突、资源分配不合理（可能存在“忙的忙，闲的闲”）等情况。很多企业面对同时进行的多个项目往往手忙脚乱，只能勉强支撑，难以保质保量完成。

在多项目同时进行的情况下，企业面对的项目管理难题主要概括为以下三点：

①进度管理难：多个项目并行，一方面，执行层会有更多的工作和任务，时间安排更加饱和，如果员工拖延或者效率不高，容易延误整个项目的进度；另一方面，管理层手上的项目变多，对每个项目进度的管理和监控也会变迟钝，很难及时发现进度延误的风险。

②资源分配难：企业的资源、人员是固定且有限的，在同时进行多个项目时，难免会出现资源的交叉和重合，每个项目应该安排多少人天、应该安排初级人员还是必须要高级人员，人员有交叉项目时应该如何排期，这些都是多项目同时进行会带来的问题。

③沟通协作难：项目多且同时进行，导致项目管理者需要沟通的事项和人员变得更多，沟通的内容也增加了更多调度和协作方面的问题，项目管理者需要上传下达，每天奔波在各个项目和相关人员之间。

多项目同时进行既然是大部分企业的现状，那么找到方法规避其中风险、解决遇到的难题是当务之急。对于多项目管理给项目管理人员和项目执行人员带来的有困扰，下文将从两者的角度分别给出建议和解决方案：

一、项目管理者角度

对于项目管理者来说，制定科学的项目计划、实时有效的管理监控、合理分配项目资源是重点，要做到这些，拥有相关的项目管理理论和知识远远不够，有技巧、更高效、更准确的完成才是项目管理者们的竞争力——借助于项目管理工具，项目管理者们可以事半功倍，完美应对多项目同时进行带来的难题。以下以易趋为例，展示项目管理工具如何帮助项目管理者们解决多项目管理难题，提高项目管理效率：

①两级计划管理

在多个项目并行时，对于执行层来说，项目计划应细化到任务条目、执行人、时间，以便每个人员都能明确地安排自己工作的开展。但是高层领导一般不关注具体任务和分派情况，他们关注的是某个阶段项目的进程和完成质量。因此，制定两级计划就很有必要——面向领导层展示管理阶段的里程碑计划，面向执行层展示项目的WBS计划。

项目里程碑计划展示重大节点的状态、进度和交付物，高层领导可以在此处掌握项目的执行情况和评审交付物的质量。

项目分解计划展示具体的项目任务和工时分配，一般有WBS、甘特图、关键路径等视图，项目的执行人员可清晰明了地看到分派到自己的任务、工时。

②组合监控

面对多个项目时，如果每个项目孤立运行，各项目经理分别向高层领导汇报项目的进度和交付物，高层领导难以发现项目中的风险和问题，需要花费大量时间将这些项目信息进行整合分析，才能作出判断和决策。用易趋项目组合管理进行组合管理和监控，高层领导可以实时掌握组合内所有项目的状态，并结合组合内的财务、收益，对项目进行分析、选择和决策。如图，易趋为组合内的所有项目搭建了一个管理仓，以红绿灯展示项目进度、交付物等的状态，能够很好地帮助高层领导统筹和管理项目。

③资源团队管理

多项目同时进行，企业的资源出现紧张是正常的，各项目之间经常上演抢夺资源的情况，因此，合理分配资源和和掌控团队资源池的储备情况十分重要。

易趋的解决方案是资源经理/部门经理可以自定义团队人员的角色和信息，根据员工的技能、经验设定资源属性和类型（如a员工负责过大型项目、有10年工作经验，应该属于资深人员，而不是初级人员），然后根据项目经理的资源申请和项目的难度来分配人员，以免出现资源浪费。

团队内项目的情况，包括进度和交付物等，易趋以视图展示，通过红绿灯提醒，让资源经理/团队经理可以及时发现异常情况，并及时调整资源计划。

二、项目执行人员角度

对于项目成员来说，多项目同时进行对自身的影响体现在：接收到更多的任务，而且横跨多个项目。要想保证每个任务都按时完成，提高工作效率非常重要。而要提高工作效率，项目执行人员可以通过两个途径，一是借助项目管理工具，二是提高自身能力：

①利用项目管理工具提高工作效率

在项目管理中，资源分配、成本收益、进度监控都不是项目执行人员能涉及和关心的东西，他们更关注与自己有关的内容，比如参与了哪些项目、项目中被分配到了哪些任务、有哪些交付物需要完成和提交等等。这些诉求同样可以通过项目管理工具来实现，在易趋的“个人中心”模块，项目成员一目了然所有分配到自身的任务，还可以根据颜色分类来确定工作优先级，减少遗忘和拖延，让项目成员的工作更科学，从而提高工作效率：

②提升个人能力来提高工作效率

项目任务变多，借助于项目管理工具可以帮助梳理任务、安排优先级、制定科学的计划，但所有的任务最终还是要项目成员本人去具体完成，因此个人的能力和技能对工作效率也有着不可忽视的作用。以下列举部分有助于工作效率提升的技能：

提高沟通效率：很多人在工作中要花费很大一部分时间来沟通，和客户沟通需求、与成员沟通方案等，这时学会沟通技巧、提升沟通效率可以节省很多不必要的时间。

学会总结和思考：不同的项目之间有没有共性？有没有可以重复使用的材料或经验？将这些东西总结出来并加以利用，项目工作可以事半功倍。

合理利用资源：项目工作也很强调协作和配合，完成任务时，调动企业内部的可用资源和人脉，可有效提高工作效率和成功率。

总结：现如今，多项目同时进行已经是必然趋势，抱怨或者消极应对并不能解决问题，不管是项目管理人员还是项目执行人员，都需要面对企业业务发展带来的多项目管理要求。面对变化的环境，不妨从内外两种维度思考，寻求解决方案，如内部维度提升自己，提升项目管理能力和素养，提高工作技能和效率；外部维度借助合适的项目管理工具，现代化作业中，更加强调借助工具提高作业效率和精准度，善于利用各式工具开展工作是信息化时代职场人的职业素养。