项目管理中非常重要的就是合理设置阶段性的里程碑,在项目实施过程中,根据里程碑来灵活控制项目进度和节奏。一个项目经理的段位如何,通过他对项目里程碑的管理情况就可以一目了然。
Part1:里程碑概念
项目里程碑(milestone),并没有形成统一的定义,但是各个定义的核心基本上都是围绕事件(event)、项目活动(activity)、检查点(checkpoint)或决策点,以及可交付成果(deliverable)这些概念来展开的。
里程碑的概念就像高速公路上的里程碑,就是我们平时看到公路边对路线距离记录的一块牌子,上面标注着你行驶到此地的公里里程。
里程碑四要素:
1、事件(event);
2、项目活动(activity);
3、检查点(checkpoint)或决策点;
4、可交付成果(deliverable)。
里程碑在项目过程中充当路标,有助于确保项目目标始终如一。没有项目里程碑跟踪,项目经理将仅监视任务,并不知道是否遵循正确的项目路径在行进。里程碑不仅可以显示进度,还可以帮助传达项目中正在发生的事情。
Part2:识别里程碑
2.1 项目里程碑常见的三种种形态
(1)强制性里程碑。
里程碑是有强制性和选择性的。强制性里程碑是在商务合同、订单、备忘录中书面或者口头承诺的,这种里程碑是外部的,你不执行就要准备承担相应的后果,这些里程碑是强制性要做的。
选择性里程碑,是指根据历史的项目经验或者参考其他公司团队制定的里程碑,这种是项目的内部基准,大家都按照这个做事,通过项目进度里程碑跟踪,就知道当前进度是快了还是慢了。这种里程碑由于是柔性的影响项目,所以更加能够体现项目管理者的项目管理水平。
(2)项目生命周期的一个阶段到另一个阶段,常常涉及某种形式的技术交接或发生的某个事件。
例如:项目从启动到规划,从规划到执行的交接点。
(3)一个或者多个可交付成果的完成。
例如:在检测项目中拿到检测测试报告,这代表着一项服务的完成,是一个可测量的工作成果,可以作为一个里程碑。
2.2 识别方法
要么找到项目中的关键交付物,要么找到项目中阶段性交付物。
在对项目进行WBS分解后,将一个项目一步步的分解到一个个具体的动作,而这些动作当中有些会产生关键的交付成果,那这就是我们要找到的里程碑的交付物。
里程碑识别的核心动作:
1. 强制里程碑;
2. 找到项目中的关键交付物;
3. 找到项目中阶段性交付物。
Part3:里程碑使用方法
第1步,识别出项目中的里程碑;
第2步,团队人员共同参与;
第3步,需要对里程碑分级;
第4步,检查项目的各个阶段和领域是否都设置了相关的里程碑;
第5步,要检查项目的三要素(质量、成本、进度),是否都设置了相关的里程碑作为监控点;
第6步,这个步骤并不是每个项目都需要的标准步骤,就是将里程碑的实施责任分配到人。
Part4:常见错误用法
1. 将项目活动识别为项目里程碑
活动是阶段性发生的事件,是不能被视为里程碑的。因为里程碑的完成状态只能用【是】或者【否】来描述,而活动是持续的动作,可以用百分比来描述进展的程度,而里程碑是不能用百分比来描述的。
2. 里程碑设置不当,或者团队内部对里程碑完成标准理解不一致
里程碑是用来表示一个重大任务完成,或者交付物的兑现。里程碑设置不当,可能出现“基本完成了”,“差不多完成了”的情况。出现这种情况,说明设置的里程碑不是一个合理的里程碑,会导致项目进度延期,交付物出现质量问题。
例如:里程碑设置为完成项目某个模块的测试工作。
当开发人员认为自己的功能做完了,并且自己也测试完了,他就认为这个里程碑已经完成了。但是项目经理认为这个里程碑没有完成,因为项目经理认为这个里程碑的完成标准是,客户完成了对这个功能模块的测试验收工作。
重中之重:项目团队内部,要对里程碑交付完成的标准形成一致性意见。
Part5:结语
里程碑是项目中的重要时间节点或事件。
里程碑清单需要列出所有的里程碑,并且指明每个里程碑是强制性的(例如合同中约定的相关项),还是选择性的(根据历史信息确定的)。
如果还是不清楚里程碑应该如何设置,可以画出项目关键路径,沿着关键路径,在重要分支汇入主干的点上设置里程碑,这样通常不会错。
里程碑的设置不宜过多,针对不同的团队,设置成感觉比较舒适即可。里程碑的设置主要是为了过程控制,不要本末倒置,为设置而设置。