什么时候应使用采购发票？该如何管理？

采购发票是与采购订单一起使用的发票，用于表明买方欠卖方多少钱。
 
采购发票通常也被称为账单、报表或销售发票。它的布局通常类似于你收到的其他类型的账单，描述了所购买的产品，每个项目的数量和产品的价格，通常还具有付款条件。
 
许多企业也会使用采购管理软件（如8Manage SRM）自动处理他们的采购发票，也可以更改采购发票以创建采购估算。这适用于想要在决定购买之前弄清楚定价结构的客户。

​

采购发票上有什么内容？

任何采购发票通常都会包括：
● 发行数据
● 发票号码
● 采购订单号
● 订购的货物或服务的数量
● 每种货物或服务的价格
● 任何适用的折扣
● 任何适用的税费
● 应付的总金额
● 买方的姓名和地址
● 卖方的名称和地址
● 卖方或授权代理人的签名
 
为什么要创建采购发票？
 
发票对小企业来说是非常重要的，因为它们可以帮助跟踪收入和支出。
 
采购发票还提供了一份书面记录，记录已经交付给客户的货物和服务，以及每个客户被收取了多少费用。这使我们更容易知道哪些账目已经完成，哪些仍未完成。
 
保持一个详细的发票记录也使你更容易支付你的营业税，因它将准确地显示你在适用的税收年度内收集了多少收入。
 
什么时候应该使用采购发票？
 
你可以在多种情况下使用采购发票。以下是采购发票服务的用途列表：
 
跟踪：你可以使用采购发票来记录所有商品或服务的销售情况。随着业务的增长，记账成为必要，采购发票可以帮助你记账。 
 
获得法律保护：采购发票等官方文件可帮助你在拒绝支付未决款项等情况下向法院提起诉讼。
 
分析业务增长：采购和销售发票是生成报告的基础。你可以通过开具采购和销售发票来密切关注业务的财务方面。
 
如何管理采购发票？
 
手动记录可能无法保留标签。一个高效的软件可以让你存储客户数据，同时帮助你生成专业的估算和发票，这是你建立功能性业务所需要的。
 
以下是关于如何使用采购管理软件管理采购发票的常见步骤：
 
1. 选择一个可靠的采购管理工具，比如8Manage SRM采购管理软件，该软件可以与你的财务系统整合，并实现自动发票处理。
 
2. 设置你的系统，以捕获和存储所有的发票作为数字记录。SRM软件能够从不同来源捕获发票，包括电子邮件、电子数据交换（EDI）和供应商门户网站。
 
3. 创建工作流程，定义采购发票的审批程序。工作流程应指定批准、拒绝或重新引导发票以采取进一步行动所需的角色和步骤。
 
4. 通过整合SRM采购管理软件和你的支付系统，实现支付过程的自动化。系统能自动更新已批准的发票的付款细节，并通知供应商付款状态。
 
5. 使用SRM提供的报告工具，监测和分析发票数据。这将帮助你确定支出趋势，节约成本的机会，以及任何需要处理的差异。
 
6. 最后，培训你的员工如何有效地使用SRM软件，并确保你的采购政策和程序与该软件的功能相一致。让你的员工了解情况并参与进来，将确保该软件充分发挥其潜力，实现你的采购目标。
 
采购发票是企业发展的基本要素。拥有完善的采购发票管理系统令采购过程对客户和企业而言都是无忧无虑的体验。8Manage SRM采购管理软件使你能够自动化、加快和管理发票流程，以便按时获得报酬，加强供应商关系。