网上找的GSP流程

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< 医药流通企业GSP财务业务一体化项目实施的基本方法（一）>

我国现今的GSP管理软件、财务及进销存等业务软件统的客户是中国广大的医药生产和医药经营企业，特别是一些希望结合信息化建设来改善企业GSP质量管理现状，提高管理水平来取得相关资质认证如GSP认证的公司，包括：医药批发流通企业、医药零售流通企业和制药生产企业。并且有可能一家客户（或集团客户）同时具有其中两种或三种应用模式的经营特征；而且随着医药行业的兼并重组，有些客户还会具有以下几个特征：①多公司；②商业分销连锁配送；③工业分销。目前医药流通企业使用的业务软件，通常在标准型进销存运用的基础上，增加医药质检管理功能，根据GSP（医药商业企业药品质量管理标准认证）实现医药流通行业的质检管理，包括首营企业的证照管理、首营药品审批、药品入库检验、注射液入库检验、药品出库复核、不合格品记录台账、退货商品台账、报损审批台账、拒收记录、在库养护等功能，提供完整的批次管理，最终形成了批次明细表、批次余额表等一系列报表。当然GSP模块通常也可做为一个独立的系统使用，如在使用时创建一套账，录入商品、客商、供应商及职员信息后，就可以做GSP报表了。
由于市场经济体系的不断完善，企业在管理方式、营销理念等方面也发生了重大变革。比如，医药经营企业的经营业态从门市店迅速演化为超市、大型综合超市、仓储式会员制商店、专卖店、百货店、购物中心等多种零售业态，经营组织形式也由单体店发展为单体、连锁、分销并举，形成了以供应链为主线的新的社会流通体系。为了适应企业的多种经营业态的需要，软件开发商都提供了适应不同行业、不同企业的软件或企业应用方案，主要表现在以下几个方面：
一．标准进销存、财务、GSP管理软件
适用于中小型医药流通企业的经营管理需要。系统提供销售、采购、仓存、核算、应收、应付、账务核算、GSP等功能模块。销售模块提供销售订单、销售发票、销售出库单、委托代销出库单等多种单据，可以进行销售订单的跟踪，销售的统计，委托代销业务的处理等。采购模块提供采购订单、采购发票、采购入库单、受托代销入库单等多种单据，可以进行采购订单的跟踪，采购价格的比较，受托代销业务的处理等。库存模块包括商品的出入库管理、库存调拨、盘点、存量比较、库存分析等功能。应收应付包括收款、付款的核算及往来对账的处理、到期债权（务）列表的输出等功能。GSP模块提供标准的GSP管理表单。
二．适应医药连锁销售及配送中心使用的软件系统
适用于统一管理、集中采购配货、连锁销售的医药联锁企业的经营管理需要。按使用部门可以分为总部运用、配送中心运用及销售前台运用3部分。整个系统通常基于广域网构架或互联网，采用大型数据库系统。
    总部运用主要包括GSP管理、合同管理、定单管理、收付款管理、批发销售管理、应收应付管理、各种综合查询、接收上传数据及数据维护等功能。
    配送中心运用包括GSP管理、商品入库验收、配送发货、盘点、库存调拨、运输管理、自动配送线路安排及数据传送等功能。
    销售前台运用主要包括前台零售销售管理和GSP管理等模块，使用PC机开票销售，包括自动识别商品、打印票据、各种收款方式、销售统计等功能；后台包括连锁店基本信息管理、入库管理、盘点、调拨管理、各种综合查询及数据上传管理等功能。
    三. 适应专卖店、便利店、加盟店使用的软件
    适用于各类商品专卖店、便利店、加盟店，包括前台PC机开票销售、后台包括商品管理、库存管理、自动补货管理、自动订货管理、促销管理、实时监控管理、各种综合查询及数据上传管理等功能。
四．跨地区企业集团运用
目前企业基本采用以下三种企业集团运用解决方案：
　　（一）集中式解决方案
　　（二）分布式解决方案
前面，我们介绍了国内几家著名软件厂商开发销售的GSP、财务、业务系列软件及相关模块包如行业版软件包（含各业务系统、价格管理、连锁配送等），GSP管理，GMP管理，饮片零售/中草药零售管理等子系统，从中可以看出，各个软件模块的功能特点及其操作方法基本是大同小异。由于不同的医药流通企业的业务流程不尽相同，单据也各有千秋，所要求的报表资料也有差别，为尽可能满足企业的需要，各个软件商开发的软件系统大都提供了一系列自定义功能，如自定义流程、自定义单据、自定义报表、自定义套打格式等；同时还提供了独具医药特色的价格管理、信用管理、存量管理、保质期管理、库龄管理、质检管理等。通过应用这些软件系统，帮助企业建立科学管理的质量体系，降低企业质量管理成本，提高质量管理技术、效率和水平，增加部门的资源共享程度，增进质量管理活动和其他企业管理活动的配合程度，为质量评价和质量改进提供科学准确及时有效的分析数据，全面提升企业的质量管理活动，达到全面质量管理信息化的目的。因此，为了更好地实现GSP、财务、业务一体化的目标，企业内每个涉及到GSP、财务、业务一体化业务流程和工作岗位的人员，都需认真学习与掌握本企业所购置（或开发）的GSP财务业务一体化相关软件的构成、模块功能和操作流程。只有认真学习，认真操作，用好GSP财务业务一体化软件，才能跟上飞快发展的形势，使企业更上一层楼。下面，我们先介绍在一般情况下，医-企业GSP、财务、业务一体化的基本目标如下：
主管领导：及时、可靠地得到GSP管理、业务、财务信息，对质量管理信息、业务经营业绩进行量化分析，帮助正确决策。
财务部门：进销存软件系统能与财务账务核算（总账）、应收账款模块、应付账款模块无缝接口，进销存软件系统与GSP软件模块无缝接口，达到GSP、业务、财务一体化要求。
采购部门：按GSP管理规范要求开展采购业务，密切供应商关系，保障供给，降低采购成本。
库管部门：按GSP管理规范要求开展库存管理业务，及时处理出入库业务，进行批次、保质期等本企业业务性质的管理，库存优化结构管理，安全性控制。
销售部门：按GSP管理规范要求开展销售业务，密切客户关系，促进销售，完善信用控制；
质量管理部门：按GSP管理规范要求开展质量管理业务，实现首次经营审批对业务流程的控制；以仓库管理为核心的物流质量控制流程；台账数据的自动整合；实现GSP认证表单、台账资料的集成。

下面，我们开始介绍GSP、财务、业务一体化系列软件中主要模块的功能：
所谓功能模块，是指GSP、财务、业务软件中具备相对独立地完成质量管理、财务、业务数据、文字录入、处理和输出功能的各个部分。一般地说，财务软件功能模块主要包括财务处理（如“总账”模块）、往来单位核算（如“应收款管理”模块、“应付款管理”模块等）、固定资产核算管理、工资核算管理、存货核算、成本核算、会计报表编制等模块；而业务软件功能模块主要包括采购管理、销售管理、库存管理、客户管理（CRM）、合同管理等模块。质量管理模块主要包括GSP质量管理模块。
在GSP 质量管理系统中对首营企业进行审批、采购入库检验、退货处理、药品养护、出库复检以及不合格品管理等操作流程，在各个流程当中，根据GSP的国家标准要求提供了全面的面向不同药品、药剂的质量管理文件文档单据。
当然医药批发零售企业的信息化建设除上述模块外，还可包括其他标准子系统，如人力资源管理模块、绩效管理模块、客户管理模块等，可以跟踪并综合反映企业经营的全过程，累积企业管理决策所需要的管理和控制信息，涉及企业的计划管理、供需链管理、成本核算管理、质量管理等。
五．医药批发零售流通企业软件GSP应用特点
药品按批号管理、保质期管理、价格管理和特价管理、客户和供应商管理，支持同一商品多种计量单位、不同的盘点方式、销售环节的配方录入、多种编码体系、商品别名查询、条码、店内码、助记符、辅助码、送的特殊性等模块功能，是为了医药批发零售企业遵守GSP的规范要求，体现医药流通行业的特殊性而开发的常见功能。常见的软件模块也支持超大规模应用的统一控制和管理，如门店管理、配送体系，数据交换方式，多价格体系（按区域、门店性质任意组合），管理权限由总部集中控制等。按照GSP标准，在采购批发、配送中心及各零售门店等业务部门的日常业务过程中，软件系统均可对药品的品名、规格、生产批号、生产单位、批准文号、经办人、购销对象、检验记录、退换货记录等有关质量内容作详细记录；对药品进行安全性检查，以求最大限度的降低经营的风险；改进总部与分店间物流的管理，针对药品的流通环节，规范和明确每一环节的任务和要求，使药品在各部门之间的流动更合理、更快捷，对药品的流通环节进行监控，对药品库存及配送进行科学的管理；同时加强对分店药品销售及公司库存的管理，并在此基础上实现公司库存的计划订货，公司对分店的自动调拨以及分店之间的药品调配，缩短订货周期，增强送货的及时性、可靠性，并最大程度地减少库存的积压，以提高经营管理水平，减少企业的经营成本。
1、常见的医药批发流通型的基本业务流程图（略）
上图显示该医药批发企业应使用的软件模块，是针对我国常见的医药经营现状的采购、库存、销售、客户、GSP管理等业务与财务一体化的专业管理系统，按照医药流通企业的规范化和标准化全面管理。其应用重点在于以下几个方面：
规范业务流程，便于实施科学的管理控制，强化对首营药品和首营供货商的审批程序；严格的质量管理，达到GSP认证的标准，实行合同管理、价格管理、货位管理，为医药流通企业进行GSP认证奠定基础；低库存占用，杜绝积压与缺货情况； 及时准确地了解通路中各节点的销售情况和库存情况；短供货周期，提高对市场的响应速度；对客户的信用额度控制，降低财务风险；对业务员考核，建立综合评价体系；及时获得准确的统计分析资料，掌握市场动态，决策更有依据；多样的结算方式，更好的为客户服务；合格的效期管理，杜绝近效期商品滞留在库中；信息公告发布，实现办公自动化等。
 　　
2．常见的医药零售连锁流通型的基本业务流程图（略）。
　 上图应运用针对我国医药经营现状的采购、库存、配送、门店销售等业务与财务一体化的专业管理软件系统，整合医药连锁企业的各个环节，按照医药连锁企业的规范化和标准化全面实现管理。其应用重点在于：
规范业务流程，便于实施科学的管理控制，强化对首营药品和首营供货商的审批程序；严格的质量管理，达到GSP认证的标准，实行合同管理、价格管理、货位管理，为医药流通企业进行GSP认证奠定基础；降低库存占用，杜绝积压与缺货情况; 及时、准确地了解通路中各节点的销售情况和库存情况; 缩短供货周期，提高对市场的响应速度；真正实现统一配送、统一仓储管理；加强对门店的控制，实现对药品停售的统一控制，实行多元化的价格体系；及时获得准确的统计分析资料，掌握市场动态，决策更有依据；减少财务风险，加强与供应商和客户的信用联系；更加了解自我，从而可实现资源的合理调配；严格的效期管理，杜绝近效期商品滞留在库中等。
前面谈到，实施GSP、财务、业务一体化是一个比较复杂的过程，企业应根据本企业自身特点，制定出确实可行的实施计划，逐步按即定计划实施。除了选择适合本企业的GSP财务业务软件，甚至进而相应地二次开发外，还要做以下工作：
医药流通企业GSP、财务、业务一体化的岗位设置、业务流程及其培训；
运行环境设置：如常见的医药连锁企业设置了四套应用软件程序：①服务器端管理系统，安装在总店、二级配送中心或门店的服务器上。② 总店客户端管理系统，安装在总店的每台客户机上。③二级配送中心客户端管理系统，安装在二级配送中心的每台客户机上。④门店客户端管理系统，安装在门店的每台客户机上。因此，服务器为每个客户端提供各种应用服务，用户不需做任何操作。它接受客户端的请求、解释和处理由客户端传入的数据。在客户端，各个软件模块系统提供了相应的功能，辅助处理日常业务。
保证软件运行的速度，保证数据的安全，并能够负荷企业未来发展的要求，这是选用服务器的原则。服务器的硬件配置情况需依据网络规模的大小及软件应用规划而定。客户机，目前一般按以下标准选择：CPU：PII或以上；内存：128MB或以上；为了保证操作系统及软件能够正常工作，系统盘的剩余空间一定要充足。显示器：至少为VGA系列，分辨率在800×600或以上。打印机：各类支持Windows的打印机。
 而服务器软件，首先是操作系统，通常采用Windows2000 Server，或Windows XP等；其次，数据库系统，通常采用MSSQL Server7.0，或MSSQL Server2000等；其他如IE6.0浏览器等。
客户机的操作系统，通常可选择以下任一版本作为客户端的操作系统：Windows98，WindowsMe，Windows2000 Professional，Windows XP等。
 无论是基于INTERNET还是建设局域网，服务器在整个软件应用方案中所起的作用主要是存取数据。它接受客户端的请求、根据已定义好的业务逻辑解释由客户端传入的数据、依请求类型的不同向SQL Server数据库存入或提取数据。因此，在服务器上我们必须相应地安装：SQL Server数据库、服务器端应用程序。
客户端由多个应用程序包支撑，如业务处理系统、服务器管理系统、打印模版设计系统等等。它们是软件和用户交互的接口，接受并向服务器发送用户的请求，以及向用户反馈处理的结果。在每台客户机上，只需安装客户端应用程序即可。
医药流通企业基础设置及其录入 如药品（存货）分类、药品（存货）目录（档案）、客户分类、客户档案、供应商分类、供应商档案、产品分类、产品目录（档案）、产品成本结构、采购付款条件、销售赊销条件、销售发运方式、结算方式、计量单位、数据精度、企业部门设置、员工名录及所属部门、会计科目、记账本位币、外汇汇率、仓库档案、货位档案、价格信息、GSP标准、等等。
权限控制： 主要为GSP管理系统操作而进行的操作人员设置，针对不同的操作员，赋予不同的用户组和不同的操作权限而增加此功能。包括用户组设置、用户设置、权限分配功能。数据权限设置：主要用于对用户进行数据权限设置和授权。包括数据权限默认配置、数据权限设置和金额权限设置功能，如，数据权限默认配置对业务对象可设置记录级权限控制和字段级权限控制。数据权限设置是对用户操做的业务对象进行数据权限分组、分配和授权设置。
由于目前市场上销售的GSP、财务、业务软件还提供了自行设置单据格式的功能，因此，基础设置，则还包括企业自己的采购订单、销售订单、入库单、出库单、本企业专用销售发票、费用分配（计提）单等单据格式。
初始业务（采购、销售、库存等台账数据及必需的单据）、财务数据的准备及其录入。
对于不同开发背景或不同的软件开发商来说，目前商品化的GSP、财务、业务软件的功能模块的基本子（明细）功能2。

以下，我们列举常见的进销存系统及GSP管理软件系统的基本“菜单”，以供参考
上表所列GSP的“日常操作”，主要是指GSP系统各种表单的录入、审核等功能，包括：采购到货质量检验业务流程、销售退货质量检验业务流程、库存药品质量养护检业务流程、不合格药品处理流程、出库质量复核业务流程、在库养护检查质量复检业务流程、首营企业首营品种审批流程、特殊药品管理、日常办公管理等业务操作流程。
表4-8列示了常见的医药连锁配送集成模块的主菜单，该模块以达到统一进货，统一配送，统一定价，统一库存，统一结算连锁管理模式为目的。该连锁经营软件模块由3部分构成，即连锁总部、物流中心、连锁分店。连锁总部负责采购中心、财务中心、信息处理中心职能；物流中心负责连锁配送、商品储运；连锁分店对自身存货和销售管理。
  当开始运行GSP、财务、业务软件系统后，企业原来的业务原始单据和财务手工填制的凭证、账簿还不能立即取消，应与上马的GSP、财务、业务一体化软件制作的单据、凭证、账簿并行一段时间，即在GSP、财务、业务一体化项目试运行阶段，需要认真测试、复核数据，确保账证相符、账账相符，勾稽关系正确，业务数据能正确过渡到财务系统上。根据试运行阶段发现的问题，与软件厂商共同探讨解决问题，进而不断完善GSP、财务、业务一体化管理措施、制度、业务流程和单证流转程序。                                                                                                                                                                                                                                      

< 医药流通企业GSP财务业务一体化项目实施的基本方法（二）>

对于不同开发背景或不同的软件开发商来说，目前商品化的GSP、财务、业务软件的功能模块的基本子（明细）功能2。

 
 GSP管理模块基本结构   
模块 范围 子功能   
　 功能设置 分类体系设置
基础档案设置
单据设计
选项设置   
G 　 　   
S GSP管理文件 GSP质量管理手册    
P 　 GSP程序文件    
管 　 GSP管理制度分类    
理 　 GSP管理制度档案    
模 　 GSP标准分类    
块 　 GSP标准档案    
　 　 有质量问题典型案例    
　 　 设施类型设置    
　 　 设施档案设置    
　 　 　   
　 　 质量检验管理　   
　 日常操作     不合格品管理   
　 　 库存养护管理    
　 　 特殊药品销售管理    
　 　 设施管理    
　 　 GSP日常办公管理    
　 　 单据列表    
　 　    
　 账表 账表管理    
　 　 不合格药品销毁台账    
　 　 报损药品台账    
　 　 药品出库质量复核台账    
　 　 质量查询台账    
　 　 计量起居管理台账    
　 　 中药标本管理台账    
　 　 近效期催销表    
　 　 　 

以下，我们列举常见的进销存系统及GSP管理软件系统的基本“菜单”，以供参考
 
             “GSP质量管理”模块明细菜单   
一级菜单 二级菜单 三级菜单   
功能设置 分类体系设置  1．药品（存货）分类     
　 　 2．客户分类     
　 　 3．供应商分类   
　 　 4．地区分类   
　 　 　   
　 基础档案设置 1．药品（存货）档案   
　 　 2．客户档案   
　 　 3．供应商档案   
　 　 4．计量单位   
　 　 5．部门设置   
　 　 6．员工名录及所属部门   
　 　 7．仓库档案   
　 　 8．货位档案   
　 　 　   
　 
单据设计 　   
　 
选项设置 　   
　 　 　   
GSP管理文件 GSP质量管理手册 　   
　 GSP程序文件 　   
　 GSP管理制度分类 　   
　 GSP管理制度档案 　   
　 GSP标准分类 　   
　 GSP标准档案 　   
　 有质量问题典型案例 　   
　 设施类型设置 　   
　 设施档案设置 　   
　 　 　   
　 　 　   
日常操作 质量检验管理  1、药品入库质量验收记录单   
　 　 2、注射剂澄明度检查记录单   
　 　 3、进口药品入库质量验收记录单   
　 　 4、药品退货质量验收记录单   
　 　 5、药品检验报告书   
　 　 6、药品质量复检通知单   
　 　 7、检品抽（送）验单   
　 　 8、药品质量复检记录单   
　 　 9、药品质量处理通知单   
　 　 10、验收异常质量状况记录单   
　 　 11、破损药品登记册   
　 　 12、退货药品汇总分析表   
　 　 13、崩解时限测定记录单   
　 　 14、药品质量信息反馈单   
　 　 15、中药材、饮片入库质量验收记录单   
　 　 16、贵细中药材入库质量验收记录单   
　 　 17、医疗器械质量验收记录单   
　 　 18、化学试剂质量验收记录单   
　 　 19、玻璃仪器质量验收记录单   
　 　 20、滴定液配制及标定记录单   
　 　 21、化学试剂检验报告书   
　 　 22、医疗器械检测报告书   
　 　 23、玻璃仪器检测报告书   
　 　 24、药品质量档案   
　 　 25、信息传递反馈单   
　 　 26、化验室检品登记表   
　 　 27、药品质量查询登记表   
　 　 28、药品质量查询处理结果记录单   
　 　 29、季度医药商品质量信息报表   
　 　 30、中药标本管理记录单   
　 　 　   
　 　 　   
　 不合格品管理  1、药品拒收报告单   
　 　 2、不合格药品报损审批表   
　 　 3、报损药品销毁通知单   
　 　 4、不合格药品销毁结果存根   
　 　 　   
　 库存养护管理  1、库房温湿度记录单   
　 　 2、库存药品质量养护检查记录单   
　 　 3、药品养护确认表   
　 　 4、药品养护档案   
　 　 5、药品养护质量问题摘要   
　 　 6、药品停售通知单   
　 　 7、药品启用通知单   
　 　 8、药品出库复核记录单   
　 　 9、库外温湿度记录表   
　 　 10、重点养护品种确认汇总表   
　 　 11、中药材、饮片出库质量复核登记表   
　 　 　   
　 特殊药品销售管理  1、麻醉药品用药销售记录单   
　 　 2、一类精神用药销售记录单   
　 　 3、二类精神用药销售记录单   
　 　 4、放射性药品用药销售记录单   
　 　 5、毒性药品用药销售记录单   
　 　 6、戒毒药品用药销售记录单   
　 　 　   
　 设施管理  1、天平及精密仪器使用记录单   
　 　 2、设施检查登记表   
　 　 3、设施使用记录表   
　 　 4、设施维修记录表   
　 　 5、设施保养记录表   
　 　 6、设施报废审批表   
　 　 7、强制检定工作计量器具历史记录卡   
　 　 8、非强制检定计量器具历史记录卡   
　 　 　   
　 GSP日常办公管理  1、首营企业审批表   
　 　 2、首营药品经营审批表     
　 　 3、药品不良反应报告   
　 　 4、合格供货方档案表   
　 　 5、商品质量、质量管理征询意见书   
　 　 6、纠正和预防措施通知书   
　 　 7、个人健康检查档案表   
　 　 8、商品质量、商品价格、销售服务征询意见书   
　 　 9、年目标规划   
　 　 10、年经营指导思想和经营方针   
　 　 11、年重点工作目标   
　 　 12、年方针目标展开图   
　 　 13、方针目标实施情况评价汇总表   
　 　 14、经营目标责任制检查表   
　 　 15、GSP管理内部评审记录   
　 　 17、顾客投诉受理卡   
　 　 18、季度质量方针目标考核表   
　 　 19、质量事故分析报告书   
　 　 21、有质量问题典型品种事例   
　 　 22、中药饮片分装记录   
　 　 23、年职工教育培训计划   
　 　 　   
　 单据列表 　   
　 　 　   
　 　 　   
账表 账表管理 　   
　 不合格药品销毁台账 　   
　 报损药品台账 　   
　 药品出库质量复核台账 　   
　 质量查询台账 　   
　 计量起居管理台账 　   
　 中药标本管理台账 　   
　 近效期催销表 　   
　 　 　 

上表所列GSP的“日常操作”，主要是指GSP系统各种表单的录入、审核等功能，包括：采购到货质量检验业务流程、销售退货质量检验业务流程、库存药品质量养护检业务流程、不合格药品处理流程、出库质量复核业务流程、在库养护检查质量复检业务流程、首营企业首营品种审批流程、特殊药品管理、日常办公管理等业务操作流程。
表4-8列示了常见的医药连锁配送集成模块的主菜单，该模块以达到统一进货，统一配送，统一定价，统一库存，统一结算连锁管理模式为目的。该连锁经营软件模块由3部分构成，即连锁总部、物流中心、连锁分店。连锁总部负责采购中心、财务中心、信息处理中心职能；物流中心负责连锁配送、商品储运；连锁分店对自身存货和销售管理。

 

< 医药流通企业GSP财务业务一体化项目实施的基本方法（三）>

由于目前市场上销售的GSP、财务、业务软件还提供了自行设置单据格式的功能，因此，基础设置，则还包括企业自己的采购订单、销售订单、入库单、出库单、本企业专用销售发票、费用分配（计提）单等单据格式。
基础设置准备完，企业就要录入初始业务（采购、销售、库存等台账数据及必需的单据）数据、财务数据。即输入本企业的期初结余数据、结余金额和期初差异或期初差价；一般情况下，业务数据可以按每笔单据输入，也可输入总的结余数量和结余金额；输入完后，进行期初记账，并进行正确性的校验，从而完成手工账与计算机账的连接，使财务数据、业务数据具有连续性。
测试：如前所说，在建立正式账套之前，企业一般应先测试财务、业务、GSP软件的各个模块的功能，严格按照软件系统的说明书和应用教程进行测试，如无问题，才开始建立正式的账套。
各种商品化（如“用友”、“安易”、“金蝶”等）的GSP、财务、业务一体化软件的各个模块，基本都是按一体化要求而设计的，因此，各个模块的数据可以融会贯通，彼此有机地结合成一个整体，实现资金流与物资流管理的统一，借以满足企业整体经营管理的需要。这里，我们主要介绍的应收款管理、应付款管理、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算等基本模块的一体化实务使用来展开介绍。
一． 测试内容
按模块测试
 （一）采购模块
1．单据：采购订单、采购入库单、采购退货单、采购专用发票、红字发票。
操作：根据订单（或到货单）生成入库单；入库单与发票的结算（核销）；红蓝发票的结算；
订单的审核、关闭。
2．主要报表的查询：订单列表、入库单列表、发票列表、结算单列表、采购明细表（与发票列表结果相同，即所有采购发票入库明细）、入库明细表（货到票到明细）、结算明细表（所有结算单的统计）、结算统计表（与明细相同）、采购统计表（与明细相同）、入库统计表（与明细相同）、结算统计表（与明细相同）、综合统计表、货到票未到统计表、票到货未到统计表、在途货物一览表、订单执行统计表等。
3．对业务查询统计较有作用的表：订单执行统计表、综合统计表、货到票未到统计表
4．测试应达到的结果：单据的生成、传递相应模块、汇总到相应报表数据的准确性没有发现问题；月底结账无异常。
（二）销售模块
1．单据：销售订单、销售发货单、销售专用发票、退货单、红字专用发票。
2．操作：根据订单生成发货单；订单的审核、关闭；发货单的审核；根据发货单生成发票。
3．主要报表的查询：订单列表、发票列表、发货单列表、销售收入明细账、销售成本明细账、发货明细账、销售统计表、发货销售统计表（统计发货、开票及回款情况）、进销存统计表（统计商品的入库数量、金额；销售数量、金额、成本；销售毛利及商品结存数量、金额）、发货明细表、销售明细表等。
4．对业务查询统计较有作用的表：发货销售统计表、进销存统计表。
5．测试应达到的结果：单据的生成、传递相应模块、汇总到相应报表数据的准确性没有发现问题，月底结账无异常。
（三）库存管理模块
1．单据：其他入库单、其他出库单、盘点单、调拨单、组装单、拆卸单、货位调整单、等。
2．操作：审核入库单；根据发货单生成销售出库单；审核其他入、出库单；审核调拨单；盘点单等的制单；月底内部对账。
3．主要报表的查询：出入库流水账、批次台账、库存台账、收发存汇总表、存货批次汇总表、货位结存表等。
4．对业务查询统计较有作用的表：批次台账、库存台账、收发存汇总表、货位结存表。
5．测试应达到的主要结果：单据的生成、传递相应模块、汇总到相应报表数据的准确性没有发现问题；月底结账无异常。
（四）存货模块
主要是对各模块传递过来的单据进行记账，生成凭证，属于财务成本模块。
1．主要测试内容：各种单据的记账与反记账；暂估业务的处理；各种单据生成凭证；月底商品零数量非零金额自动生成调整单据的处理；以前月份销售成本的调整；月底与总账系统对账。
2．测试重点：货到票未到的月底成本暂估处理；本月入库发票与上月入库单金额不符但上月已有销售出库且已按暂估成本生成成本凭证的处理。
3．账表：暂估商品余额表；收发存汇总表；科目总账；凭证列表等。
4．测试应达到的结果：单据的记账、传递相应模块、汇总到相应报表数据的准确性没有发现问题；月底结账无异常。需重点注意的是本月发票与上月入库单金额不符但上月已有销售出库且已按暂估成本生成成本凭证的处理。
（五）应收模块
1．主要测试内容：对销售模块传来的发票进行审核，生成收入凭证，收款结算。
2．测试应达到的结果：数据的准确性没有发现问题，与销售模块衔接很流畅，月底结账无异常。
（六）应付模块
1．测试内容：对采购模块传来的发票进行审核；付款结算并生成凭证，或在总账中手工做凭证。
2．测试应达到的结果：数据的准确性没有发现问题；与采购模块衔接很流畅；月底结账无异常。
（七）网络测试
如果登录局域网中的一台服务器，可输入该服务器的机器名或IP地址。如果登录互联网中的一台WEB服务器，可输入该服务器的IP地址或网址（如：211.100.8.30或www.justsoft.com.cn）。测试连接：验证该PC机与服务器的信息通道是否畅通。填好服务器地址后，点击软件有关的“测试连接”按钮，如果界面反馈“连接成功”的信息，即表示可与服务器正常通讯了。如果提示“连接失败”，可能是由以下原因引起的：
1．连接该PC机与服务器的网络硬件（网卡、网线等）出现故障。
2．检查PC或服务器上的操作系统，网络设置是否有问题，能否查找的对方的计算机。
3．服务器端的IIS服务是否正常启动，如果没有，请重新启动IIS服务。如果重新启动仍然失败，就需重新安装了。
二．软件流程测试中的主要问题
业务与财务软件总的流程中主要环节在于：采购模块与应付模块的衔接以及应付模块与总账模块的衔接问题。目前的大部分财务软件只是由应付款模块处理发票的审核、结算工作，不生成凭证，相应凭证由总账完成。因此，需财务人员人为把关。
在业务上采购管理模块与存货核算模块，关于本月采购发票与上月入库单金额（即上月已入库）不符，但上月已有销售出库且已按暂估成本生成成本凭证的处理问题。目前尚未有好的办法，只有财务人员人为查询单据，进行相应的调整。目前，商品化GSP、财务、业务软件在业务流程方面不存在大的问题，只是在小的方面，诸如用户不完全了解软件而在设置参数、自定义项等存在不尽完善的地方，从而造成一些使用上的不便与不利等，应及时向软件商及维护人员提出，尽早发现问题，并予以解决，或委托软件商进行二次开发。
在建立账套之前，企业还需过一道门，需要先设置数据库，为了保证数据库的安全，我们通常要在数据服务器的相关软件如SQL Server中设置能够登录数据库的用户名和用户密码。比如，在某一企业管理软件里，如果要管理数据库，须先通过SQL Server身份认证，才能与数据库建立连接。其操作步骤是，在设置数据库时，网络系统管理主管需输入“数据库服务器名称”，即输入要连接的数据库服务器的机器名；输入“数据库登录账号”，即输入能够登录数据库的账号；输入“数据库登录口令”，即输入这个账号的登录口令。在输入完成，点“确认”按钮，系统确认无误后，便与数据库建立起连接。通常这时企业才能在软件网络主控台执行新建或删除账套的操作了。
三．建立账套及其参数
首先，企业要用财务软件、业务及GSP软件为本企业建立数据共享的一套账，账套是相互关联的财务数据、业务数据构成的一系列数据文件，每个账套有一个专用的账套代码。通常情况下，商品化的GSP、财务、业务软件可以允许用户建立多套账并分别对各个账套建立相应的基础参数设置。一旦账套建立后，就须设置相应的各种基础参数如单位信息、会计科目、核算类别、业务分类、编码方案、数据精度、财务分工等，以及各种报表等内容。基础信息是所有系统操作的基本信息来源，贯穿于整个系统的业务流程。基础信息的准确性直接影响到整个系统数据的有效性和准确性，所以在进行基础信息录入时一定要保证其准确性。
对于新用户，首先建立新账套，输入企业信息，确定企业的工业或商业等企业性质，然后设置基本信息，包括如前所述的编码方案、数据精度、分类体系、编码档案等基础信息，及各种自定义项、企业各种特殊报表等内容的设置。
目前，常见的网络版软件均提供一个“系统管理”控制模块（主控台），它是系统管理员用来管理和设置账套的工具，其主要功能如：提供基础信息管理功能，包括商品信息、客商信息、供应商信息、职员信息、门店信息；新增或注销其他操作用户；给每个用户设置操作权限；汇总零售单据；完成总店的设置，及时与总店交换数据（门店专用）；做账套日结、月结和年结；等。
（一）账套信息
账套信息，一般情况下，包括以下内容：账套号、账套名称、账套路径、启用会计期，等。有的软件商开发的网络版软件，其设置了不同的账套类型，如账套有三种类型，医药总店、医药门店、二级中心。建什么类型的账套取决于数据服务器的角色，如果这个服务器是总店（总部）的服务器，则必须选择第一项；如果这个服务器是门店的服务器，则须选择第二项；如果这个服务器是二级配送中心的服务器，则选择第三项。
账套号：目前国内大多数软件商提供的GSP、财务、业务软件可以让用户建立多套账套。用户可以自由设定账套序号，但不能与其他账套号重复；
账套名称：一般情况下，录入用户的全称；
账套路径：是放置所输入的账套的路径，各软件商的软件放置的路径不一样，但基本上是电脑技术维护人员比较熟悉或大家基本默认的路径。
启用会计期：需录入企业启用的年份、月份。
账套管理员（或系统管理员）：设置账套管理员用户，作为系统用户，通常他具备操作软件模块的重要权限，如，“基础信息”、“零售汇总”、“每日结账”、“与总店通讯”和“账套工具”等。
（二）单位信息
（三）核算类型
（四）分类信息
（五）编码方案
设置编码规则，规定编码的级次及各级编码的长度，也是为了分级管理的需要。大多数商品化软件的编码方案，可以自由定义存货分类、地区分类、客户分类、收发类别、部门、结算方式、成本对象的编码方案。编码方案中的“最大级次”、“最大长度”、“单级最大长度”等内容一般由软件商在提供的软件中已经确定，无法修改。
比如，规定存货分类编码级次的相关内容如下：“最大级次：8”，说明该存货分类最多只能分为8级；“最大长度：12”，说明企业存货分类在最大级次的范围内，无论分有多少级，但所有存货分类级别的编码加起来不能超过12位数；“单级最大长度：9”，说明每一级存货分类编码最多只能为9位数。如此，某企业的存货分类为三级，编码级次定为“234”，因此，其级次编码长度为：2 + 3 + 4 = 9，即9低于软件最大长度设定12，符合软件要求，每一级长度也未超过单级最大长度。
1．存货分类：医药流通企业存货分类及存货编码应尽量简单、实用、易于理解，而且这种存货编码方案还应具有一定的可扩充性，并且使同类存货编码能够连续。例如：
第一部分：1位，商品大类；如西药（1）、中药（2）、器械……
第二部分：2位，商品亚分类；如针剂（101）、片剂、散剂……
第三部分：2位，商品细类；如维生素类（10101）、抗生素类……
第四部分：3位，商品流水号；如青霉素（10101001）、麦迪霉素……
第五部分：1位，区分不同规格；如青霉素（10万）（101010011）、青霉素（80万）……
第六部分：1位，区分不同产地（生产厂家）；如青霉素（10万单位、石家庄第一制药厂生产）（1010100111）、青霉素（10万单位、山东新华鲁抗生产）（1010100112）。
存货的完整编号＝级别（分类）编号＋级内编号。级内编号在新增商品时输入。例如，青霉素的完整编号为1010100111。级别编号（101）：第1级（1），西药；第2级（01），针剂；级内编号（0100111）。存货（商品）编号不能重复；存货编号一经确认便不能在对其做更改，须慎重确认无误后再保存。
2．存货档案的内容（项目）： 有的药品有多种叫法，如，名称、通用名、化学名，所以，多数软件系统均提供3种命名方式。
有的软件为方便用户操作而特别设计了“简称”和“助记码”。在录入单据时，只需在商品处录入简称或助记码即可快速调出相应的商品。如“简称”可取名称的前八个汉字，“助记码”可取名称前八个汉字的全拼字头。
不少医药管理软件，如，英克软件、佳软软件设置了“店内码”，如某店内码的编码总长设置为5位，由系统自动生成，第1个商品的编号为00001，后面新添加的商品，店内码依次累加。
其他的存货档案录入项目如下：
单位：常分为五类单位：包装单位、重量单位、长度单位、体积单位、面积单位。用户根据商品选择使用。
规格。
产地。
注册商标。
生产厂商；
批准文号：录入类似“国药器监(进)字23第0005号”的字样。
合格证：通常录入“有”或“无”其中一项。
税率：软件系统通常提供四个级别的税率供选择：0％、6％、13％、17％。在新开业务单据时，系统以此自动计算每种商品的税额，主要是增值税。
剂型：药品分针剂、片剂、散剂、酊剂等剂型。
验收入库分类标识：GSP管理要求，在填写“药品质量验收记录”时，要对药品分类填写。
GMP认证:同一种药品有的是通过GMP认证的，有的则是未通过GMP认证的，进价和售价可能都会有差异。所以，在输入存货档案时需区别录入，如从“GMP认证”和“非GMP认证”两个选项，选择其一。
处方药：为了保障患者用药安全有效，国家要求根据药品品种、规格、适应症、剂量及给药途径不同，对药品分别按处方药与非处方药进行管理。处方药必须凭执业医师或执业助理医师处方才可调配、购买和使用；非处方药不需要凭执业医师或执业助理医师处方即可自行判断、购买和使用。因此，医药流通企业的软件用户需根据国家公布的非处方药目录，确定每一个商品属于“处方药”或是“非处方药”。
报销药：国家规定有的药品属于公费医疗报销药，而有的则不是，因此，录入存货档案时需给予区分。
客商信息。
3．客户分类：客户分类管理，最好根据客户的经营性质或区域对客商进行一下分类。例如：
第一部分：1位，客户大类；如医院（1）、批发商（2）、零售商（3）、……
第二部分：2位，客户亚分类；如北京市（101）、河北省、内蒙古自治区、……
第三部分：2位，客户细类；如东城区（10101）、密云县……
第四部分：3位，客户流水号；如北京仁爱医药经营有限公司（10101001）、昌平金仁堂药店、…
4．客户档案：有关客户档案项目，如： 简称、助记码：简称和助记码是为方便用户操作而特别设计的，以便在录入销售单据时，只需在客户处录入简称或助记码即可快速调出相对应的客户。
业务代表：与该客户洽谈业务的医药流通企业业务员。
认证（GSP）：客户（如医药批发企业、医药零售企业等）中有的通过国家GSP认证，有的则未通过，需加以区分。从“GSP认证”和“非GSP认证”两个选项中，选择其一即可。
应收限额：应收账款信用额度，超过此额度，将不能再开销售单。
5．供应商分类：为了方便对供应商进行管理，最好根据供应商的类别、经营性质或区域给供应商分一下类。例如：
第一部分：1位，供应商大类；如，药厂（1）、批发商（2）、零售商（3）、……
第二部分：2位，供应商亚分类；如，北京市（101）、河北省、内蒙古自治区、……
第三部分：2位，供应商细类；如，东城区（10101）、密云县……
第四部分：3位，供应商流水号；如，北京慈仁制药有限公司（10101001）、石家庄医药批发有限公司……
6．供应商档案项目：
名称：供应商的公司名称。
简称、助记码：简称和助记码是为方便用户操作而特别设计的。在录入采购单据时，只需在供应商处录入简称或助记码即可快速调出相对应的供应商。
业务代表：与该供应商洽谈业务的企业业务员。
认证（GSP）：供应商中有些是经营药品的商品流通企业，他们有的通过了国家GSP认证，有的则未通过，需加以区分。从系统提供的两个选项：“GSP认证”和“非GSP认证”，选择其一。
7．部门分类：按本企业的部门进行设置。
8．职员档案： 将本企业内所有职员的基本信息录入软件系统中。在软件的使用过程中，会调用职员信息库中的职员作为GSP管理、进销存业务管理的“业务员”、“验收员”、“保管员”等。
    职员档案的各信息栏说明：
职员编号。
名称：录入职员的姓名。
简称、助记码：简称和助记码是为方便用户操作而特别设计的。在录入单据时，只需在需要添入职员的地方录入简称或助记码即可快速调出相应的职员。
部门：录入该职员所属部门。
文化程度：指该职员所受教育的程度，如录入：初中、高中、中专、大专、大本、研究生、博士。
工作时间：该职员参加工作的日期。
职称：指职员的技术职称，如录入：主任药师、副主任药师、主管药师、药师、药士、工程师、会计师、经济师等。
其他（略）。
9．门店（零售店）分类：如分为以下四类：①直营店：是指连锁公司的店铺均由公司总部全资或控股开设，在总部的直接领导下统一经营。总部对各店铺实施人、财、物及商流、物流、信息流等方面的统一管理。②加盟店：是指特许者将自己所拥有的商标、商号、产品、专利和专有技术、经营模式等以特许经营合同的形式授予被特许者使用，被特许者按合同规定，在特许者统一的业务模式下从事经营活动，并向特许者支付相应的费用。③自由连锁店：也称自愿连锁，连锁公司的店铺均为独立法人，各自的资产所有权关系不变，在公司总部的指导下共同经营。各成员店使用共同的店名，与总部订阅有关购、销、宣传等方面的合同，并按合同开展经营活动。在合同规定的范围之外，各成员店可以自由活动。④其他：对于不同类别的门店，企业在定义门店配送价时，参考门店类别，确定配送方式（进货价加点、成本价加点、零售价折扣等），和加点或折扣的比率。常见的“进货价加点”、“成本价加点”、“零售价折扣”的计算方式如下：
进货价加点：配送价＝最近进价×（1+比率/100）
成本价加点：配送价＝库存成本价×（1+比率/100）
零售价折扣：配送价＝零售价×比率/100
比率：为加点或折扣的值，空值或0表示不加点。
10．门店档案：
门店的完整编号＝门店分类级别编号＋级内编号。
名称：门店的名称。
简称、助记码：简称和助记码是为方便用户操作而特别设计的。在录入配送单据时，只需在门店处录入简称或助记码即可快速调出相对应的门店。　　　　　　
门店编号：显示门店的编号。
登录口令：门店登录连锁总部时需输入这个密码。
（六）数据精度：数据精度，是定义数据的小数的位数。一般需要对数量、存货单价、开票单价、件数、换算率等数据的小数位数进行定义。企业可以根据本企业的实际情况进行定义。如：
数量小数位:一般情况下，在制作单据、凭证与查账时，按此处定义的小数位输出小数，不足位数将用“0”补齐。例如定义为5位，而数量为10.25米，则系统将按10.25000显示输出。
单价小数位:在制作单据、凭证与查账时，按此处定义的小数位输出小数，不足位数将用“0”补齐。例如定义为5位，而单价为3元，则系统将按3.00000显示输出。
本位币精度：若数据精确到整数（无小数位），则在制单中由汇率、外币计算本位币时，系统自动四舍五入为整数。

 

 

< 医药流通企业GSP财务业务一体化项目实施的基本方法（四）>

一、岗位责任设置及系统管理
为了保证财务、业务、GSP软件能够正常运行，大多数商品化的软件都提供了比较独立的系统管理模块，系统管理模块的操作权由“系统管理员”掌握，他（她）可以确定账套主管、进行操作员的注册管理，增加或减少操作员，给操作员授权或撤权，等。比如，常见的医药流通企业的GSP、财务、业务一体化相关岗位的基本设置如下
（一）财务部门
1．财务主管：制订企业GSP、财务、业务一体化财务管理、会计核算的各项制度；制订财务计划和现金流量计划；审核财务人员录入的凭证；监控财务管理、会计核算的各项活动；安排GSP、财务、业务一体化财务部门岗位职责并检查各岗位人员的工作情况等。
2．总账会计：根据财务主管的安排，编制财务计划和现金流量计划，并报财务主管审批；根据财务软件要求、会计规范和企业财务制度，及时准确录入（除采购结算会计、销售结算会计、成本会计核算的）一般会计业务，如企业总部费用核算等。
3．采购结算会计：审核采购发票录入的准确性，对符合手续的采购发票、入库单及时确认采购成本；进行采购活动的财务分析等。
4．销售结算会计：审核销售发票录入的准确性，对符合手续的销售发票、发货通知单、销售出库单及时确认销售成本；进行销售活动的财务分析等。
5．成本会计：编制成本计划，并报财务主管审批；根据财务软件要求、会计规范和企业财务制度，及时准确录入成本核算的会计业务；并进行成本分析。
6．出纳：根据出纳规范要求，办理出纳业务；录入现金、银行存款等资金的收支业务；编制银行存款调节表等。
（二）采购部门
1．采购主管：制订企业GSP、财务、业务一体化采购管理的各项制度；制订采购计划；审核采购统计员（或采购员）录入的采购订单、入库单；监控采购的各项活动；安排GSP、财务、业务一体化采购部门岗位职责并检查各岗位人员的工作情况等。
2．采购统计（计划）员：根据采购主管的安排，编制采购计划，并报采购主管审批；根据业务软件要求和企业管理制度，及时准确录入采购订单、入库单、采购发票（或审核采购员录入的采购订单、入库单）。
3．采购员：与供应商签订采购合同（订单），并将合同（订单）以订单格式录入计算机；录入采购发票、采购入库单；跟踪合同执行情况。
（三）质量管理部门
1．质量管理主管：制订企业GSP、财务、业务一体化质量管理的各项制度；审核质量统计员录入的各种GSP管理表单；监控质量检验员、仓库养护员的各项活动；安排GSP、财务、业务一体化质量管理部门岗位职责并检查各岗位人员的工作情况等。
2．检验员：按照GSP制度管理要求，开展进出库药品等存货的质量检验手续等工作。
3．养护员：按照GSP制度管理要求，开展库存药品等存货的质量养护等工作。
4．质量统计员：根据质量管理主管的安排，编制企业GSP工作计划，并报质量主管审批；根据业务软件要求和GSP管理制度，及时准确录入各种GSP管理表单等。
四．药品监督管理
国家药品监督管理局印发《药品经营质量管理规范实施细则》对药品批发和零售连锁企业质量领导组织的具体职能规定如下：
A.组织并监督企业实施《中华人民共和国药品管理法》等药品管理的法律、法规和行政规章；B.组织并监督实施企业质量方针；C.负责企业质量管理部门的设置，确定各部门质量管理职能；D.审定企业质量管理制度；E.研究和确定企业质量管理工作的重大问题；F.确定企业质量奖惩措施。
　 同时，对药品的批发和零售连锁企业质量管理机构的主要职能规定如下：
A.贯彻执行有关药品质量管理的法律、法规和行政规章；B.起草企业药品质量管理制度，并指导、督促制度的执行；C.负责首营企业和首营品种的质量审核；D.负责建立企业所经营药品并包含质量标准等内容的质量档案；E.负责药品质量的查询和药品质量事故或质量投诉的调查、处理及报告；F.负责药品的验收和检验，指导和监督药品保管、养护和运输中的质量工作；G.负责质量不合格药品的审核，对不合格药品的处理过程实施监督；H.收集和分析药品质量信息；I.协助开展对企业职工药品质量管理方面的教育或培训；J.其他相关工作。
《药品经营质量管理规范实施细则》对药品批发和零售连锁企业的质量管理机构规定如下：
药品批发和零售连锁企业应设置质量管理机构，机构下设质量管理组、质量验收组。批发企业和直接从工厂进货的零售连锁企业还应设置药品检验室。　　批发和零售连锁企业应按经营规模设立养护组织。大中型企业应设立药品养护组，小型企业设立药品养护组或药品养护员。养护组或养护员在业务上接受质量管理机构的监督指导。药品批发企业从事质量管理、检验、验收、养护及计量等工作的专职人员数量，不少于企业职工总数的4％（最低不应少于3人），零售连锁企业此类人员不少于职工总数的2％（最低不应少于3人），并保持相对稳定。而且，药品批发和零售连锁企业质量管理机构和质量管理工作的负责人，以及质量管理相关工作人员应具备以下条件：
《药品经营质量管理规范实施细则》第九条规定：药品批发和零售连锁企业质量管理工作的负责人，大中型企业应具有主管药师（含主管药师、主管中药师）或药学相关专业（指医学、生物、化学等专业，下同）工程师（含）以上的技术职称；小型企业应具有药师（含药师、中药师）或药学相关专业助理工程师（含）以上的技术职称；跨地域连锁经营的零售连锁企业质量管理工作负责人，应是执业药师。
《细则》第十条规定：药品批发和零售连锁企业质量管理机构的负责人，应是执业药师或符合《细则》第九条的相应条件。
《细则》第十一条规定：药品批发和零售连锁企业药品检验部门的负责人，应符合《细则》第九条的相应条件。
《细则》第十二条规定：药品批发和零售连锁企业从事质量管理和检验工作的人员，应具有药师（含药师、中药师）以上技术职称，或者具有中专（含）以上药学或相关专业的学历。以上人员须经专业培训和省级药品监督管理部门考试合格，并取得岗位合格证书后，方可上岗。从事质量管理和检验工作的人员应在职在岗，不得为兼职人员。
《细则》第十三条规定：药品批发和零售连锁企业从事药品验收、养护、计量和销售工作的人员，应具有高中（含）以上的文化程度。以上人员应经岗位培训和地市级（含）以上药品监督管理部门考试合格，并取得岗位合格证书后，方可上岗。
《细则》第十五条规定：药品批发和零售连锁企业从事质量管理、检验的人员，每年应接受省级药品监督管理部门组织的继续教育；从事验收、养护、计量等工作的人员，应定期接受企业组织的继续教育。以上人员的继续教育应建立档案。
《细则》第十六条规定：药品批发和零售连锁企业在质量管理、药品检验、验收、养护、保管等直接接触药品的岗位工作的人员，每年应进行健康检查并建立档案。
通常企业质量管理部门的内部机构的具体职责如下：
　　1．质量管理组的具体职责：
　　负责企业关于药品质量管理方面规章制度的督促执行；定期对业务、仓储、门市销售等有关部门执行药品质量管理制度的情况进行检查，对存在的问题，提出改进措施。
　　协助企业负责人成立由各有关部门质量负责人及有关人员参加的药品质量管理网络，定期召开会议，沟通质量信息情况，分析研究药品质量及质量管理工作中存在的问题，提出改进措施。
　　了解所收购产品的标准情况，参加药品生产企业产品标准的审定和新产品鉴定，收集国家标准、部颁标准和地方标准资料，登记汇编，分类管理。
　　负责处理药品质量查询，对用户反映药品质量问题填写药品质量查询登记表，结合查看库存药品，根据化验、检测与调查研究结果，按照《药品购销合同管理及调运责任划分办法》，在负责期以内应尽快解决，超过负责期或调拨期亦应及时给以答复。须各部门综合处理的问题，由企业主管负责人协调处理。药品质量查询处理情况按月综合整理，报送有关部门。
　　建立药品质量档案，其内容一般包括品名、规格、质量标准、包装情况、外观、化验报告、质量问题及金额大的药品质量查询、临床疗效反应、用户使用报告、用户访问、有关部门质量抽查报告及药品使用说明书等。药品质量档案可按品种剂型、字头（英文或汉语拼音）和厂名编号，便于检索。
　　负责药品质量信息管理：定期收集药品质量信息，信息内容主要有企业的药品质量验收、检查养护、化验检测及用户访问、生产企业等反映的质量问题，药品监督管理部门停止销售药品的通知等；分析处理药品质量信息，建立药品质量信息管理网络，按质量管理信息系统图进行信息传递与反馈；定期汇总填报国家药品监督管理局规定的“药品质量信息报表”。
　　负责质量不合格药品报损前的审核及报废药品处理的监督工作：药品因质量问题报损时，应根据不合格药品报损审批表进行审核，必要时抽样鉴定，提出处理意见；会同有关部门及时组织报放心药品的销毁。对报废的特殊管理药品及假冒药品需报药品监督管理等有关部门监销，并做好销毁记录，归档备查。
　　负责计量管理工作：对企业使用的计量器具设立管理台账，应定期核对实物，做到账物相符；
对企业使用的属强制检定的计量器具应按检定周期组织送检；对非强制检定的计量器具应与法定计量管理部门商定，定期检定。对检定合格的计量器具标贴“准用证”，并做好历史记录卡；监督企业在计量器具、检测设备及各种公文、报表、药品目录、账册、单据等文字资料上使用“中华人民共和国法定计量单位”字样；对新购置计量器具和仪器进行审核。
　　2．质量验收组具体职责：
　药品质量验收的内容主要包括品名、规格、生产企业、生产批号（含每批的数量）、批准文号、注册商标、合格证、包装质量及药品外观质量等。其药品质量应按照法定的产品标准及合同规定的质量条款对产品质量进行逐批（批号、批次、台）验收。
　　验收药品质量时应同时检查以下内容：药品品名、规格（含量及包装）生产批号、生产企业、化验单号、检验依据、出厂日期、检验部门和检验人员签章；药品的标签或说明书必须注明药品的品名、规格、批准文号、生产批号、注册间标、主要成分、适应症、用法、用量、禁忌、不良反应、注意事项和贮藏条件等。有效期或使用期限的药品，标签上必须标明该药品之有效期或使用期限；分装药品必须附有说明书，在包装上应有品名、规格、批准文号、生产厂名、注册商标、产品批号、分装单位和分装批号，规定有效期的药品，在分装后要说明原有效期；原料药标签应注明质量标准，特殊管理药品和外用药品的标签及包装上应有《中华人民共和国药品管理法实施办法》中规定的标志；药品外包装在药品外包装上必须印有品名、规格（含量及包装）、数量、批准文号、生产批号、注册商标，有效期限或使用期限、生产企业、生产许可证编号、体积、重量、储运图示标志、危险物品的标志。药品包装必须有封口胶条、封口签；注册商标药品标签或包装上必须标明“注册商标”字样或者标明注册标记，只有商标没有注册标记是无效的。
　　对验收合格的药品，质量验收人员应在药品入库凭证上签章、仓库收货人员凭签章后的凭证办理药品入库，财会人员凭签章后的凭证付款。对验收不合格药品，应填写药品拒收报告单，报质量管理部门审核，签署意见后，通知业务部门。
　　对销货退回药品的处理，应按药品的销货退回办理。
　　做好药品质量验收记录并保存5年。
填写药品质量验收记录、注射剂澄明度检查记录要求：可按药品剂型分别填入表内；品名、规格、单位、生产企业按实货填写；生产批号及其数量应逐批填写；批准文号按实际情况填写。注册商标、合格证填写“有”或“无”。进口药品及直接从本地药厂进货的药品需索取检验报告书填备注栏内；有效期限应填写×年×月×日；外观质量度按药品标准性状项下描写。不合格者填写实际情况；包装质量情况，内外包装符合要求填写“合格”，不符合要求填写实际情况；验收结论，根据验收综合情况做出合格与不合格结论。
　　3．化验室职责：
　　化验室应承担企业药品质量的化验和检测任务，提供可靠、准确的化验结论。并应做好以下工作：
　　制订并执行有关化验制度，做好滴定液、精密仪器、计量器具、毒品及危险品的使用管理。滴定液需有专人标定与复标。在滴定液瓶上应有标签并注明标定的浓度、温度、时间、标定人、复标人签字。滴定液一般3个月标定1次。特殊滴定液、用量较少的滴定液及使用和标定的温差较大时，应时用临标。标定滴定液需填写原始记录；化验室使用的仪器、设备应经常检查，定期较正，精密仪器应指定专人保管，设立台账；化验室使用的强制检定计量器具需登记造册，报当地计量行政部门备案，并向其指定的计量检定机构申请周期检定，未经检定或经检定不合格的，不得使用。化验室强制检定的计量器具主要包括：玻璃液体温度计、砝码、天平、酒精计、密度计、糖量计、火焰光度计、分光光计度、比色计、酸度计等。严格毒品使用管理，建立毒品使用登记制度。
建立化验工作流程化验工作流程。
　　药品化验应按照生产时的法定标准规定进行。
（四）销售部门
1．销售主管：制订企业GSP、财务、业务一体化销售管理的各项制度；制订销售计划；审核销售统计员（或销售员）录入的销售订单、发货通知单、出库单；监控销售的各项活动；安排GSP、财务、业务一体化销售部门岗位职责并检查各岗位人员的工作情况等。
2．销售统计（计划）员：根据销售主管的安排，编制销售计划，并报销售主管审批；根据业务软件要求和企业管理制度，及时准确录入销售订单、发货通知单、出库单、销售发票（或审核销售员录入的销售订单、发货通知单、出库单）。
3．销售员：与客户签订销售合同（订单），并将合同（订单）以订单格式录入计算机；录入销售发票、发货通知单、销售出库单；跟踪合同执行情况。
（五）储运部门
1．储运主管：制订企业GSP、财务、业务一体化仓储与运输管理的各项制度；制订储运计划；审核（或由储运计划员审核）采购部门录入的采购入库单、销售部门录入销售出库单；监控储运的各项活动；安排GSP、财务、业务一体化储运部门岗位职责并检查各岗位人员的工作情况等。
2．储运计划（统计）员：根据储运主管的安排，编制储运计划，并报储支主管审批；根据业务软件要求和企业管理制度，及时准确审核采购入库单、销售出库单。
3．仓管员：根据制度要求，履行仓库货物出入库管理和库存货物的保养管理；录入库存保养记录等单据（表格）；跟踪货物批次、有效期的执行情况等。
（六）系统维护部门
1．系统管理主管：参与制订GSP、财务、业务一体化各项管理制度；全面负责计算机系统软件、硬件、网络的正常运行；配合财务主管、业务主管、质量主管设置上机操作人员的权限；培训相关人员上机操作和维护等。
2．系统维护员：遵守GSP、财务、业务一体化各项管理制度，负责计算机系统软件、硬件、网络正常运行的维护；培训相关人员上机操作和维护等。
二、软件模块设置
根据以上部门、岗位职责设置和软件性能，可以考虑在以下部门、岗位安装相应财务、业务、GSP软件模块表4-9。
 
序号 部门 姓名 采购管理模块 销售管理模块 库存管理模块 存货核算模块 成本管理模块 应收账款模块 应付账款模块 总账模块 报表模块 GSP管理模块   
　 采购部门 采购主管 √ √ √ √ 　  √ √ √ √　   
　 　 采购统计员 　√  √  　  　√ 　 √ 　   
　 　 采购员 √    　 　 √ 　 √ 　   
　 质量管理部门　 
质量管理主管 √ √ √  　   　 √ √   
　 　 检验员 √ √ √  　 　 　 　 　√ √   
　 　 养护员　 √ √ 　√ 　 　 　 　 　 　√ √　   
　  质量统计员 √ √ √ 　 　 　 　 　 √ √   
　 销售部门　 销售主管 √ √ √ 　 √　 　√ 　 　√ 　√ 　√   
　 　 销售统计员  √ √ 　 　 　√ 　 　 　√ 　   
　 　 销售员　 　 　√ 　 　 　 　√ 　 　 　√ 　   
　   　  　 　 　  　   　   
　 储运部门　 储运主管   √　 √ 　√ 　 　√ √ 　√ √ √ √　   
　 　 储运计划员   √　 √ 　√ 　 　  　  √ 　   
　 　 仓管员   　  　√ 　 　  　  √ 　   
　 　  　  　 　 　  　   　   
　 系统维护部门　 系统管理主管　   √　 　√ 　√ 　√ 　√ 　√ 　√ 　√ 　√ 　√   
　  系统维护员 　√ √ 　√ 　√ 　√ √ 　√ 　√ 　√ 　√   
　 　      　   　 　 　   
　 财务部门 财务主管 √ √ √ √ √　 √ √ √ √    
　 　 总账会计    √ √　 √ √ √ √    
　 　 采购结算会计 √  √ √ √　 √  √ √    
　 　 销售结算会计 　 √　 √　 √　 √　 √ √ √ √    
　 　 成本会计 　 　 √　 √　 √　   √ √    
　 　 出纳 　 　 　 　 　 √ √ √ √    
　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　   
　 企业领导 总经理 √　 √　 √　 √　 √　 √　 √　 √　 √　 √　   
　 　 财务总监 √　 √　 √　 √　 √　 √　 √　 √　 √　 √　 
  
每一岗位虽然安装了上述软件模块，但并不拥有该模块所有的功能，还需根据具体岗位职责设置相应的权限。
（一） 在GSP、财务、业务一体化软件系统的基础设置模块中
以下的基础设置一般由系统管理员或GSP、财务、业务一体化项目负责人（如财务总监、营运总监，等）设置，并组织录入。
如前所说，商品化GSP、财务、业务软件大都提供了主要单据的自由设计功能，因此，以下业务单据的设计一般也由系统管理员或项目负责人设计。
上述业务单据的录入、审核、查询及作废权限，根据前述的岗位职责及企业所购软件的工作站点多少，分别授权给采购部门、销售部门、GSP管理部门、储运部门的业务员、统计（计划）员、部门主管，以及财务部门的采购结算会计、销售结算会计、成本会计，等。一般情况下，企业的领导如总经理、财务总监、营运总监、系统管理员、质量管理主管等，都有查询业务单据及有关业务报表的权限。
（二） 在GSP、财务、业务一体化软件系统的“总账”（或“账务核算”模块）设置模块中
以下的账务核算基础设置一般由项目负责人（如财务总监、营运总监，等）或财务部门的财务主管（如财务部经理、财务主任）设置，并组织录入。
“总账”模块（或账务核算模块）的有关凭证、单据、账簿的录入、审核、作废、查询、打印等操作权限，由财务总监（或财务主管）根据岗位职责分别授予相关会计、出纳人员。

同理，一般情况下，企业的领导如总经理、财务总监、营运总监、系统管理员等，都有查询财务单据、凭证、账簿及有关业务报表的权限。
（三）“应付账款管理”模块
有关凭证、单据、账簿的录入、审核、作废、查询、打印等操作权限，由财务总监（或财务主管）根据岗位职责分别授予相关采购结算会计、出纳等人员。
（四）“应收账款管理”模块
有关凭证、单据、账簿的录入、审核、作废、查询、打印等操作权限，由财务总监（或财务主管）根据岗位职责分别授予相关销售结算会计、出纳等人员。
（五）“采购管理”模块
有关单据的录入、审核、作废、查询、打印，及有关统计报表、账簿的查询、打印等操作权限，由营运总监（或采购主管）根据岗位职责分别授予相关的采购主管、采购统计（计划）员、采购员、采购结算会计、出纳等人员。
（六）“GSP质量管理”模块
有关单据的录入、审核、作废、查询、打印，及有关统计报表、账簿的查询、打印等操作权限，由营运总监（或质量管理主管）根据岗位职责分别授予相关的质量管理主管、质量统计员、检验员、养护员等人员。
（七）“销售管理”模块
有关单据的录入、审核、作废、查询、打印，及有关统计报表、账簿的查询、打印等操作权限，由营运总监（或销售主管）根据岗位职责分别授予相关的销售主管、销售统计（计划）员、销售员、销售结算会计等人员。
（八）“库存管理”模块
有关单据的录入、审核、作废、查询、打印，及有关统计报表、账簿的查询、打印等操作权限，由营运总监（或储运主管）根据岗位职责分别授予相关的储运主管、储运统计（计划）员、仓管员、会计等人员。
对本单位财务、业务人员的分工和权限进行设置时，请多阅读软件商提供的《系统管理手册》的“操作员设置”部分。大多数商品化的软件提供了对某一功能权限做进一步细化的功能，如希望制单时按科目进行权限控制等，可到“明细权限”功能中进行设置。
正确注册GSP、财务、业务一体化的操作员及其相应的权限，是保证一体化项目能否正确运行的非常重要的手段之一。设置时，既要符合国家的会计制度、财务规范，又要适应企业的GSP管理规范、业务流程、规章制度，使企业的流程、经营特点与软件商提供（或开发）的软件系统密切结合起来，使各个业务岗位、质量管理岗位、财务岗位的职责通过软件的权限设置充分体现出来。企业领导和项目负责人要重视这项工作。
三、系统初始选项
各功能模块还增加“选项”功能，不同模块的“选项”选择企业的设置，决定了软件用户将如何使用本软件模块系统，可以使系统的功能与控制更好地适应企业的实际需要。比如:企业有外币核算，且在日常录入凭证时，都是使用当日汇率折合本位币，那么，应在“选项”中选择“浮动汇率”选项，若企业平时采用月初汇率，则应在“选项”中选择“固定汇率”选项。
其次，软件系统在建立新的账套后（如新的年度开始），由于具体情况需要，或业务变更，发生一些账套信息与核算内容不符，可以通过此功能进行账簿选项的调整和查看。如制单是否序时，汇率方式采用固定汇率还是浮动汇率，明细账每页打印行数等。
进入“总账”（账务核算模块）模块的“选项”后，进入“凭证”、“账簿”、“其他”等界面，可进行总账模块的有关选项的修改。
（一） 凭证
选择“凭证”页签，可查看及修改有关凭证的选项。如：
1．制单序时控制：系统规定制单的凭证编号应按时间顺序排列，即制单序时，如有特殊需要可将其改为不按序时制单，若选择了此项，则在制单时凭证号必须按日期顺序排列。
2．资金及往来赤字控制：若选择了此项，则在制单时，当现金、银行科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。
3．可以使用其他系统受控科目：若某科目为其他系统的受控科目（如：客户往来科目为应收、应付系统的受控科目），一般说来，为了防止重复制单，应只允许其受控系统来使用该科目进行制单，总账系统是不能使用此科目进行制单的，但如果您希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。
4．允许修改他人填制的凭证：若选择了此项，在制单时可修改别人填制的凭证，否则不能修改。
5．支票控制：若选择此项，在制单时录入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票登记簿的功能。
6．凭证编号方式：系统在“填制凭证”功能中一般按照凭证类别按月自动编制凭证编号，即“系统编号”，但有的企业需要系统允许在制单时手工录入凭证编号，即“手工编号”。
（二） 账簿
选择“账簿”页签，可查看及修改有关账簿的选项。如：
1．打印位数宽度：定义正式账簿打印时各栏目的宽度，包括摘要、金额、外币、数量、汇率、单价。
2．明细账（日记账、多栏账）打印输出方式：打印正式明细账、日记账或多栏账时，按年排页还是按月排页。
3．正式账每页打印行数：对明细账、日记账、多栏账的每页打印行数进行设置。
4．凭证、账簿套打：打印凭证、正式账簿时是否使用套打纸进行打印。套打纸是指软件商为账务核算模块专门印制的各种凭证、账簿的标准表格线，选择套打打印时，系统只将凭证、账簿的数据内容打印到相应的套打纸上，而不打印各种表格线。用套打纸打印凭证速度快，且美观。
（三）查询
1．部门排序方式：在查询部门账或参照部门目录时，是按部门编码排序还是按部门名称排序，企业可根据需要在这里设置。
2．个人排序方式：在查询个人账或参照个人目录时，是按个人编码排序还是按个人名称排序，企业可根据需要在这里设置。
3．项目排序方式：在查询项目账或参照项目目录时，是按项目编码排序还是按项目名称排序，企业可根据需要在这里设置。
（四）辅助核算
“总账”（账务核算模块）系统提供的各种辅助核算进行管理，如：个人往来借款的管理，部门管理，项目管理和客户及供应商管理。
如，根据前述的各个模块有机联系共同运用，即将总账、 应收（应付）、业务模块结合运用，则在“总账”选项中，将客户（供应商）核算选择在应收（应付）核算。会计科目可以设置为客户（供应商）往来核算科目，该科目为应收（应付）受控科目。在这种模式下，“总账”系统中没有客户（供应商）往来辅助查询。应收（应付）系统可以执行单据录入、核销、制单、查询等功能。
会计科目：可以直接采用现有的科目，也可以根据GSP、财务、业务一体化的特点对科目进行调整。一般来说，为了充分体现计算机管理的优势，在企业原有的会计科目基础上，应对以往的一些科目结构进行调整，以便充分发挥计算机的辅助核算功能。如果企业只是使用财务软件，而未使用业务软件，则企业经常将原有许多往来单位、个人、部门、项目等，通过设置明细科目来进行核算管理的，那么，在实施GSP、财务、业务一体化项目后，则在使用总账系统时，最好改用辅助核算进行管理，即将这些明细科目的上级科目设为辅助核算科目，并将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。总账系统一般可设置以下几种辅助核算：部门、个人、客户、供应商、项目等辅助核算，以及部门客户、部门供应商、客户项目、供应商项目、部门项目及个人项目等组合辅助核算。一个会计科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在辅助总账和辅助明细账上。
（五）GSP管理模块选项
 本功能主要用于设置企业GSP质量管理系统业务参数及应用模型。通常第一次启用GSP模块时，进入系统即显示系统参数及启用日期设置界面，系统参数默认选项为是，即系统所有与进销存业务模块系统关联的单据可参照生成。如果用户修改系统参数，选择否，则与业务系统相关联单据的数据项为手工输入。GSP模块选项如图4-1所示。