拒绝豆腐渣，三思而后行-教培系统上线前准备

大多数机构在进行在应用教育培训管理系统的时候，是第一次进行信息化建设，所以有的时候难免手忙脚乱，不知所措。对于有些重大事项，如果说控制不好，很可能会造成二次上线这种这种情况，这是对于信心的一个重大的打击，也是对时间的浪费，同时也让金钱受到了损失，是得不偿失的一种经历。就如同您规划好了国庆自驾游，结果走到半路上发现高速堵车了，堵得水泄不通，一堵几个小时，碰巧又没带着尿壶，不知道该怎么办。突然又想起了驾驶本儿没带，身份证也没带，把充满着期待的旅行变成一个糟心的行动。

教育培训系统，在上线之前究竟需要准备些什么工作？其实我们有一个基本原则，那就是谋定而动。您可能觉得这不是废话吗，这还谁还不知道谋定而动，然而实际上还真是大部分机构在上线之前并不知道自己应该准备些什么。

所以很有必要系统多来讲一讲。我们根据这些年的经验，我们总结了八定两侧。十个方面要做的先进的准备工作，下面我们分别来谈一谈。

第一定就是定项目经理，项目经理是一个项目成败的一个最为关键的因素，是项目成败的一半。项目经理的水平、能力，直接导致项目的结果。我们认为一个优秀的项目经理，他应该是一个四有人才。是哪四有，第一他要有时间，第二要有地位，第三要有知识，第四要有脑子。

我们分别说说，有时间，不是指他是个闲人，时间真的充裕，而是在项目期间，本项目工作应该放在他所有工作的第一顺位，这样能保证我们的时间的充足。第二他要有一定的地位，就是在咱们学校里有一定的职务。这有两个好处，第一个它就容易从全局的角度来考虑问题。第二就是底下人容易服从服从命令。如果一个特别新的一个人刚来学校，让他去指导这么大一个工程，那是很艰难的，非常难协调。第三个他要有知识，知识有两个层面，一个是对于学校这边他要了解，对于学校的整个运作的方式、模式这些东西他有一个比较清晰的认识。同时它最好是对软件有一定的了解。第四个是要有脑子，有脑子指的是要有一个分析判断能力，因为我们在考虑去具体的一些细节的时候，细节本身可能有矛盾，需要项目经理拿出一个合理的方案。当然我们说四有人才。那它是比较理想的状态，一般我们做项目的时候，可能学校里边找不到这么一个合适的这么一个人员，但是就是我们给出了这样的标准，咱们尽量往方面去寻找一个比较合适的项目经理。

第二个定就是定需求，我们说教育培训行业，教育行业是一个很大的行业。我们规划整理了一下，细分的领域那就有十几个之多。每一个细分领域之间，的差异还是很大的。软件公司会准备比较丰富的功能，但是学校需要根据自己实际情况去规划自己的需求。举个例子来说，如果您是有固定教室的，以线下为主的培训机构，有一些功能，比如说像微信裂变的分解这样的功能对于您来说可能就不需要。为什么？因为您的服务的客户只能是以教室为中心，一个很小的区域，只能为这个区域内的学生服务。那你微信一裂变，裂变一个天涯海角的学生，你根本就没有办法为他服务，他就不是你的客户。虽然说功能上面准备了，但是这些功能它不会自动的运转的，它必须要有人为此付出努力。要设计自己的推广活动、优惠、转盘，假如根本就不会给学校带来销售机会。这种功能就是没有用的，所以一定要从实际出发，规划自己的需求。只有适合自己的才是最好的。

第三定要定功能，我们刚刚也讲了，就是细分的教育培训领域有十多个多，因此我们准备的功能都很多，就某一个学校来说，要把所有的功能都用上，那几乎是不可能的。还是要根据自己的情况要规划我们提给出的一些功能，比如说有的表单里边内容很多，实际上有些内容根本就用不上那样。他要从我们表单当中给去除掉，反而有一些你很关心的内容，我们没有准备，要给添加上，这些都属于对于功能的确定。

第四要定界限，定的界限是初始化的界限，一般大部分教育机构，在使用系统之前都运行几年了，是有不少历史数据的。这些历史数据我们在上系统的时候要先期导入，导入之前要有一个取舍。不能所有的历史信息都导入了，虽然更加完整但是整理难度太大，周期也太长。如果初始化数据太少，会影响以后的应用。基本的原则首要保证当前学生，其次保证重要信息。比如说我们正在当前开班这些学生，有余额的学生，虽然他现在没有上课，但是他历史上买过课，没有消费完，有余额在里面，那你肯定要把这些信息源的信息要整理进去。还有比如说一些重要的客户，虽然他现在没上课，但是他是VIP客户，重要客户历史上消费有很多，还有还有可能再继续消费，那这种情况，要把他的历史信息要导进去。这些初始化信息要根据实际情况进行取舍，划定一个明确的界限。

第五个就是要定岗位，这岗位比如说我们班主任、助教、教师、校长、财务人员，这些都是岗位，也许您还有一些特殊的岗位，这都有可能，这些岗位它都有各自的职责权限范围，你要事先规划好都有哪些岗位，要做什么工作，有什么样的权限。

第六个定要定流程，流程指的是工作流程。举个例子来说，比如说退款这种情况，什么情况可以退款，哪些情况不能退款？退款的时候有几个节点，分别是哪些岗位的人来处置，谁来发起谁来审批等等，这就是流程。除此之外比如说教师请假的流程，费用报销的流程，这都是流程。当我们讲流程的时候，也要以适用为原则，不能犯流程化。什么是泛流程化，就是大量扩大工作流程的范围。当我们仔细考虑的日常工作的时候，你就会发现很多具体的工作，他都是有流程的。但是如果要是说把每一个工作业务都当作一个流程来处置的话，系统将十分难用，需要大量的人员来进行配合，效率会降低，所以要合理的取舍。只保留有必要的工作流程，不需要的话可以尽量的简化。

第七个定是定报表，有很多的人会认为教培信息系统是万能的，实际上这还真不是。有很多它是实现不了的。比如说做一些报表统计，分析，有一些特殊的一些统计分析，它可能牵扯到不少底层数据。如果是事先我们并没有做出这种规划，系统运行时没有采集这部分数据。那么报表肯定是统计不出来的，所以有一些特殊的报表特殊的统计分析，事先一定要跟软件公司来商量要做哪些报表，然后由软件企业给您做个二次规划，把你需要的内容加进去，这样的话我们才能够统计出来。如果您临时加一个统计，有可能是统计不出来的。

第八个定就是定时间表，就是我们项目从零一直到项目上线，有没有一个具体的时间安排，有几个大的节点，都有哪些哪些人员参与，需要有一个项目的基本规划，另外也对于项目参与的人员他有一种紧迫感。

以上就是我们所说的八定。除此之外还有两测，当然两测有特指，并不是所有的机构进行信息化建设都会用到。在系统有比较多的定制开发的功能的时候，那需要进行α测试与β测试才可以。所谓α测试就是软件公司自己组织的测试，根据您的要求、需求去做的系统测试。β测试是学校要派人参与的测试，我们学校派出人员，最好派年富力强的，知识储备比较全面的这样的人来检测。测试数据选取也是有学问的，尽量的是种类样式尽量要全，各种各样的情况都能测试到，而且要用真实的数据，但是样本量尽量不要选的特别大，只有进行完成B的测试才能够进行系统上线。

具体的系统上线都需要做什么工作，我们将在下一讲要为大家介绍。好，谢谢，今天关于系统上线前准备工作，我们就分享到这里。我们下次见。