OA系统是什么意思？企业为什么要用OA办公系统软件？

阅读本文您将了解：1、什么是OA；2、OA系统是什么意思；2、OA系统功能和对企业重要性

什么是OA？

OA即办公自动化（Office Automation，简称OA），是将计算机、通信等现代化技术运用到传统办公方式，进而形成的一种新型办公方式。办公自动化利用现代化设备和信息化技术，代替办公人员传统的部分手动或重复性业务活动，优质而高效地处理办公事务和业务信息，实现对信息资源的高效利用，进而达到提高生产率、辅助决策的目的，最大限度地提高工作效率和质量、改善工作环境。

OA系统是什么意思？

OA系统即办公自动化系统。它是一种专门为企业和机构的日常办公工作提供服务的综合性软件平台，具有信息管理、流程管理、知识管理、协同办公等多种功能。OA系统可以帮助企业和机构实现信息化、自动化、智能化和标准化，提高工作效率和质量，降低成本和风险，同时为企业的决策提供数据支持和保障。

OA系统的使用场景非常广泛，适用于各种规模的企业和机构，包括政府机构、事业单位、民营企业、国有企业、跨国公司等。OA系统对企业来说至关重要，我们以简道云OA办公系统为例，来看看OA系统对于企业的重要性。

企业为什么要用OA系统？（OA系统之于企业重要性）

以简道云为例，OA系统对于企业办公自动化和管理决策等都有不可或缺的作用，OA系统主要功能如下：

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一、信息管理

1. 集中管理：通过OA系统可以将公司各个部门的信息集中管理，方便各部门之间的信息共享和协作。此外，OA系统还可以实现对公司信息的分类、整理和归档，确保信息的准确性和完整性。
2. 实时更新：可以实时更新公司信息，保证各部门之间的信息同步，避免信息的重复录入和更新不及时的情况。
3. 高效性：提高公司信息管理的效率，减少人工操作和出错的可能性。此外，OA系统还可以通过自动化流程和智能化审批，实现信息的快速传输和处理。
4. 数据分析：OA系统可以对公司信息进行数据分析，帮助企业了解市场趋势和客户需求，为企业的决策提供数据支持。

以考勤管理为例，员工可以通过在线填写表单登记考勤情况，节约沟通汇报成本，人事部门也可以试试掌握员工请假、出差、加班情况，直接生成的仪表盘还对录入数据进行汇总统计，解决了数据分析难题。

二、流程管理

1. 流程规范化：规范流程，减少人工干预和错误，提高流程的标准化程度。
2. 流程透明化：让所有人都知道流程的进度和状态，避免流程中的信息孤岛和沟通问题。
3. 流程可控性：实现流程的可控性，让公司管理者可以方便地监控和管理流程，及时发现和解决问题。
4. 流程分析：可以对流程进行数据分析，帮助企业了解流程的瓶颈和问题，为流程的优化提供数据支持。

由于企业业务较多，物资的管理难度也比较高，员工之间信息共享不及时，物料制作流程混乱，物料管理不容易规范。

OA系统对物资进出情况全程追踪，规避物资去向不明、丢失等问题，整体管理效率和有序性得到明显提升。

三、知识管理

1. 知识保护：可以对公司的知识资料进行权限管理和数据加密，防止知识的泄露和损失。
2. 知识更新：系统可以实时更新公司的知识资料，保证各部门之间的知识同步，避免知识的过时和遗漏。
3. 知识共享：OA系统可以将公司内部的知识资料进行归纳、整合和分类，方便不同部门之间的知识共享和协作，同时通过搜索引擎和标签分类等功能，方便公司员工查找和获取所需的知识资料。
4. 知识分析：OA系统可以对公司的知识资料进行数据分析，帮助企业了解知识资料的价值和效益，为企业的决策提供数据支持。

四、协同办公

1. 提高信息共享和协作：OA系统可以将公司各个部门的信息集中管理，方便各部门之间的信息共享和协作。此外，OA系统还可以实现对公司信息的分类、整理和归档，确保信息的准确性和完整性。
2. 促进流程透明化和规范化： OA系统可以实现流程的透明化，让所有人都知道流程的进度和状态，避免流程中的信息孤岛和沟通问题。同时，它可以规范流程，减少人工干预和错误，提高流程的标准化程度。
3. 提高协同效率和质量：OA系统可以通过自动化流程和智能化审批，实现信息的快速传输和处理，从而提高协同效率和质量。
4. 提高决策的准确性和科学性：OA系统可以对公司信息进行数据分析，帮助企业了解市场趋势和客户需求，为企业的决策提供数据支持。
5. 方便跨地域协作：OA系统可以通过互联网实现多地点协同办公，方便公司跨地域合作和协作。

例如日常采购申请、差旅报销等事项琐碎又重要，申请经常要在各部门之间流转。通过简道云搭建财务常用的表单报表，能够轻松实现财务规范化管理，申请流转到财务，财务可手机收到提醒，防止报销申请拖起来遥遥无期。

五、系统管理

1. 运维管理：可以集成系统的运维管理模块，方便公司进行系统的监控、诊断和维护。通过OA系统，公司可以进行故障排查、性能监测和资源管理，保障系统的高可用性、高可靠性和高性能。
2. 权限管理：OA系统可以实现对系统的权限管理，包括用户权限、角色权限、资源权限等，防止系统被非法访问和操作。同时，OA系统还可以对系统的安全性进行评估和分析，提供安全性建议和措施。
3. 配置管理：OA系统可以实现对系统的配置管理，包括配置信息的采集、存储、更新和分发。通过OA系统，公司可以对系统的配置进行统一管理，避免配置信息的丢失和混乱。
4. 版本管理：通过OA系统，公司可以对系统的版本进行管理和控制，即管理版本的发布、回滚、备份和还原。确保系统的稳定性和可靠性。
5. 系统监控：实现对系统的监控，包括系统的性能、负载、容量、安全等方面。通过OA系统，公司可以对系统的运行状态进行实时监控和预警，及时发现和解决问题。
6. 数据备份：OA系统可以实现对系统数据的备份和恢复，保证数据的安全性和完整性。通过OA系统，公司可以定期备份系统数据，避免数据的丢失和损坏。
7. 系统优化：OA系统可以实现对系统的优化，包括系统的性能优化、资源优化、容量优化等方面。通过OA系统，公司可以提高系统的效率和质量，降低成本和风险。

简道云知识库呈现空间全局权限——单知识库权限——文档权限的权限体系，便于更有效地运营整体系统平台和各部门的单知识库。

相信阅读本文后您应该充分了解了OA的定义以及OA系统的功能。

总之，OA系统是一种综合性的办公自动化系统，具有多种功能和优点，适用于各种规模的企业和机构。企业需要使用OA系统，以提高工作效率和质量，降低成本和风险，促进信息共享和协作，实现系统的管理和控制，以及为企业的决策提供数据支持和保障。