精准表达

• 何为书面沟通的技术

• • 逻辑思考能力 -- 组织语言的能力

  • 验证假说的能力 -- 回答疑问的步骤

  • 会议设计能力 -- 总结讨论的技巧

  • 制作商务文本的能力 -- 制作商务文本的步骤

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我的重点：2，3，5章

• 何为书面沟通的技术

• • 方案是将自己深入思考并认为正确的内容努力传达给他人

  • 努力让通不过的方案通过，这才是方案的价值所在。如果随便什么方案都能通过，那么谁都不用辛苦拼搏了。

  • 具有出色提案能力的人往往能够让事情朝着自己设想的方向发展。而缺乏提案能力的人则经常被人反对，难以达成自己的愿望，结果往往面临诸多损失。

  • 不善表达是因为自己原本就不知道要表达什么

  • 流利发言的秘诀就是认真提前做准备，是否已经理清了大脑中的思绪，是否明白自己重点要向别人传达什么。倘若没能理清楚自己的思路，仅仅简单列个提纲，那这个提纲不过是偷工减料和随口一说罢了

  • 书面沟通能力：

  • • 能对事物进行合理的思考

    • 向对方进行妥当表达

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  • 会议设计能力是指总结讨论的能力，它是妥当表达的前提。如果是简单的内容，可以一次性向所有人传达清楚，而比较复杂的内容，则需分成几次进行解说。毕竟，“最终要表达的东西”与“今天在会议上要表达的东西”不是一个概念。

序节：

• 逻辑思考能力：

• • 为什么要反复强调逻辑的重要性：为了让任何人都能听懂且接受我们的方案。如果我们不努力准备，就可能无法得到对方的理解

  • 逻辑是什么：把语言合理地组织起来

  • • 纵向逻辑：因果关系。因为A，所以B，所以C

    • 横向逻辑：总分关系，没有遗漏和重复。A包括B和C。(MECE, mutually exclusive and collectively exhaustive)

  • 对方不理解的情况包括两种：

  • • 因为我们言语中的纵向逻辑和横向逻辑在对方脑中并没有组合成形

    • 反应包括两种：

    • • 真是这样吗？—》因果关系/纵向关系比较薄弱

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      • 仅仅如此吗？—〉横向关系出现遗漏和重复

      • • 横向逻辑的理想状态是覆盖范围广、分类细致

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        • 要成为第三类人，让所有类型的人都明白我们的表述

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    • 逻辑组织地好或不好并非绝对的概念，主要得看对方是否能够理解。如果对方不能理解，我们要详细解释；如果对方懂得，我们要简略跳过

    • 做到“针对对方的提问能够详细做出解释”。只有在对方提问时才需要做出详细的解释

    • 逻辑是否合理，是由对方来进行判断的。真正懂逻辑的人可以让任何人都能听懂自己的意思

    • 过分相信自己的逻辑，不好好反省，你会很难成长

建立纵向逻辑：

• 合理的纵向逻辑：任何人都能认同的因果逻辑

• 纵向逻辑薄弱的原因：

• • 前提条件不同 （前提设定过于模糊。A or B范围过小。明明脑子里想到各种情况，却只阐述一种情况。想当然认为对方能够理解自己脑海里的隐形前提，没有把所有的前提条件罗列出来）

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  • • 若要做到有逻辑地讲话，我们首先应从质疑自己的前提条件开始。人们脑海里有很多隐形前提，要想把这些隐形前提找出来，最简单的方法就是多听人讲话，听与自己前提条件不同的人（经历、价值观截然不同的人）。如果没有这样的人，可以想象一个与自己前提条件大不相同的人，设想他可能会提出怎样的问题。

  • 把不同性质的东西混为一谈，把不同的东西同质化（性质不同的事情混为一谈）。A和B的范围过大，说话者把其中不同的内容混为一谈

  • • 我们要反省自己的言论，看看自己是否把不同的东西混为一谈了。我们眼里类型相同的东西在别人眼里缺截然不同。是否有必要把这件事细致分类，再进行讨论。

  • 偶然的必然化（推论过程奇怪，明明因果推论非常牵强，说话者却将其视为理所当然）

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  • 要判断自己的所说的话中的因果关系是偶然还是必然，应从头到尾考虑有哪些因素会破坏因果关系。首先想象一下具体情形，然后按照时间顺序想象最坏的情形，这样就能发现阻断因果关系的主要因素

建立横向逻辑：

• 合理的横向逻辑是指任何人都能看懂的总分关系，没有遗漏和重复。

• 为何无法实现MECE状态：

• • 语言的层次感：语言处于扭曲的状态

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  • 把不同角度的概念归拢到一个平面

  • • 为什么说话者和听话者感受到的语言层次不在同一角度：

    • • 说话者和听话者的立场不同。不同的人会有不同的看法。

      • 说话者和听话者的切入点不同。不同的人会从不同的切入点点展开联想

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    • 解决办法：

    • • 让说话者和听话者站在同一个立场，确认对方是以何种立场/身份来思考问题的

      • 让说话者和听话者的切人点一致，确认对方设想的是何种场景

  • 如何实现MECE状态：

  • • 使用框架framework，站在合理的立场和角度，从合理的切人点出发，把握整体，根据具体情况采用合适的框架。给整体下一个合适的定义

    • • 5P营销理论

      • 3C战略三角模型

      • 产业竞争的五力分析

      • PDCA

    • 避免遗漏，发挥六维度的想象力，创造崭新的框架

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    • 消除重复

    • • 查重

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      • 消除重复的内容。B完全包含A，只需提取B中不包含A的那部分。也就是说，A与（B-A）肯定不会重复

    • 金字塔结构

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验证假说的能力

• 何为验证假说的能力：

• • 在商务场合中最重要的是说服对方，使其从心底里感到理解并愿意付诸行动

  • 怎样提前猜到对方的疑问呢？

  • 回答对方的疑问包括两个步骤：

  • • 知道对方的疑问，提出论点

    • 回答对方的疑问，提前准备好客观的答案，验证假说

  • 验证假说：

  • • 首先找出可能提问的问题（查明论点），推测出可能的答案，最后找到客观证据来证明自己的答案。
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    • 1.理解目的：

    • • 了解对方的最终需求/要求

      • • 从对方表情，当时氛围，过去经历，对话过程等角度探知对方的心理；学会倾听

        • 提前最好调查，确定参会者都有哪些人，对方可能会关注哪些方面，乃至会有哪些反应

      • 以及对方以何种立场/身份倾听自己讲话

      • • 要求对方做判断

        • • E.g.完成这项任务需要上级的协助等等

          • 把结束语换成明确的具体要求，对方就能明白我们的需求，谈话就会更深入

          • • 可以把相关人员列出名单，并确认对方是否可以提供帮助

            • 展示时间表及工作计划，询问是否可以按照此计划进行

        • 只想让对方倾听

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    • 2.把握论点：

    • • 需要对方做出判断的项目就是论点，即讨论的要点和重要部分。影响到对方最终判断结果的判断项目。对方想知道的问题点

      • 怎样找出话题的论点：

      • • 探知对方基于何种思路判断（清楚对方判断的标准）

        • 对方对哪些问题的答案感到不确定

      • 怎样避免偏离论点：

      • • 弄清楚自己讲话的立场是要对方做判断

        • 认真倾听自己的想法并确认自己的理解是否有误

        • 找出需要对方做判断的具体项目

        • • 制作横向逻辑的时候，首先应该统一语言的层次感；然后发挥六维度的想象力以把握整体；最后应查漏、查重，力求实现MECE的状态

        • 认真倾听对方的想法，并实现展开调查，不要重复对方早已知晓的答案。了解对方的知识及经验水平
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      • 怎样让双方论点达成一致

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    • 3.构建假说（回答对方问题的方式）

    • • 假说：根据论点做出的猜测性/假设性回答

      • 对于假说：

      • • 没有论点就没有假说

        • 假说不是没有根据的瞎猜，根据自己的感觉/经验/常识等做出相关依据

        • 假说不是答案。假说缺乏客观的事实依据。答案拥有事实依据。
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      • 为何需要假说

      • • 对方的需求非常笼统

      • 如何应对？

      • • 把所有能想到的选项都提供给对方，让对方做出选择（地毯式轰炸型）

        • 把自己猜想的答案提供给对方，让对方做出选择（假说验证型）

        • • 努力查探对方的需求，想尽办法提高猜想的准确度

          • 提高效率，避免做无用功

          • 经过大量思考，把选项缩小到A、B、C这样的小范围，然后告诉对方自己觉得A比较好，用假说的方式去征询对方的意见
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      • 构建假说

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        • 构筑假说的步骤：

        • • 牢记论点：对方的问题是什么；应回答的要点是什么

          • 时刻想着答案是什么：从what和how的角度开放式思考问题

          • 广泛阅览大量信息（储备信息）

    • 4.实施验证

    • • 验证就是尽可能多的收集证据，让所有人的赞同假说的过程。用客观事实和逻辑来证明假说正确与否的过程。

      • 正确的逻辑=逻辑正确

      • 坚实的数据=事实正确

      • 确认自己是否已经正确了解目的、准确把握论点、切实构建假说

      • 事实根据的属性：

      • • 定量信息 vs 定性信息

        • 一手信息 vs 二手信息

        • 第三方信息 vs 当事者信息

        • • 技巧：

          • 不要用多/少等词语进行描述，而应收集准确的数据，并添加图表

          • 不要直接照搬别人说的话/案例，要自己亲自弄一下/问一下

          • 不要囫囵吞枣，应将销售信息与客观统计结果展开对比，重新合计，导出数据

    • 5.提取启发

    • • 把自己想说的内容总结为结论。有益于把握论点核心的信息

      • 答案：针对对方疑问做出100%的回答

      • 启发：把对方的疑问（论点）聚焦到一定范围

      • 随意的主张：完全无视或没能理解对方的主张

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      • 做到提取启发的程度就意味着我们可以接着展开讨论，决定下一步应当深入挖掘哪些部分。如此一来，讨论进程自然可以推进

      • 提取启发应注意的三个要点：

      • • 正确理解目的和论点：下属在接受上级指令时应积极把握工作的目的及论点

        • 把握论点的核心：要分解论点，找出最能打动对方的事实根据

        • 不要设计无法验证的方案：要培养数据是否存在的直觉

会议设计：

• 会议冷场的原因：

• • 很多人缺乏自己正在开会的意识

  • 没能明确区分议题与论点

  • 把整体方案和本次方案混为一谈

  • 没能把握对方的逻辑。演讲时应该站在对方的角度，顺着对方的逻辑讲

• 设计会议时需注意两个要素

• • 会议的着陆点：针对前三个冷场原因。把握整体方案流程的同时确定好本次方案的进展进程

  • 会议的形式：针对第四个原因。确认参会者的级别、特征、人数等，根据这些设计好会议形式

• 确定着陆点：

• • 搞清楚会议的定位：

  • • 定义：本次会议在整个大方案中应当处于何种位置、讨论到何种程度

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    • 搞错定位会被打回重做：

    • • 把假说和启发混为一谈

      • 把理想状态和对策混为一谈。理想状态—对策--现实

      • 轻易做出决策

    • E.g.就先有问题展开讨论/扩大产品形象的认知度/批准事先讨论的事项/请大家畅所欲言

  • 清楚定位之后，我们就能明确会前应该把什么内容通知给参会者，会后应产出怎样的成果（输入/输出）

  • • 输入需要有新鲜感

    • 输入要有前进感

    • • 上次会议之后我们做了哪些工作

      • 听取了上次会议的讨论之后我们进行了哪些修改

    • 输出不要急躁

    • • 提交方案的一方非常了解，但是听取报告的一方不见的能那么快消化方案的内容

• 决定着陆形式

• • 提案的风格要迎合对方的风格，顺着对方的理解方式及思考模式设计出来的方案必然更加容易获得对方的理解

  • 理解对方风格的诀窍

  • • 是阅读者 vs 倾听者

    • 是纵观全局派 vs 连锁把握派

    • • 对方是更注重横向逻辑/纵向逻辑

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    • 是自上而下派还是自下而上派

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制作商务文本的能力：

• 制作文字信息

• 制作图表

• 制作幻灯片

• 制作资料包

• 资料群

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• 用模版制作商务文本

• 文字信息要简单明了：

• • 即使读者不通读全文，只要按照顺序翻看每页的文字信息，就能了解整个商务文本到底在说什么

  • 文字信息的内容：

  • • 说明（这是什么）

    • 事实（客观阐述具体内容；）

    • 启发 （意义）

  • 如何书写文字信息

  • • 目的性：符合讨论的目的，回答对方的论点

    • 崭新性：能为对方提供新的发现，或让对方感到吃惊

    • 明确性：明快地描述具体内容

    • 方向性：告知对方应如何去做
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    • 要按照人类的习惯，从左上方到右下方安排图表

  • 完成资料包

  • • 必须包含启发

    • 迎合对方的逻辑

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    • 分别采用三个切入点

    • • 操作视点：能清楚地了解具体工作的进展情况

      • 项目视点：具有全局观

      • 论点试点：能够明确传达信息
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