企业内容管理技术与应用，第 1 章

在理解企业内容管理之前，需要先了解企业内容的类型、范畴和生命周期。

企业信息包括结构化和非结构化信息，结构化信息的管理可以利用数据库技术进行，而非结构化信息的管理则需要利用企业内容管理技术来实现。

1.1.1  类型与范畴

企业的内容能够反映并支持企业的业务，企业内容一般可以分为以下类型：

• 业务内容，比如账单、发票、报表、扫描影像和传真；
• 办公类文档，比如 Word、Spreadsheet、Presentation 和 E-mail；
• 数字媒体，比如音频和视频；
• Web 内容，比如 HTML 和动态页面。

企业内容的特点是包含大量非结构化信息，怎样进行再加工、再利用将是提高内容价值的关键环节。同时，真正的内容不是单一的、无任何关联的一些文件，而是经过整理、加工甚至重构的具有利用价值的数字对象。

1.1.2  生命周期

从企业内容的生命周期来看，需要同时兼顾内容的捕获、存储、管理、检索、访问控制和发布等方面，如图 1-1 所示。所以，管理企业内容所需要的功能是广泛的，其主要的目的就是将信息的价值提升到更高的层次，而不仅仅是存储管理这么简单。

对企业内容生命周期的支持是 企业内容管理系统的一个重要功能，内容捕获依赖于系统所提供的包容性，包括对格式、传输标准和存储的支持，一个稳定、开放和易于扩展的企业内容管理系统将极大提高内容捕获的灵活性和效率，并使得内容更加丰富和全面。内容捕获同时对内容的存储和管理提出了更高的要求，包括新标准的支持、高效的存储和管理、安全控制等。内容管理的有效性将直接使得内容的发布更有效、更容易实现，企业内容管理系统强大的检索能力、安全性能、工作流支持和全方位的发布方式将使得系统能在合适的时间将合适的内容发布到合适的人手中，从而真正发挥这些内容的价值。

图 1-1  企业内容的生命周期
 

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1.2  企业内容管理

本节首先介绍企业内容管理的定义与要素、组件与系统，然后分析企业内容管理市场中不同产品的功能与特点。

1.2.1  定义与要素

什么是企业内容管理？信息与图像管理协会（Association for Information and Image Management，AIIM）的定义精确地反映了当今的技术发展和客户需求：“企业内容管理是实现与组织流程相关的内容和文档的捕获、管理、存储、保护和发布的一种技术。企业内容管理工具和策略支持管理组织的非结构化信息，而无论信息身处何处”。

企业内容管理包括 5 个要素，如图 1-2 所示。

图 1-2  企业内容管理要素
 

• 内容捕获与创建，对各种非结构化信息的捕获与创建，从纸质文档到电子文档、E-mail、表单和多媒体对象等。内容的创建将会用到扫描、识别、压缩和转换等多种技术。
• 内容存储与管理，将创建的内容进行存储和管理，包括自动索引、建档、特征选择和翻译等功能。内容可以存储在文件系统、数据库、媒体服务器或存储系统中，比如 RAID（Redundant Array of Independent Disks）、SAN（Storage Area Networks）、NAS（Network-Attached Storage）、磁带和光盘等。
• 内容查询与访问，查询和访问系统中存储的内容，可以对元数据进行参量检索，比如使用 XQuery 查询语言来进行检索，也可以对元数据和文本对象进行全文检索。此外，还可以对图像、数字化音频和视频进行基于内容的检索，比如，可以对图像按照颜色、灰度、纹理和位置进行检索和查询。
• 权限管理，对内容的访问与使用进行许可、控制和监督，可以实现附加版权信息、嵌入水印和计费等功能，并保护信息拥有者和最终用户的利益。
• 内容发布，支持各种方式的内容发布，以方便内容的呈现与阅读。比如，可以在 Internet、Portal、PDA、Digital TV 和其他多媒体服务上进行发布。

1.2.2  组件与系统

企业内容管理主要包括文档管理（Document Management）、文档影像管理（Document Imaging Management）、记录管理（Records Management）、工作流管理（Workflow Management）、Web 内容管理（Web Content Management）和文档协作管理（Document-centric Collaboration）。

• 文档管理，为业务文档提供签入 / 签出（Check In/Check Out）、版本控制、安全和内容库等服务。
• 文档影像管理，捕获、转换和管理纸质文档。
• 记录管理，长期归档管理和自动保留，并遵从业界标准和法规要求。
• 工作流管理，支持业务流程和内容流转、指派工作任务和状态，以及创建审计跟踪（Audit Trails）。
• Web 内容管理，管理动态内容和用户交互，使 Web 管理自动化。
• 文档协作管理，文档共享和项目组支持。

其他一些企业内容管理组件也越来越受到重视，比如电子表单管理（Electronic Forms Management）、数字资产管理（Digital Asset Management）、数字版权管理（Digital Rights Management）、文件归档和检索系统（Integrated Document Archive and Retrieval System）和 E-mail 归档管理（E-mail Management/Archiving）等。

对于企业内容管理系统来说，良好的架构对于系统的重要性是不言而喻的。企业内容管理系统需要考虑如何实现灵活高效的数据模型，如何设计各种语言的 API 接口，如何实现完善的访问控制管理，以及如何架构系统的拓扑以完成数据的迁移和缓存，如何支持海量信息的存储和大量的并发用户等。

此外，企业内容管理系统还需要考虑到未来的扩展能力，在保护用户现有投资的情况下，提供无限的可扩展空间。由于企业内容管理涉及的技术范围很广，所以通常使用成熟、稳定的技术，并且遵从业界标准。当这些技术发展时，企业内容管理系统应能支持这些新的技术和新的标准，同时还能在系统升级时保护好用户已有的数据。

1.2.3  产品与市场分析

在企业内容管理市场上，主流厂商包括 IBM、EMC、Open Text 和 Oracle 等。这些公司的产品致力于解决企业内部的非结构化信息平台的建设，完成企业对内容管理提出的各种需求，并基于企业内容管理不断提供各种内容管理的垂直应用。而这些主流厂商在加强自己产品能力的同时，也在不断通过并购的方式提升自己的竞争力，比如，IBM 收购 FileNet、Open Text 收购 Hummingbird、Oracle 收购 Stellent。

1. IBM 公司的产品

基于 Gartner 公司 2007 年 9 月的市场分析，IBM 已经成为最大的企业内容管理产品提供商。目前，IBM 在关键的垂直应用市场处于领先地位，其中包括金融、保险、银行和政府等传统行业。IBM 企业内容管理产品包括 DB2 Content Manager 8.4、FileNet P8 4.0、IBM Workplace Web Content Management 6.0 和 OmniFind 8.5 等。这里只介绍前 3 种产品。OmniFind 是 IBM 的一个企业搜索产品，请参考相关产品文档和信息中心。

• DB2 Content Manager 8.4是用于企业内容管理的 DB2 Content Manager 产品组合的核心。DB2 Content Manager 服务器提供了事务、安全、过程整合和生命周期服务，以及用于管理、共享、重用和存档所有类型数字化内容的综合框架。DB2 Content Manager 提供了统一的、开放的基础架构，支持多种不同平台和业务解决方案，能够创建、管理和分发各种形式的内容，例如记录、图像、文档、报告、电子账单、音频、视频和 Web 内容。DB2 Content Manager 支持从工作组到大型业务流程的各种需求。
• FileNet P8 4.0是一个可靠的、可伸缩的和具有高可用性的企业内容管理平台，能够组织和自动化业务流程、访问和管理各种格式的内容。FileNet Content Manager 是用于 FileNet P8 平台的核心内容管理解决方案。它将强大的文档管理功能与易用的工作流功能相结合，以自动化和驱动与内容有关的任务和活动。
• IBM Workplace Web Content Management 6.0是 IBM Workplace 产品家族的重要组成部分，从最初的 Web 内容创建到最终的发布，全过程地帮助企业管理 Web 内容。它为 Web 站点提供了一套成熟的内容管理系统，可供技术人员和非技术人员使用。

2. EMC 公司的产品

EMC 公司的 Documentum 6 企业内容管理解决方案包括 Documentum 6 平台和 Documentum 6 应用两大部分。

在新的 Documentum 6 平台中，EMC 将内容管理完全融入面向服务架构，推出了企业内容服务（ECS）和与 Eclipse 集成的标准化开发工具。企业通过配置和部署，就能够开发出适合本企业流程和业务特点的内容管理应用，大大提高了企业部署内容管理解决方案的速度并简化了开发难度。Documentum 6 平台可以给企业带来三大好处：一是简化应用的开发、部署和支持，增加应用组件的复用，从而降低成本；二是减少了开发者的培训时间，提高了开发人员的生产效率；三是增加了应用的敏捷性，面对当前快速变化的业务环境，可以更快、更灵活地满足业务需求。

同时，在 Documentum 6 的应用方面，EMC 首次推出了事务性内容管理解决方案，其目标客户为金融、保险、石油和天然气、医疗、制造业、工程设计等大量使用纸质文档的行业。

3. Open Text 公司的产品

Open Text 是一家专业的企业内容管理产品提供商，其核心产品是 Livelink ECM 10，提供了面向企业的全面的内容管理能力，允许企业快速和轻松地部署内容管理应用和解决方案。Open Text 内容服务提供了一致的和独立于仓储的企业内容管理框架，能够深度挖掘整个企业内部业务内容的价值，促进企业内容在整个组织内的流转，从而提高了生产率，同时确保遵从已有的归档和记录管理策略以及行业和法规的要求。

Open Text 拥有强大的产品组合，特别是基于 Windows 的 Web 内容管理产品和 Artesia 数字资产管理产品。通过收购 Hummingbird，Open Text 在法律市场取得了领先地位，在其他领域也有所增强，比如，政府、金融、石油和天然气行业。Open Text 与 SAP、Microsoft 以及 Oracle 有着良好的合作关系，与这些基础平台进行了无缝的集成。

4. Oracle 公司的产品

Oracle 通过收购 Stellent 在企业内容管理市场取得了领先地位。Oracle 提供了一系列的企业内容管理产品，包括 Oracle 通用内容管理（Universal Content Management）、Oracle 通用记录管理（Universal Records Management）、Oracle 影像与流程管理（Imaging and Process Management）、Oracle 信息版权管理（Information Rights Management）和 Oracle 内容数据库套件（Content Database Suite）。

Oracle 通用内容管理产品目前较新的版本是 10g 第 3 版，该版本新增了 5 项功能，有助于企业提升扩展能力和善用现有的基础架构。该软件也是 Oracle Fusion 中间件的一个新组件，是一个功能丰富、可热插拔的企业内容管理平台，方便企业捕获、储存、管理、检索和发布各种非结构化信息，同时能够轻易融入不同的基础架构中。此外，Oracle 通用内容管理产品还支持把企业内容和不同 Web 站点整合在同一平台上，以便迅速部署各种行业应用。