如何选择文档管理系统

如何选择文档管理系统

1.用户友好性应该是第一位的

当公司开始关注文档管理软件时，他们最初可能会关注后端以及整体功能和特性。然而，他们应该问，“这个系统对我们的普通用户来说效果如何？”如果团队中一半的人都无法弄清楚，那么即使拥有最好的功能也没有多大价值。

请记住，文档管理是一个跨平台的应用程序。为了从解决方案中获得最大收益，它需要对每个人都可用，从会计师和工程师到商务办公人员和在工厂车间工作的员工。

当您改变公司内部的行为以实现业务价值时，如果用户采用缓慢，组织将需要更长的时间才能实现该价值。

通过有针对性和精心策划的培训，用户应该能够快速了解到文档管理解决方案是如何使他们每天受益的。对培训和用户快速采用的关注提高了公司实现其目标的速度。

这是选择数字文档管理解决方案最重要的方面之一：从微观和宏观层面考虑您的用户。

2.确保软件符合预期的商业利益

对于任何软件部署，都有一些通用规则指导原则：

了解您的业务问题和预期收益。通过与您的供应商进行适当的内部和外部沟通，验证项目目标是否得到正确解决。
花时间定义基础知识，包括系统主要用于哪些部门、您的公司处理的文档类型以及您要改进的业务流程。
让您希望实现的业务收益指导部署。按利益而不是功能或选项对项目进行优先级排序。什么对您的业务最重要？分阶段进行软件实施。
保持沟通。计划是否偏离了批准的路径？评估、调整和持续改进以确保目标不出现偏差。

3.考虑安全性和合规性

保护您的公司免受网络攻击、数据丢失和关键业务信息失控对每个企业都越来越重要。

在文档管理中——无论是实施本地解决方案还是云解决方案——设置安全措施只是过程的一部分，而这些功能实际上是数据意识强的组织和消费者的优势。

关注对您的组织最重要的安全需求——例如，更强的合规性——是利益相关者之间以及与供应商之间重要的谈话内容。

遵守 HIPAA、Sarbanes-Oxley、GDPR 和其他法规不一定是一种负担。自动化工作流应用业务规则、逻辑和标准，为您提供保护业务关键信息所需的工具。

4.预配置的解决方案将实施时间从几周缩短到几天

尽管每个组织的业务流程运行方式不同，但它们共享关键要求和决策点。预配置的解决方案利用这些共同点来构建一个需要很少或不需要定制的强大框架。它们提供了一个非常快速、有针对性的办公自动化入口，并且可以在几天内实施。

与其自己规划公司工作流程的数字化并配置“空”文档管理系统，不如从可以轻松适应自己需求的最佳实践解决方案开始。

DocuWare 基于云的预配置解决方案基于从启动数千个成功的数字化项目中获得的专业知识。这些现成的软件包使您能够数字化和自动化中央业务流程，例如发票处理、员工管理、智能文档控制、电子签名、疫苗接种管理和测试。您还可以结合使用其中几个预配置的云解决方案，以节省更多时间并进一步缩短实施过程。此外，当您准备就绪时，您还可以选择实施全方位的 DocuWare Cloud 服务。

5.每个办公自动化解决方案的必备品

如果您发现自己正在寻找的文档管理和工作流程解决方案缺少以下任何功能，请继续寻找：

创新：这是最大限度地提高用户采用率的关键驱动力。软件应该能够处理最复杂的过程，同时保持用户体验直观和简单。

架构：解决方案必须满足组织当前和未来的需求。这又回到了一个问题：什么对您的业务最重要？基于云的软件消除了维护安全性、冗余和可扩展性的负担。这些责任转移到云服务提供商身上。企业主可以专注于流程优化和工人生产力。

安全性：用于跨用户组和角色级别访问文档的完善权限系统是任何文档管理和工作流自动化解决方案的关键组成部分。

可扩展性：系统应该能够与您的业务和客户一起成长。从简单的工作站到大跨度的系统，从小规模开始您的软件项目并随着您的需求发展而扩展它。这应该在不使组织或软件的其他方面复杂化的情况下完成，并且无需对员工进行系统使用的再培训。

集成：您构建的系统需要适应现有的 IT 环境，并能够与当前和未来的应用程序集成。应用程序之间的集成不仅仅是交换数据，易用性同样重要。如果员工不能在业务应用程序之间流畅地切换，生产力就会受到影响并且错误率会增加。

远程和移动访问：您团队的最佳工作可以发生在传统办公室之外。当您的软件拥有基于 Web 和移动技术的灵活性时，员工可以随时随地启动工作流程、路由和完成审批，并做出明智的决策。

评估总拥有成本

严格从定价角度看待办公自动化解决方案是错误的做法，但能够准确评估解决方案的总拥有成本至关重要。

您还应该考虑易用性能减少培训所需的时间。如果您将本地系统的成本与云订阅的成本进行比较，请考虑维护硬件的成本、年度维护和支持费用、升级的时间和费用以及通过自动更新来防止网络攻击， 安全问题转移到了一个专门的团队并消除了购买新硬件的成本。

借助 DocuWare Cloud，您的公司可以着眼长远，这对于做出正确的选择至关重要。您的公司可能会发生很多变化，您的文档管理和工作流程自动化解决方案应该足够强大和灵活，跟上需求和社会的变化。