【译】如何提高工作效率——HOWTO: Be more productive

这篇文章是互联网之子亚伦·斯沃茨写的有关如何提高工作效率的文章，原文链接。谨以此文献给正在逐梦路上的人，请不要放弃。

如何更有效率

“你已经看了这么长时间的电视了，”他对我说，“你现在可以写小说了吧。”这种想法让人很难挑出来毛病——写小说相比看电视来说毫无疑问是更充分的利用了时间——是不是有个隐藏的前提呢？这种想法的言外之意是时间是“可替代的”——花在看电视上的时间可以轻而易举替换为写小说。很不幸，事与愿违。

时间可以分为不同的质量等级。如果我去地铁站的路上发现忘了带笔记本，那对我来说再写几页东西就太难了。而且在你经常被打扰的情况下是很难集中注意力的。还有一个心里因素：有时候就觉得很开心而且有动力随时准备找点事做，但有时候却累觉不爱只想追剧。

如果你想做事更加高效，那就必须要面对上述事实。首先，你必须把每一种时间都做到物尽其用。其次，你还得尽量提高时间的质量。

有效利用时间

选个好问题

人生苦短（至少别人是这么跟我说的），所以为什么把时间浪费在一些鸡毛蒜皮的事情上呢？刚入门的时候一般都比较简单，但是你应该始终在心里问自己。有没有更重要的事等你去做？为什么不去做那些事？这种问题很难面对（如果你按这种方式问自己，最后的最后，你会问到为什么自己没有去解决人生终极奥义）但每一小步都会提高你的效率。

这并不代表说你人生的所有时光都要投入到解决人类终极问题。就我自己而已也并非如此（我正在写这篇文章）。不过这绝对是我衡量人生价值的一个重要标准。

一箩筐的事

另一个常见的误区就是你只埋头于一件事情苦干。我发现这是几乎不可能的。就拿此刻举例，我调整了一下坐姿，锻炼了一下肌肉，喝了点饮料，看了会儿书，吃了点东西，回了些邮件，还整理了一下我的书单。上个礼拜我周旋于好几个软件项目，读了好几本不同的书，学了好几种编程语言，重新摆了一些个人物品等待。

同时进行多个不同的项目会给你的带来不同质量的时间。此外，你在某件事举步维艰的时候还有后备方案可以去做（这样可以换换脑子）。

这么做还会激发你的想象力。创作的本质是把你从其他地方学到的东西运用到你当前所作的事情上。要是你手头上有一堆活儿等着干，那就有源源不断的新想法。

列个单子

想出来一堆要做的事儿并不难——很多人都有一吨要做的事在等着他。但是要想把这些事情事无巨细都放在脑子里很快就要爆炸了。要记住这么多事情所产生的精神压力会让人抓狂。解决办法很简单：写下来。

一旦你有了一张清单记录所有你想做的事，就方便按类划分了。举个栗子，我的清单是编程，写作，思考，跑腿，读书，多听，多看（排名分先后）。

一般主要的项目都包含这些不同的子项。拿写这篇文章来说，除了实际下笔着墨以外，还包括读些有关拖延的理论，构思文章的新章节，整理句子，给别人发邮件问些问题诸如此类。每个人物都安排在合理的分组下，这样当你有了合适的时间就着手处理了。

把清单和生活有机结合

一旦你把清单列出来，问题的关键就变成了常拿出来看看。能做到时不时看两眼的最好的办法就是顺其自然。举个例子，我书桌上总是有一摞书，经常看的那一本就放在最上边。什么时候我想看书了，就随手抄起来看。

我看剧/电影也是一样的。每回我听说了一部想看的电影的时候，就把它防到电脑里一个专门的文件夹里。现在只要我想看剧了，打开那个文件夹就好了。

我还想过一些更激进的此类方法。比如说，当我想看一些博客的时候浏览器就会跳出来一个放着“等待阅读”文章的文件夹的一个窗口。或者是我摸鱼的时候电脑就会弹出来一个窗口给我点工作建议。

提高你的时间质量

把你的时间做到物尽其用只能帮你走这么远了。更重要的一个问题是要提高你的时间的质量。大多数人的时间都被学校和工作占满了。很显然，如果你是其中之一，应该停下脚步了。但是你还能做点什么呢？

减轻物理束缚

带上纸笔

我认识的每个有意思的人都随身带着袖珍笔记本。纸笔在任何时候都能发挥首当其冲的作用——假如你需要给某人写点东西，写点笔记，记个idea等等。我甚至就是在地铁里完成了这篇文章。1

（我以前是这样做的，但是现在我一般是带着笔记本电脑。它虽然不能让我给人留下物理意义上的信息，但是它可以通过随时随地能读点东西（电子邮件）还能直接把我不得不处理的笔记推到我的邮箱来将功补过。）

避免被打断

对于一些需要专注的任务来说，你应该避免被打断思路。一个简单的方法就是去一个麻烦找不到你的地方。另一个方法是跟你周围的人达成协议：“门一关就别烦我”或者“戴着耳机就发消息”（然后你就能忽略这些消息一直到你有空为止）。

你不想做的太过分。有的时候如果你真是在浪费时间的话，你就应该化整为零。帮助别人解决问题总比坐在那儿看新闻好吧。这就是为什么说达成一个明确约定是个好主意：你没法真正集中注意力的时候是能被打断的。

缓解精神压力

吃，睡，锻炼

当你饿了或者是累了或者是抽筋了的时候就是低质量时间。解决方案很简单：吃东西，睡觉，锻炼身体。但是我还是搞砸了。我懒得去找东西吃，所以经常干活干到肚子饿，最后饿到没力气去找东西吃。2

你常常蛊惑自己，”我知道我有点累了但是我不能歇着——我还有事要做“。实际上，磨刀不误砍柴工，要是你咪一小会的话这一天的剩余时间的质量都会有所提升，更何况你怎么都得睡觉吧。

我是真的怵头锻炼身体，所以这方面我不是适合发言的最佳人选，但是我确实是尽量去做了。躺着看书的时候我就做仰卧起坐，要腿着去某个地方的时候我就一路小跑。

和积极的人交流

缓解精神上的压力难的多。有一件事很有帮助那就是拥有乐观向上的朋友们。举个栗子，我经常发现在跟Paul Graham或者Dan Connolly交流之后更有干劲了——他们就是光芒四射。你可能会以为远离人群闭门造车才能所有成就，但是这会让你再而衰三而竭反而效率更低。

分担重担

即使你的朋友不是很开心，跟别人一块解决问题也是会简单的多的。就这么说吧，俩人的精神力量都在叠加。另外呢，有人在旁边就能带动你学习而不是开小差。

拖延症和精神磁场

但是所有这些都有点逃避这个问题。那就是人们效率的真正问题所在是拖延。这是一个肮脏的小秘密，但是每个人都会拖延——或多或少。不仅仅是你这样。但是这不代表你不应该对它说不。

什么是拖延？置身事外地看，就好像是你正在干点”有意思“的事（像是玩游戏刷新闻）而不是真正的在工作。（这往往给外人带来你又懒又笨的看法。）但是真正的问题在于：你脑子里究竟想的是什么？

我花了很长时间来探索这一点，我能描述它的最好的方式就是，你的大脑在一个任务围了一圈精神磁场。玩过磁铁吗？如果你把两块磁铁两极相对，然后尝试推向对方，他们就会强烈排斥。你调整位置的时候久能感觉到磁场的边界。当你试着把磁铁放在一块的时候，磁场就会把你推开或是朝另一边弹开。

精神磁场似乎也是这样。它不是那么顽固或是显而易见，但是你能清楚地感受到它的边缘。你越是想靠近它，它就越是想把你推开。所以呢，见怪不怪，你最后肯定是南辕北辙。3

就好比你用大力也不能让同性的磁铁出奇迹一样——一旦你松手就会弹开——我从来没能靠纯粹的意志力克服这个精神磁场。

所以是什么原因导致了精神磁场呢？似乎是有两个主要因素：任务困难与否和任务分配与否。

难题

分解

第一类难题是问题太大了。假设你想写一个食谱管理系统。没人能就坐下来就能写出来一个。那是一个目标不是一项任务。一个任务是一个朝向目标的具体的步骤。一个好的第一步任务应该是像这种”绘制一块显示食谱的显示区“。那才是你现在能做的事。4

当你真正这样做了，下一步就会清晰起来。你必须决定食谱是由什么组成的，需要什么样的搜索功能，怎样构建食谱数据库诸如此类。你建立起来了一个目标，没项任务就纷至沓来。当你大脑开始思考这个问题的时候，解决问题就变得轻松多了。

对于我的每个大型项目来说，我都会考虑下一步要做什么并且添加到我的分类待办清单种（见上文）。然后我干完了某件事的时候，就把它的再下一步的可能项加到清单中。

简化它

另一种难题是过于复杂和超前。写本书看起来是让人望而生畏的，所以先从写一篇文章开始。如果文章也太长了，那就从写一段总结开始。重要的是需要马上付诸实践。

一旦你有了点东西，就能以此为基础更准确地判断更深入地理解。在已有的框架的基础上改进要比重新造轮子来的简单的多。如果你的总结写的不错，那没准就能扩展成文章进一步成书，千里之行始于足下，一个完美合理的作品…

想一下

解决一个难题的关键往往是获得一点灵感。如果你对这个领域知之甚少，那你应该先研究一下——看看别人是怎么做的，临兵斗者皆阵列在前。坐下来以观其貌。做点简单的看看能不能处理好。

分配问题

分配问题也是你要做的工作。许多心理实验表明，当你试图”激励“人们做某件事的时候，他们可能不太愿意去做然后做的很糟。外部激励，比如奖惩措施，会扼杀心理学家所说的”内在驱动“——你的问题的原始兴趣。（这是社会心理学中最被反复证明的发现——超过70想研究表明奖励会削弱对任务的兴趣。）5——人们的大脑深处似乎不愿意被指指点点。6

奇怪的是这种现象不局限于其他人——甚至发生于你想想告诉你自己要做什么的时候！如果你对自己说，”我真得做X了，那是现在要做的最重要的事“然后X瞬间变成了全世界最让你为难的事。但是假如Y成了最重要的事，那么同样的X就不那么重要的。

创建错误的分配方案

这是一个显而易见的解决方案：如果你想在做X，告诉自己做Y。很不幸，自欺欺人有点难度，因为你自己都不信。7——所以你得偷摸地。

一种办法是让别人给你安排点事。最有名是例子是毕业生要写论文了，这对于毕业来说是一个很大的难事。因此，为了避免这样，毕业生们会做其他各种各样的难事。

这件事得看起来同样重要（你得毕业啊！）又巨大（几百页你的精华！）但实际上又并不会是一件晚一点就会变成一场灾难的那么重要事。

不要把问题归于自身

你能轻而易举就会说出来”行吧，我得把这些事放一边，坐下来完成我的论文“。更糟的是试图贿赂自己做某件事，比如这样说”嗯，要是我能把这边论文写完就奖励自己块糖吃“。但是最坏的情况是让别人强迫你做事。

所有这些都有诱惑力——我自己都干过——但是这只会适得其反。以上三种情况，你基本都只给自己分配了一项任务。现在你的大脑会想尽办法逃避。

找点乐子

有人告诉我们做艰巨的工作不会开心的。但是事实上这可能事我最享受的一件事了。当你试图解决一个难题的时候，它不仅会吸引你的全部注意力而且在完成了如此严肃的事情后会感觉非常舒服。

所以，让你主动去做某件事的诀窍不是说服自己，而是让自己相信这是一件有意思的事。不过不是的话，那就想法让它是。

我一开始不得不在大学写论文的时候有认真考虑过这个问题。写论文不是一件难事，但是一件别人交给你的事。谁会自愿随便找两本书然后把观察结果写到几页纸上呢？所以我开始把写论文这件事当成是写个自创的笑话。一开始，我想着用自己的独特方式写几段，尽量模仿各种不同的形式。（这样有个额外的好处就是得搞清来龙去脉。）8

另一种让事情有意思的方式是解决原子问题。与其直接编写一个web应用程序，不如先试着写一个以此为例的web框架。这样不光任务变得更有趣了，而且结果还会更好。

结论

关于提高效率有很多说法——时间是可以替代的，专注力是好的，贿赂自己是有效的，艰巨的任务是无聊的，拖延是不自然的——但是他们都有一个共同点：把工作本身看作是违背你自然本性的事。

对于大多数人来说，在大多数的工作中，还真就是这样子的。没有理由要求你要写无聊的文章或是写些没有意义的备忘录。如果社会想着法强迫你这么做，那么你就得学会把你脑子里告诉你停的声音拒之门外。

但是如果你想要做点有价值有创造性的事，那么给大脑断电就完全错了。提高工作效率的真正秘诀恰恰相反：顺其自然。饿了就吃饭，累了就睡觉，累了就休息，做点好玩或者有意思的项目。

这说起来也太简单了。它也涉及不到花里胡哨的字母缩写单词，也不论成功人士的自我证明或是个人展示。这算得上是常识了。但是社会的工作观念却让我们南辕北辙。如果想要提高效率，我们要做的就是反转回来。

进一步阅读

如果你想了解更多关于动机的心理学知识，没有什么比Alfie Kohn更好的作者了。他写了许多有关这个主题的文章还有整书，我强烈推荐Punished by Rewards。

我希望在以后的一篇文章中能讲到如何退学，但你真的应该了解一下The Teenage Liberation Handbook。如果你是程序员，辞职的去申请Y Combinator 基金会是个选择。还有，Mickey Z的书The Murdering of My Years从艺术家和活动家的视角描述了他们如何在做他们想做的事情的同时维持生计。

脚注

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1. 信不信由你，我真是在地铁里写的。找个逃避工作的理由很简单——你在下一次约会之前没时间，楼下有人吵闹，等等。——但是我发现当灵感袭来的时候，我完全能在地铁车厢里写点东西，尽管这里边很吵而且就几分钟我就要出地铁溜达了。1

2. 睡觉同样存在这个问题。没什么比累的睡不着更难受了——感觉自己是具僵尸。2

3. 现在我在另一个领域也有了同样的感受：害羞。我经常不想给陌生人打电话或者在派对上找人说话，同样的心里磁场把我推向了另一个方向。我怀疑这可能是因为害羞也是一种有问题的童年生活带来的阴影。（参考“分配问题”。）当然了，这些都是随机出现的。3

4. 我在这里使用的术语（“下一具体步骤”）源自David Allen的完成任务，这里面的好多原则（很可能不是故意的）都适用于极限编程（XP）。极限编程一般是指一种保证程序严谨的一种系统，但是我发现其中很多实际上是避免拖延的好建议。举个栗子，结对编程模式会把任务的心里负担分散到两个人身上来保证人们在低质量时间里也能做点有用的事情。把一个具项目的分解为具体的步骤是XP的关键所在，就是尽快完成尽快完善（“简化”之）。这些其实都是跟编程无关的。4

5. 有关文学的精彩观点，请看Alfie Kohn的Punished By Rewards。这一特别的观点是从他的文章Challenging Behaviorist Dogma: Myths About Money and Motivation中引申出来的。5

6. 我最开始只是简单地归结于生物学，但是Paul Graham指出这很可能是后天习得的。当你很小的时候，你父母会最大程度地安排你的生活。他们说去做作业于是你地脑子里就有野马奔腾想别的事去了。很快这种小心思就成了习惯。不管怎么说，这都是一个很难解决的问题。我已经放弃要改变它了；现在就试着绕着走。 6

7. Richard Feynman讲了一个关于他探索梦境的事，就像是我试着考究我的拖延症一样。每天晚上，他都想要观察一下自己睡着了的时候发生了什么：

   有一天晚上我像往常一样做梦，一边做梦一边观察…然后我发现我的一直是靠着铜棒睡觉的。我把手放到脑袋下边然后发现我的后脑勺是软的。我想，“哈！这就是我能观察梦境的原因了：这些铜棒扰乱了我的视觉皮层。我所要做的就是在脑袋下垫一根铜棒睡觉这样就能想观察就观察了。所以我就觉得不用再思考这个问题可以深度睡眠了。”

   当我醒来的时候，发现这既没有铜棒，后脑勺也不是软的。不知为什么…我的大脑编了个错误的理由来解释为什么我不应该再[观察我的梦]了。（你在开玩笑吧，费曼先生，50）

   你的大脑比你想象中更强 7

8. 所以，举例来说，与其写“相比之下，Riis没有很多引用”，我更愿意写：“然而，无论是因为个人缺乏将以听觉传播为中心的当代民族志收集到已出版的纸质信息记录中所需的基于技能的能力，还是因为缺乏对社区信息通讯员的报告文学的偏好，Riis证明了在产生可比结果方面是完全失败的。”
   教授显然对差劲的写作不太敏感，他似乎没有意识到我是在开玩笑（尽管和我一对一看了论文！）。8

你可以在这关注我的twitter。
2005年12月28日