用低代码如何搭建一套进销存管理系统(采购、销售、库存一体化管理)?

库房进货、提货、备货混乱,想纸笔记录,会发现工作量太大;改用Excel,会发现数据难同步,数据丢失风险大。
这里提供一个进销存管理模板,针对上述问题,可以用此模板来轻松解决。
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一、什么是“进销存”?

进销存,是指企业管理过程中 采购(进)→入库(存)→销售(销) 的动态管理过程。
进:指询价、采购到入库与付款的过程。
销:指报价、销售到出库与收款的过程。
存:指出入库之外,包括领料、退货、盘点等影响库存数量的动作。

二、进销存有哪些功能?

在简道云进销存中,通过对商品采购、采购退货、商品销售、销售退货、库存盘点、库存计算,这六大环节的精准把控,帮助企业实时掌握商品库存情况,有效防止“负库存”情况出现。同时可以对进销情况进行财务结算分析,针对经营状况及时做出调整措施。
一张图了解模板的功能结构:

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三、进销存是如何搭建的?

按照上图中的模板功能结构,分别对系统设置、核心业务、统计分析三大部分进行介绍。

1.系统设置

系统设置中共有四张表单,分别用来添加「仓库」、「商品」、「供应商」和「客户」信息。可以手动录入数据,也可以导出表样,在excel中整理好数据后批量导入。
这些表单中的数据都将作为基础信息来使用,在填写其他业务表单时,可以直接通过数据联动、关联数据、关联查询等功能,直接调用这些数据。不仅可以提高填报效率,还可以有效避免填写错误的情况。

2.核心业务

核心业务包含采购、退货、销售、退货、盘点,也是日常使用频率最高的部分。
这五张表单结构类似,重点使用功能:关联其他表单数据、关联数据、关联查询。

2.1 商品采购
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「供应商」和「仓库」使用了下拉框字段,通过关联其他表单数据,分别关联「供应商管理」表单中的供应商名称,和「仓库管理」表单中的仓库名称,作为下拉框选项使用。
「单品总价」和「采购单总价」则是通过公式自动计算得到。
「商品详情」采用了子表单字段,一次性采购了多少种商品,就可以添加多少条子表单记录。

  • 通过关联数据,关联显示「商品管理」表单中的商品基本信息:名称、单位、编号、系统采购价,选择记录后即可自动填充数据。
划重点:这里将编号字段作为关联数据的主键字段,代表一整条记录的值,可参与数据联动和公式计算等。

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  • 通过关联查询,在选择仓库和商品后,自动显示该仓库中该编号商品的库存数量,便于采购人实时查看库存情况。
划重点:关联查询必须添加关联条件,通过关联条件,只显示出符合限定条件的数据。

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关联条件如下:

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2.2 采购退货

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同样,在填写退货表单时,通过关联数据,根据供应商、仓库、采购时间,关联选择对应的「商品采购表单」中的采购详情记录。
选择需要退货的商品,显示在退货详情子表单中,填写实际退货价和退货数量,完成退货。

2.3 商品销售

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「商品销售」表单记录了每位客户的商品购买情况。其中,商品详情中各字段的设置可参考「商品采购」表单中的商品详情子表单。

2.4 销售退货

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「采购退货」表单的结构类似,在「销售退货」表单中,根据客户、仓库、销售时间,关联「商品销售」表单中对应的销售详情记录。
选择客户需要退货的商品,显示在退货详情子表单中,填写实际退货价和数量,完成退货。

2.5 库存盘点

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通过人工在仓库中对商品实际数量进行一一盘点,避免出现误差和损耗,将结果录入「库存盘点」表单中,及时调整至精确库存量。

2.6 库存计算
作为整个进销存应用的灵魂,聚合表承担了两项最重要的职责——实时统计库存、防止负库存出库。
实时统计库存:

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新建聚合表(入口:进入应用管理→应用设置),将「商品采购」、「采购退货」、「商品销售」、「销售退货」、「库存盘点」这四张表单,通过仓库和商品编号字段关联起来,统计各个仓库中商品的库存数量。
利用聚合表的统计结果,在填写以上这几张表单时,通过关联查询自动显示对应商品在聚合表中的库存统计数量。
即:

库存数量=商品采购数量-采购退货数量-商品销售数量+销售退货数量+库存盘点盈亏数量

防止负库存出库
在聚合表中添加校验公式,实现“防止负库存出库”的功能。

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如:填写销售表单并提交,聚合表便会对库存进行实时统计,如果提交后使得库存结果小于0,那么就会触发校验提示,无法提交成功。

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3.统计分析

3.1 进销分析
进销分析中共包含三张报表,用来统计和查看商品的采购、销售、进销对比情况。
在「采购统计」中,包含一张汇总表、一张柱形图和一张折线图,如下所示。

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这三张图表的数据来源均为多表关联。以「采购统计」这张汇总表为例,介绍制作方法。
将「商品采购」表单和「采购退货」表单通过时间、供应商、商品编号三个字段关联起来,并添加到汇总表的行列表头中。指标中添加公式字段,统计各月从各个供应商处采购的实际商品数量(公式:采购数量-退货数量)和实际采购总额(公式:采购总金额-退货总金额)。

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3.2 财务结算分析
包含:

  • 2张表单:「客户收款」和「供应商汇款」,用来记录向客户收款和向供应商汇款的数据。
  • 3张报表:「客户对账」、「供应商对账」、「毛利统计」。

「客户对账」用来统计各月各客户的欠款情况。

客户欠款=商品销售总价-商品销售实收金额-商品退货总价+实际退款金额-客户收款金额

「供应商对账」用来统计各月各供应商的欠款情况。

供应商欠款=商品采购总价-商品采购实际支付金额-采购退货总价+退货实收金额-供应商支付金额

「毛利统计」用来统计各月的毛利润。

毛利润=商品销售总价-销售退货总价-采购总价+采购退货总价

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以上。

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