智能型数字档案馆构建设想

      档案作为企业正式权威的数据资源，具有其历史传承和凭证唯一性等特点，随着企业的数字化转型，档案工作更需要数字化转型，档案管理与利用急需借助信息技术手段来管理好和记录好，急需挖掘档案资源，发挥其价值，档案的基本价值：凭证价值+参考价值。

一、目前企业档案管理的主要问题

1.档案工作流程繁琐低效、整理时间冗长；

2.档案存放次序较易被打乱，容易放错；

3.档案核查、查阅耗时长，盘点效率低；

4.安全保障能力弱，无法有效保障档案的安全；

5.档案信息化、数字化程度低，很多专家经验沉没在海量档案中，无法满足企业快速发展的需要。

二、智能化数字档案馆

指在具备数字化、网络化、管理自动化、资源共享化等特点的数字档案馆基础上融入智慧感知和协同处理等功能，以资源共享平台为基础，应用云计算、大数据、物联网、移动应用、人工智能等现代信息技术与相关工具，重点打造高效、智能、统一的管理服务平台和信息服务平台，进一步实现档案数据资源开发利用的最大化，实现便捷增值服务的新型档案馆模式。

1.数字档案馆的主要特征

(1)档案资源建设资产化(Capitalization)： 资源建设资产化是指在大数据时代，数据资源越来越成为企业宝贵的财富，档案资源作为数据资源的重要组成部分，对于企业来说，同样具有资产价值。2015年，国资委党委委员、秘书长闫晓峰在中央企业档案发展研讨会上强调，企业档案是重要的无形资产，是国有资产的重要组成部分。这就要求中央企业在以后的档案工作中采用资产的管理方式管理档案信息资源，要改变传统的档案管理理念，将档案从“黑匣子”中解放出来，变“藏”为“用”，充分利用大数据、云计算等新兴信息技术推动档案管理的创新及档案数据资产的开发利用，使档案资源更好地发挥支持企业决策、管控、创新、发展及提升竞争力的基础数据资源作用。

(2)档案管理智能化(Smart)： 档案管理智能化指的是运用新的信息技术和通讯技术手段，去感知、分析、整合、处理档案信息和档案馆运行信息，从而对包括档案收集归档、管理、利用、存储、监督等活动在内的各种需求做出智能化响应与支持，为档案管理和信息开发利用提供便利， 实现档案管理员对档案内容、档案实体、档案库房、档案实际用户的智能化管理。在档案利用方面主要有3个方面：第一，通过与档案用户互动，增强智能型数字档案馆对用户需求的反应能力;第二，采用智能设备，逐步实现互联互通;第三，实现智能化自我预测、自我修复、自我调节和自我防御。

(3)档案互联感知物联化(IOT)： 通过物联网技术的应用可以实现档案馆与企业的互联互通，以及档案馆中人与人、人与物、物与物之间的全面感知，从而可以实现更大范围的资源共享与利用。

(4)档案开发利用智能化(Intelligence)： 重要组成部分和最终目标，借力于大数据、物联网、云计算等技术，在提高档案管理、档案处理能力，构建完备的档案资源体系后，档案开发利用智慧化具有极大的可能性，它最终也将更好地使国家、企业和个人受益。同时，智能型数字档案馆由于其档案收集、整理等管理手段的智能化，其用于管理所花费的人、财、物成本将大大减少。

2.建设原则

(1)以人为本、以需求为导向： 用户需求为导向， 为更广泛的群体带去便捷、智能、创新的档案管理利用方式。

(2)智能创新、共建共享： 推进管辖范围内跨地区档案馆信息资源的纵向集成与跨部门档案信息资源的横向集成，切实推动档案信息化协同应用，让档案信息资源在不同部门、不同地区的系统中自由流通，真正实现档案信息资源的共建共享。

(3)统筹规划，稳步推进： 总体布局和阶段安排、稳步推进。智慧档案馆的建设成为一个综合集成资源系统，达到档案资料的收、管、用更加智能化。

(4)找准特色，重点突出： 找准突破口，确定建设重点，分别在收集归档、管理监控和利用方面重点开展。

3.建设要求

(1)信息资源多样化：原生电子档案、档案数字化成果， 档案馆楼宇管理信息资源。

(2)能够全面感知：档案信息、档案实体与互联网结合起来。

(3)云技术不可少：海量数据的运算， 根据档案的保密属性，数字档案馆又应当有属于自己的、独有的数据计算和存储能力和满足工作需要的服务器及存储设备。

(4)综合处理技术：建立可视化、可量化的智能数据支撑，对档案实体信息和网络信息进行综合分析，及时反应档案管理状况，为档案工作者提供指针式判断界面和菜单式处置方案，让档案工作的开展更加科学高效。

4.未来发展设想

逐步扩大收集范围，拓展特色服务领域，多元化趋势， 整合其他信息资源，加强横向联系，发挥强强联合优势，形成一个先进的社会化信息资源共享平台，真正实现档案信息资源的开放与共享。