企业内容管理入门指南：从概念到实践，提升协作效率和质量

在现代企业管理中，存在一种容易被忽视但又极为重要的管理理念——企业内容管理。由于“企业内容”这一概念过于抽象，大家对它可能还比较模糊。所以，今天我们来聊聊企业内容管理。

在开始之前，对企业内容做一个简明的介绍：

企业内容是合同、发票、设计图纸、研发文件、项目文件、物流文件、采购文件等文件形式的非结构化数据和报销单、采购单、业务订单等表单形式的结构化数据，企业内容的格式可以是纸质、jpg、xml、pdf、ofd等。

现在，我们对企业内容有了初步概念，接下来聊聊为什么。

我们为什么需要企业内容管理？

随着信息技术的快速发展和应用，企业正面临着新时代的新挑战，具体表现在：

数据爆炸

企业的日常经营已离不开各类业务软件的支持，每日随之产生海量数据，包括文档、图像、电子邮件、研发数据、图纸等企业内容，企业员工难以处理和消化这么多数据，无法快速准确地获取和利用数据。

例：在某港口企业财务进行计费业务中，由于缺乏对企业内容的分类、整理和管理，人工从无序、庞大的账单数据中找到与客户匹配的数据，业务效率低且易出错。

数据分散

数字化进程的推进正在改变着企业组织协作的方式，在跨时空、跨业务、跨组织、跨系统的四跨协作模式下，企业内部和外部的数据分散在不同的系统和平台上，造成数据的管理和利用的困难。

例：在业务人员的业务审批流程通过后，由于缺乏对企业内容整合和共享，业务系统与财务系统不互通，预付款申请时需要手动重复上传业务资料，业务效率低下，数据资源紧张。

数据安全

在数字经济时代，数据已成为企业最重要的资产之一。伴随着企业业务的扩张，数据来源和种类变多，数据难以整合、集中管理；在处理和管理数据的过程中，还存在合规性滞后的情况；这些因素给企业带来巨大的经营风险。

例：在某企业上市的准备阶段，需要经常应对券商、事务所等机构的审核，按要求提供相关材料，由于缺乏对企业内容的集中管理，造成数据丢失、找不到的情况，影响企业的上市进程。

数据高效

在社会快节奏发展的背景下，信息和数据的获取变得更加快捷，但这也对企业与客户、企业与合作伙伴、企业与供应商之间的反映速度出了新的要求。然而，由于企业组织架构复杂和数据不共享等问题，企业的沟通和协作效率正在降低。

例：在快消品企业与传统渠道供应商之间，由于缺乏企业内容的对外共享，企业无法实时收到客户签收回执，直接影响企业财务的对账效率和回款周期，进一步阻碍整个企业生产运营的的正常开展。

什么是企业内容管理？

企业内容管理是指协助组织和个人，借助信息技术，实现内容的创建、储存、分享、应用、更新，并在企业个人、组织、业务、战略等诸个方面产生价值的过程。而企业内容管理系统就是能够支撑内容管理的一种工具或者一套工具的组合。

简而言之，企业内容管理是管理企业的信息资源，包括文件、档案、产品数据、研发文件等企业内容，提高企业信息数据的利用效率和安全性。

企业内容管理实践

业务场景：产品营销PPT面向销售培训

营销部门计划给新产品做培训，而制作ppt的过程中，领导要求增加一张产品架构图。然而制作人员不知道应该先联系哪位产品部门的领导或同事协作。于是他花费了三个小时通过内部通讯录、微信和电话联系多位同事，最终找到一位同事提供的产品架构图，但该同事无法确认架构图是否为最新版本。尽管如此，制作人员使用了这张图。结果，在领导给销售部门培训中，有销售人员反馈这张图是旧版本的，导致尴尬场面发生。

痛点分析：时间浪费、协作效果不佳、努力未达预期

解决企业内部协作：

1. 实施分类归档与发布机制：产品部门在e企档案系统上，对跨部门协作材料分类归档与发布，这种工作机制缺失，导致营销部门需要人工对接获取资料

2. 运用在线搜索：营销部门在e企档案系统上搜索资料，3小时的等待可以在3分钟内搞定，且质量有保障

总之，企业内容管理是企业信息化建设中非常重要的一环，可以帮助企业更好地管理和利用企业内部的各种数据和信息资源，提高协作效率和质量，降低风险，提升企业核心竞争力。