如何写好文档之金字塔原理

前言

          大部分技术文档的作者不是作家，甚至不是文科生，而是技术工程师。这类人在文字表达技巧上通常比较欠缺，但是有一个显著优势，那就是逻辑思维能力强。对于写作来说，这一点非常重要。尤其是技术文档的写作，必须有很强的逻辑思维能力。

          一些人在表达和思考问题时，容易思维混乱，分不清主次重点，而这本书可以提供有序高效的解读论和方法论——金字塔原理，从而帮助你提炼逻辑思考和与人高效沟通的能力，进而让你更好的解决学习和生活中的问题。

     这本书依托于金字塔原理展开，分为四个部分:

•   表达的逻辑: “说”，使用金字塔原理的原因和具体构建方法;
• ·思考的逻辑:“想”，使用金字塔原理过程中的应用逻辑要素;
•  解决问题的逻辑:“做”，在实例中界定、解构、分析和解决问题;
• 演示的逻辑:“表演”，在PPT演示和文字中呈现金字塔;

 

 

 

第一章 为什么要用金字塔结构

1.为什么需要金字塔法则

金字塔法则归纳内容更容易让人读懂，符合人类思维的基本规律

• 大脑自动将信息归纳到金字塔结构以便于理解记忆
• 预先归纳到金字塔中的沟通内容，更容易被人理解和记忆
• 应有意的将沟通内容组织成金字塔结构，包括口头表达和书面表达

米勒的论文《奇妙的数字7+-2》：大脑的短期记忆无法一次容纳7个以上的记忆项目，有的人可能一次记住9个项目，有点人只能记住5个。大脑比较容易记住的是3个，最容易记住的是1个项目。当大脑发现需要处理的项目超过4个或5个时就会开始将其归类到不通的记忆范畴中，以便于记忆。

2.如何归纳分组搭建金字塔

1）找出逻辑关系抽象概括

例：图1-1的方式很难记住，进行归纳分组为图1-2方式后很容易记住

 

图1-1散乱的机构很难记住

2)  自上而下表达结论先行

      （1）     理清表达思想的顺序，是写出条理清晰文章的最重要方式，而清晰的顺 序，就是先提出总结性思想，再提出被总结的具体思想。先总结后具体的表 达顺序，你必须牢记。
受众的大脑只能逐句理解作者（演讲 者、培训讲师）表达的思想。他们 会假定一同出现的思想在逻辑上存在某种关系。如果你不预先告诉他们这种 逻辑关系，而只是一句一句地表达你的思想，读者就会自动从中寻找共同点, 将你所表达的思想归类组合，以便了解各个组合的意义。

（2）金字塔中的思想以3种方式相互关联————向上、向下和横向。位于一组思想的上一个层次的思想时对这一组思想的概括，这一组思想则是对上一层思想的解释和支持。

    文章种的思想必须符合一下规则：

     1.纵向：文章中任一层次上的思想必须时其下一程思想的概括

     2.横向：每组中的思想必须属于统一逻辑范畴

     3.横向：每组中的思想必须按照逻辑顺序组织。

         可以有四种逻辑顺序：

• 演绎顺序：大前提、小前提、结论
• 时间（步骤）顺序：第一、第二、第三
• 结构（空间顺序）：波士顿、纽约、华盛顿
• 程度（重要性）顺序：最重要、次重要，等待            

因此，写出条理清晰文章的关键，就是在你开始写作之前，先将你的思 想放入金字塔结构中，并根据以上规则进行检验。如果不能符合以上任何规 则，就说明你的思路存在问题，或者你的思想还没有得到充分完善，或者你 组织思想的方式不能立刻让读者理解你表达的信息。这时，你应该调整自己 的思路，以使其符合金字塔原理的规则，从而免去反复改写文章的麻

第二章 金字塔内部的结构

        由于金字塔结构的规则非常明确，如果在开始写作之前，你已经清楚你想表达的思想，你就可以容易的将要表达的思想组织成规范的金字塔结构。但是大多数人在刚坐下来开始写作时，可能对自己想表达的思想只是模糊的想法，甚至根本不知道从哪里下笔。甚至你认为自己已经构思好的第一个思想，写出来时可能都不很准确。

    因此不要幻想一坐下来就开始将思想组织成金字塔。首先你必须梳理你想表达的思想。

   提示:

         金字塔中的子结构，能够加快梳理思想的过程：

• 主体与子主题之间的纵向关系
• 各子主题之间的横向关系
• 序言的叙述方式

     

1.叙述逻辑关系

1）纵向关系

        通过纵向关系能够很好的吸引读者的注意力。通过纵向联系，你可以引导一种疑问/回答式的对话，从而使读者带着极大兴趣了解你的思路进展。这种纵向联系会迫使读者按照你的思路产生符合逻辑的反应。

      方式：为了向受众传递新的信息而作的表述，必然会使对方就其逻辑性产生疑 问，例如，“为什么会这样”、“怎样才能这样”，或者“为什么你这样说”。 作为文章的作者，你必须在该表述的下一个层次上横向地回答读者的疑问。 但是，你的回答仍然是向读者传递他不知道的新信息，这又使读者产生新的 疑问，于是你又在再下一个层次回答读者新的疑问。

       你将不断地按照“引起读者疑问并回答疑问”的方式继续写作，直到你 认为读者不会再对你的新表述提出任何疑问为止。（读者不一定会同意作者 从第一个表述到最后一个表述的思维进展方式，但至少能够明确了解作者的 思路，而这是所有作者期望的最好效果。）至此，作者就可以离开金字塔结 构的第一个分支，返回关键句（key line） 层次，继续回答由金字塔最顶端 方框中思想引发的初始疑问。

例子1：

                           图2-2 金字塔结构引导疑问/回答式对话

 

2）横向关系

         当考虑在下一结构层次如何表述时，必须保证你的表述能回答在其上一个层次上的表述引起的疑问，同时还必须保证表述符合逻辑。也就是说标书必须具有明确的归纳或演绎关系，但不能同时既具有归纳关系，又具有演绎关系。

      （1）演绎关系

             演绎性思想组合是由几个程前启后的论述组成。第一个思想是对某种现象的描述；第二个思想是对该句子的主语或位于所作的描述；第三个思想则是说明以上两种 表述同时存在时所具有的隐含意义。因此，演绎性思想组合具有以下形式：

• 所有人都会死
• 苏格拉底是一个人
• 因此苏格拉底会死

          注：演绎关系，第二点是对第一点主语或谓语的论述。

     （2）归纳思想

             归纳性思想组合中的思想相互关联，你可以用同一个名词表示组中所有思想，如支持的原因，反对的原因、步骤、问题，等等。归纳性论述的表现下形式是：

现象前	归纳后
	波兰将收到坦克入侵

 

            注：归纳推理，同组中的思想具有类似的主语或谓语。

2.序言的结构

        我们已经了解，金字塔结构可以使你与读者不断地进行疑问/回答式对 话。但是，除非引发这种疑问/回答式对话的话语与读者有相关性，否则这 种疑问/回答式对话也很难吸引读者的注意力。保证出现相关性的唯一办法， 就是使这个句子直接回答你所发现的读者头脑中已存在的某--疑问。

       虽然写作的主要目的是告诉别人他们所不知道的信息。但是，读者只有 在需要了解问题的答案时才会去找答案，如果读者没有这种需要，就不会提 出任何疑问；反之亦然。

       因此，为了保证你的文章能够吸引读者的注意，你必须使文章回答读者 头脑中已有的问题，或者能回答读者对周围发生的事情短暂思考后可能会提 出的问题。文章的序言可以通过追溯问题的起源和发展来确定这一问题。

1）序言的结构：

1. 背景：背景的时间和地点，及相关的描述
2. 冲突：在这一背景中发生了某件事情
3. 疑问：使读者提出（或将使读者提出）的问题
4. 回答：文章主题部分针对疑问做出的表述。

例子：

        总之，序言以讲故事的形式告诉读者，你已经了解或将要了解你正在讨 论主题的一些信息，从而使读者想起他本人的疑问，这也是本篇文章将要回 答的问题。叙述式的序言说明了发生“冲突”的“背景”，以及“冲突”引 发的“疑问”，而这个“疑问”正是你的文章将要“回答”的。一旦你提出 了对该“疑问”的“回答”（即位于文章金字塔顶端的思想），就会使读者产 生新的疑问，于是你就要在文章结构的下一层次上回答这些新的疑问

第三章 如何构建金字塔 

      当你坐下来开始写作时，常会遇到这样的情形；你只是大致知道要写什 么，但并不清楚你具体想表达什么，以及如何表达。即使你知道你最终呈现 的思想必定会组成一个金字塔结构，你仍然会有这种不确定感。        你可以利用你知道的这些知识，自上而下或 自下而上地构建文章的金字塔结构。自上而下的方法通常比自下而上的方法 更容易，因此，你应当首先尝试用自上而下的方法。

1.自上而下法

          先利用序言的结构，将头脑中的观点、论点、想法逐个梳理出来。为了达到这点，建议你遵循图3-1介绍的流程

提示：

自上而下法构建金字塔的步骤：

1.     提出主题思想
2. 设想受众的主要疑问
3. 写序言：背景——冲突——疑问——回答
4. 与受众进行疑问/回答式对话
5. 对受众的新疑问、重复进行疑问/回答式对话

例子：

2.自下而上法

      很多时候你会发现你还没想清楚，无法构建金字塔结构的顶部。譬如， 有时你无法准确确定要讨论的主题，有时尚不清楚读者头脑中的疑问，有时 则无法确定读者了解什么、不了解什么。遇到这些情况时，可向下移动一个 层次，从关键句层次上着手

提示：

       自下而上思考：

1.  列出你想表达的所有思想要点
2. 找出各要点之间的逻辑关系
3. 得出结论

例子：

错误示例	修改后的示例

 

改造过程：

1）列出要点

2）找出逻辑关系

3）得出结论