善用工具，快速完成岗位说明书V1.0 ——工作任务汇总

岗位说明书是工作分析的结果，是工作分析的最终呈现。工作分析，是人力资源管理基础中的基础。工作分析，又称职务分析，指全面了解获取与工作有关的详细信息的过程，是对组织中某个特定职务的工作内容和职务规范的描述和研究过程。

假如一家企业，BOSS要求，在一个月内完成全部岗位说明书的工作，前期各部门已经有了岗位说明书的输出，但是，达不到管理的要求。时间紧，任务重，资源少，如果按照老套路，必定会是死路一条！如何快速、高效、保质保量完成领导布置的任务？

老的套路是：首先，要进行培训，导入工作分析的工具，讲清楚，为什么要进行工作分析？工作分析没有做好导致现在存在什么问题？工作分析能解决什么问题？其次，要进行工作分析专业的培训，对人力资源和相关领导进行细致、专业的培训，让其充分掌握这个工具方法；再次，就是选择适合公司的工作分析方法：工作日志法、观察法、问卷调查法、访谈法；最后，收集整理，用分析相关的资料，最终形成符合实际要求的岗位说明书。以上就是老的套路。

当前，人手紧缺、时间要求特别高，任务量大的现实情况下，在最终确认岗位说明书最终诉求的前期下，借用了一个简单、易用的方法：穷举法/罗列法。穷举法/罗列法，就是让每个岗位的员工，按照给出的表格，要求，认真填写工作的内容。

岗位说明书的目的是让每个员工清楚知道自己的工作内容，让管理者合理分配工作任务，让沟通协调的管理工作变得更简单；让公司战略得到贯彻，让每个部门的员工都了解本部的工作职责和同事的工作职责。通过每个岗位对工作内容的梳理，依照类别、性质、内容、需要提交或使用的相关材料、工作周期、预计花费时间、重要性这几个维度，将工作内容呈现出来，体现岗位认知。反映岗位员工对工作重要性的排序、工作内容模块化、条理化和结构化。

从罗列的结果就能看出以下几点：A、工作量是否饱和？应该裁员还是应该合并相关岗位？还是应该增加人员？B、工作重要性排序是否符合组织要求？对工作的认知，每个人都是不一样的，需要领导和员工沟通协调、对标，最终达成共识；C、工作思路和逻辑是否清晰？工作内容梳理，是逻辑性和条理性的最佳实践，从梳理结果能够看出员工是否具备成长的潜力；D、部门工作分工是否合理？E、部门工作是否有遗漏、缺失？F、有的工作是否有重复？造成责任主体不清。

工作分析是系统性工作，需要投入大量的时间、精力来完成！通过工作分析的项目可以锻炼一支高效的人力资源管理队伍，通过工作分析可以拉近人力资源部门和其它部门的距离，通过工作分析可以明确大致的工作范围、任职要求、必备的工具方法……工作分析属于重要但不紧急的事情，重要性个人认为在人力资源体系中排名前列。

当然，这只是V1.0版本，后面还需要迭代、进化，让我们的岗位说明书越做越规范。我们不能狭隘地理解工具，一定要辩证地、适应情境地灵活运用工具，关键是要融入你的思想，诉求，这样的工具才有灵魂！

                                     人力资源部  高伟

                                  二〇一九年十月九日星期三