完成上百甚至上千上万份同格式的文件的汇总合并
结合 PowerPivot 完成上百万数据的透视分析
如果觉得以上内容对你有所帮助,我们就接着往下看:
PS: 关于 PowerQuery 的简单介绍可以关注我们【简快 Excel】查看历史文章,有详细介绍。
合并上百份报表的操作思路:
操作步骤:
第一步 将要合并的文件放到我们待合并文件夹
我们先放入 10 份文件测试,完成后再给大家演示 100 份文件的合并
第二步 我们在文件夹外新建一个 Excel 文件汇总数据使用
第三步 新建查询开始链接我们的源数据
我们点击数据标签下边的【新建查询】→【从文件】→【从文件夹】,如下图:
完成后点击浏览找到我们的文件夹路径点击确定,也可以复制我们的路径直接点击确定即可。
然后我们点击编辑,即可进入 PowerQuery 界面。
第四步 PowerQuery 编辑获取数据
从第三步的表里我们看到了这几列包含了我们的文件名,后缀,创建日期,修改日期,访问日期,以及他的文件夹路径等属性,就是没有直接看到我们表里的数据,其实我们表里的数据是被以二进制的方式存储在【Content】列了。我们仅仅需要一个函数就能获取其中的内容,我们具体操作下。
1、添加列里,点击自定义列,输入=Excel.Workbook([Content],true):
注意:公式需要区分大写
2、然后,我们删除我们不需要的干扰列,我们按住 ctrl 选择我们的表名称 [Name] 列和 [自定义] 列
3、展开自定义列,对 Kind 列筛选,让其等于 Sheet, 避免表格中有表格引用,或者区域名称导致汇总出现重复或者部分错误,这块我们就能看到我们具体的每个工作簿中工作表的名称,每个工作表的内容将被存储在了 [Data] 列,我们随便点击一个单元格便能看到里边的数据。
4、我们点击 [Data] 列的展开按钮,去掉使用原始列名作为前缀的勾选,点击确定。
5、我们就看到数据已经被合并好了,没有用的列我们删除即可:
6、接着我们修改下数据类型即可。
7、我们点击关闭并上载下拉功能,关闭并上载至,按钮, 我们简单解释一下,上边的加载到表,就是加载到我们的 EXCEL 界面,数据量在 100 万以内的选择这个没有任何问题。下边的【将此数据添加到数据模型】勾选后可以将查询获取的汇总数据加载到 PowerPivot 中,PoewrPivot 配合仅创建连接表(即不直接存储数据到 Excel 表格区域)
8、我们先选择加载到表,看下效果,我们看到 10 个表 460 行的数据就被我们加载完成了:
9、我们探索下 100 + 的表格的合并效果以及我们 PowerQuery 的优势,我们复制原始数据 10 份,在待合并文件夹。
10、我们需要重新做一遍刚才的工作吗?NO!NO!NO! 我们只需要刷新下我么的数据源即可,以下方法学习一种即可
刷新方法 1:数据标签下边的全部刷新功能
刷新方法 2:在当前表格里右键,点击刷新
刷新方法 3:在右侧查询界面,右键刷新,如果没有看到右侧的工作表查询的话,点击数据标签下的显示查询按钮即可
11、点击刷新,我们等待不到 2s 钟的时间,100 份报表就帮我们汇总完成了,有兴趣的同学也可以测试下 1000 份。
关于 PowerQuery 文件夹的合并就介绍这么多,如果原始数据非 Excel 格式的话而是 Csv 的话,把 Excel.Workbook 替换为 Csv.Document([Content],[Delimiter=”,”, Encoding=936]), 其他操作都一样。
接下来我们探索下如何利用这个方法实现千万级别的数据透视分析
1、我们修改原始文件,中两个表的数据量到 92 万行, 保存关闭
2、直接刷新,我们看到表格会报错,因为我们可以看到右侧加载了 185 万行数,Excel 文件里直接放不下了,好了我们看下怎么处理吧。
3、我们在我们右侧我们的查询上点击右键,选择【加载到】,然后如下图所示选择,点击确定。
4、我们点击 PowerPivot 下的管理按钮,查看下我们的数据,如果没有 PowerPivot 标签点击 Ecxel 的【COM 加载项】勾选下即可,注意需要 13 或者 16 专业增强版以上才有此功能:
5、我们 185 万的数据就被存储在 Excel 的 PowerPivot 中的,接下来我们点击插入透视表,选择使用此工作簿的数据模型为源数据即可。
6、我们简单拖拽看下效果,一个 185 万行数据产生的透视表就被我们做出来了。
总结:
1、快速合并文件夹文件,我们看到我们仅需一个函数 Excel.Workbook 配合可视化的一些操作即可完成。
2、后续只需要一键刷新即可完成汇总。
3、通过 Excel 插件 PowerPivot 的配合我们完成了 185 万行数据的透视表的创建,对传统 Excel 分析的能力做了一个很大的突破。
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