间接采购管理中常见的五大挑战

间接采购，有时也被称为间接费用或尾部支出，这些商品或服务不是制造产品直接必需的，而是日常运营所需的。
 
● 办公室和行政用品
● 商店地点的消耗品（例如，清洁用品）
● 设施管理费用
● 专业服务
● 旅行和招待费
● 附带费用
● 小额的、一次性的采购和 "现货购买"
 
间接采购通常金额较小，对个人影响较小，但在管理上更具挑战性。应对间接采购的挑战有助于组织平衡风险和效率。

间接采购管理中的常见挑战
 
尽管间接采购处理的是低价采购，但它往往在公司的总支出中占了很大一部分。这也是为改善成本控制提供最多机会的支出类别。
 
就其性质而言，这些成本在发生时更有可能从缝隙中溜走。对于跟踪和遏制不必要支出的每一个挑战，现在都有一些解决方案可以简化流程并带来令人满意的结果。
 
在降低间接成本方面，采购专业人员面临五个重大挑战。
 
1、没有间接采购政策
 
如果没有适当的支出政策，企业优化预算更加困难，更有可能出现重复支出、不准确或不完整的合同以及谈判不力的价格。企业也很难跟踪、监测和实施纠正措施，以确保间接采购保持合理。
 
那些制定了明确支出政策的企业更容易管理直接和间接成本。最好的政策是将灵活性与监督相结合，建立保障措施来指导可接受的成本。同时，它为内部买家提供自主权，以审查和选择最适合他们的项目和工具。
 
2、支出透明度低
 
在不了解间接采购的情况下，企业会因低效或不必要的采购而损失很大一部分预算。采购和间接采购的可见性对于正确管理支出和降低整体成本至关重要。
 
使用技术来集中采购交易，使财务和会计能够捕获所有相关数据，并消除采购过程中的盲点。
 
3、异常支出
 
在标准采购流程之外采购货物的做法给希望降低成本的企业带来了相当大的挑战。如果不了解所有采购决定，企业就会招致不必要的第三方风险，使部门更有可能超出预算。
 
不规范的支出导致对支出的监督减少，并降低采购决策背后理由的透明度。这使得跟踪支出和确保员工遵守支出政策成为挑战。当企业不能在其分配的预算内运作时，就更难经受住意外的财务情况。
 
建立一个有据可查的采购流程、实施审批，并建立支出的可视性，有助于遏制异常支出，使每一笔交易都符合支出政策。
 
4、支出分析不充分
 
没有支出分析，企业就会错过改善现金流和减少间接采购的机会。支出分析使企业能够深入了解其采购活动的全部范围，如他们购买的产品类型、供应链中的合作伙伴关系以及合同执行情况。
 
有效的支出报告增加了整个企业的成本透明度。它使企业能够确定可以提高投资回报率和节约成本的领域。实施更强大的系统来捕捉和分析支出活动的所有方面，可以更好地控制预算编制，确保业务保持竞争力和合规性。
 
5、缺少采购关键绩效指标
 
如果不跟踪支出指标，企业将面临更大的超支或错失节约机会的风险。
 
通过建立明确的、可衡量的目标和具体的关键绩效指标，企业可以根据一套预先确定的标准更好地评估他们的采购实践，突出他们可以改进的地方。这些数据对于制定战略，在管理成本的同时最大限度地提高价值和采购绩效是不可或缺的。
 
正确执行的KPI为企业的采购流程创造了一个持续改进的环境，从而推动整个企业的流程效率。通过利用KPI作为全面成本管理战略的一部分，企业可以更深入地了解过去的趋势和财务健康状况，以确保始终有效地分配资源。
 
采购软件如何改进间接采购管理
 
可见性通常是管理间接采购中最困难的挑战。像8Manage SRM这样专业的采购管理软件使用自动化来实时跟踪每次采购，并使合规支出和审批变得更容易。
 
8Manage SRM创建了一个功能性的、端到端的采购流程，包括从主要供应商采购合适的产品、自动化工作流程以简化审批，以及报告趋势和关键指标，如成本节约、成本降低和类别管理。
 
使用8Manage SRM，采购人员可以实施具有高级功能的支持良好的采购策略，例如：
 
● 根据类别、部门、地点和工作角色，为每个买家提供基于角色的准则和限制 
● 自动线级编码，更准确地报告直接和间接采购，可视化管理开支
● 利用动态更新的产品目录，通过首选供应商进行战略采购
● 集中采购订单创建、订单处理、合同信息和付款以减少错误和重复
 
即使你的采购职能不断扩大，8Manage SRM采购管理软件始终能使你比以往更容易获得并保持对支出的可见性。