2020年工作优化方案

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一、费用模块优化方案

现状

规模及结构：当前费用组人员3人，分别负责不同的省区；汇总工作由本人处理。
执行情况：基本工作正常完成；个人方面，有大约2/3时间使用在基础费用审批上。

优化方案

小组内计划：组内自行做短期工作计划。具体到每天的工作内容，突出完成时间，但一定要留出相对宽裕的时间，以便应对突发的工作事项。

具体步骤：

1. 月初组内讨论罗列出本月各时间点的工作事项（可依据实际情况月中做一次适当调整）；
2. 对于重要事项要清楚说明操作要点和完成标准；
3. 每项工作内容备注上计划完成进度，以便实际操作时依据此计划进度做出相应调整；
4. 各事项明确责任人，责任人要起到积极跟进、汇总、输出的作用；
5. 以上内容确定后，以表格形式分享给组内成员，大家以此作为本月工作大纲。

经验分享：每个省区、每家平台公司都会偶尔出现一些非常规的问题，遇到问题时最好选择讨论的形式得出解决办法。事后把“重点注意事项”、“关键解决办法”在组内做分享，专人做好记录：哪些问题，讨论之后针对每个问题给出方案，具体实施计划及任务分配等。以便后期遇到类似问题时，提高工作效率。

具体步骤：

1. 每个人在工作中要做好日常笔记，记录下近期遇到的问题（以解决的，记录处理办法）、特殊事项、自己或周边人的优异表现等等；
2. 每周1-2次小组讨论分享（小组成员少，更灵活，建议多频次、不固定），内容就是步骤①中的日常笔记；
3. 专人做好记录（记录员可采用轮流制；记录格式要统一，方便后期汇总存档）；
4. 讨论分享要有输出：有问题就要有解决方案，可内部解决的立即分配任务，责任明确到个人，有明确的结束时间；需要外部部门协助解决的，拟定解决办法报上级领导审批；
5. 举一反三、实践应用，学会借助集体的力量解决问题。

了解你的伙伴：良好的同事关系是高效工作的重要影响因素。本组成员之间应该保持合作互助的良好关系。组内成员的沟通应该渗透到生活中去，了解大家工作、生活中的问题，分享平日里的一些个人爱好，多多相互关怀。

预期效果

1. 每一位成员都清楚本组的工作目标及计划、并能高效完成；
2. 组内成员团结友好、高效协同；
3. 组内成员不断创新，在工作方面都能有自己的思考；
4. 及时、有效的和其他组成员沟通，协同解决其他问题。

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二、运营模块工作计划

宗旨

信息互通、工作互助

目的

1. 每个人要实时了解所负责平台公司全面的财务情况。以便综合应对突发问题，快速拟定初步解决方案，压缩遇到问题时的时间成本。
2. 在各组分工明确、责任到人的基础上，可以跨组互助，达到应对紧急工作、提高工作效率的目的，同时有利于部门团结及员工自身发展。

具体实施方案

信息互通

当前问题：大部分人员只关注自己所负责模块的财务数据，一旦遇到问题，需要综合数据做支撑时，第一时间是要各组人员整理数据，再做汇总，最后上报。
方案：以省区为单位，各组人员以会议的形式逐一梳理各公司的财务情况。会议中重点说明近期的非常规情况，问题及解决措施。运营人员需组织并全程参与会议，做好会议纪要（要有会议照片），以Word等形式上报领导审核。
频率：每周一次，每月3次（每月最后一周结账）。

具体步骤：

1. 以省区为单位开展“流水会议”，以安徽省区为例：各组负责“安徽省区”的对接人及运营人员参会，运营人员做好会议记录；
2. 各组人员对该省区内各平台公司的近期财务情况分别作出说明，重点对一些特殊事项和问题展开讨论，寻求各组协同的解决方案；
3. 每次会议时间控制在15-50min，运营人员依据公司数量和问题情况做调整；
4. “流水会议”结束以后，运营人员需汇总整理后，把会议纪要（要有会议照片）以Word等形式上报领导审核，并做好归档。

工作互助

当前问题：各组人员因为所负责模块不同，“忙碌期”也不同。例如：费用组月中（10—25日）工作量最大；往来组月底经常加班；总账组月初最为忙碌。

实施方案：

前提是运营需要对各组工作摸底

1. 明确运营的工作职责——推动各组工作协同，促进各组工作开展，打破“共享中心”内部的工作壁垒等；
2. 深入到各组的工作中去，参与各组内部的工作讨论，了解各组的工作流程和基本操作；
   主动沟通，做好总结，找到各组工作的连接点。

实施方案具体步骤

1. 各组在遇到需要紧急处理的工作时，可将工作进行分解，提炼出可以由其他组协助的工作内容并给出操作指导，报给运营审核。
2. 运营根据对各组工作内容的了解做初步审核，审核通过后，报上级领导审批。
3. 审批通过后，由运营主导在“共享中心”发“英雄帖”，征集志愿者协助工作。
   Ø 若2小时无人接帖，则“英雄帖”失效。
   Ø 若有人接帖，则接帖人（组）需全力协助完成工作内容。
   次月关账会议上需对该项内容进行公示并指出工作中做的好的和需要改进的地方。接帖人所在组如果有需要协助的工作时，此次发帖组有义务第一时间“接帖”并全力协助工作。

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三、个人总结及反思

经过过去一整年的时间，我对于费用工作的基本内容和基础操作更加熟练。但是对于组内工作协调方面还有待提高。虽然组内其他成员都是新人，对财务工作生疏可以理解，但我在协调工作上的欠缺也确实拉低了费用组的工作效率。因此在2020年要作出如下几点提高。

提高业务能力
财务专业知识年年更新，实时提高自己的业务能力才能给予别人实实在在的帮助。
提高沟通能力
沟通好，不是指跟谁都有话聊，而是指能清晰的表达自己的想法，能听懂别人的需求。组内工作中，在告知“怎么做”的同时，要多问一句、多解释一句“为什么”。
提高集体责任意识，主动发现问题并承担责任
一个人工作结束，不代表此次关账结束，但此次关账结束，一定是部门内每个人的工作都结束了，所以要提高自己的集体责任意识。关账并不是财务工作者的长远目标，我们要做的是不断优化升级，成就公司（工作）也是成就自己。所以要主动发现问题，并承担责任，解决问题。