文章作者‖魏晋寒
图片来源‖网络
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在夜深人静的时候,你是否思考过这些问题:
我的工作,效率如何?
我的人生,是否高效?
我的计划目标,最终实现了多少?
我的勤奋努力,究竟赢得了什么?
……
无论是日常生活,还是职场工作,我们都希望走在高效率、高成长、高发展、高收获的快车道上。希望自己的计划、目标获得最大的完成比例,希望自己的勤奋、努力赢得最高的收益份额。
然而,现实总会事与愿违,绝大多数人的生活非但谈不上顺畅高效,反而显得格外困阻低效。
有些人忙忙碌碌了一天,竟然不知道自己完成了哪些工作;
有些人勤勤恳恳了一年,竟然不知道自己获得了哪些成长;
有些人回首三年以来的心路历程,竟然发现自己原地踏步,毫无起色;
有些人仰望未来的发展道路,竟然愈发不知所措,愈发迷茫焦虑。
……
以上这些负面境遇,都是最为常见的“低效”表现。尤其在这个多元化发展、多维度竞争、多机遇挑战的时代里,我们想要在茫茫多的人群中脱颖而出,获得应有的利益收获,获得满意的生活环境,我们就要主动摆脱低效的人生轨迹,包括低效的学习、低效的工作、低效的完成任务、低效的执行实践……
想要提高我们的生活效率,最好的办法之一,就是学会“量化”我们的计划目标。
2
为什么人们需要计划目标?
从最为底层的思维逻辑来看,计划目标独有的指引作用,会将我们游离态的时间、精力、专注度、未来愿景、人生轨迹、社交脉络在某个有意义的项目节点上汇聚集中,同时又会驱使我们远离那些没有意义的项目节点,从而使得我们的思维、行动、练习、实践最大效能化。
与此同时,计划目标的监督作用,也会成为我们行为的重要动力,让我们更容易坚持下去,更容易持之以恒——看到曙光的人,往往更容易坚持到黎明。
所以说,编制属于自己的计划目标,本身就是一个提升“人生效率”的手段方法。然而,人们单单具有计划目标还远远不够,还需要有“数量级”的量化尺度。
如何“量化”自己的计划目标?
我们可以从三个角度上量化:
量化角度①:数量
量化角度②:时间
量化角度③:完成进度
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在我身边,杨哥就是一个“量化”目标的执行高手。
每天上午工作的前二十分钟,杨哥都会把当天最为重要的五件任务工作,一是一、二是二的写在便签上面,同时还会对每一项工作增加数量上的限定。比如说:
写通讯文章(写1篇通讯文章);
检查Excel数据(检查15页的Excel数据);
学习业务知识(学习XXX书第N章第C节的业务知识);
制作周分析报告(制作周分析报告的前3项内容);
着手XX工作(着手XX工作,并且完成20的进度);
……
对于每一天的工作任务,杨哥总是不厌其烦、机械重复式的写在便签上面,用他的话说:“将每天的工作任务写在纸上,就仿佛完成了其中一半,给我带来强烈的满足感。”
在杨哥的耳濡目染之下,我也渐渐养成了写便签的习惯。既有办公桌面上的纸质便签,也有手机APP的数字便签。如此使得我不管做什么事情,都会增加一个“数量”上的限制。
比如说:看30页书,做5道专业题、学习10项专业概念、完成5项工作任务……
一旦给计划目标加上“数量”上的限制,我们的行动力就会成倍旺盛起来,在一个又一个数字的“消灭”过程中,收获可以看得着、摸得到的完成感和满足感。在“计划”和“数量”的首尾闭合之下,获得最大限度的效率能量。
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除了“数量”这个量化尺度之外,“时间”也是一个非常重要的目标量化尺度。其中,番茄时间管理法是我觉得最为实用的时间管理方法。
番茄时间段可以25分钟、30分钟、45分钟……最低不小于20分钟,最高不超过45分钟,如此保持行动的连续性以及专注度极限。
在单一的番茄时间段里,我们只能给自己安排一项工作任务,比如学习、阅读、完成XX任务。除了这项工作任务之外,我们绝对不能分心做其它事情,除非某个番茄时间段结束以后。
再次强调:一个番茄时间段里,只能做一件事情。
每一天的24小时内,我们不可能做到百分之百的全力以赴,也不可能做到百分之百的专心致志。但是,我们可以在每一个“番茄时间段”里,保持最大限度的专注和效率。
我经常和朋友聊天说:“我差不多2、3天时间就能读完一本书,最长超不过5天时间。”
朋友们将信将疑,直到看到我的番茄时间表才心服口服。
早上初醒,我会窝在被窝里不起,制定一个番茄时间,阅读25分钟书籍。
(尤其提醒一下,人在晨梦初醒时刻的精神、心绪往往是最为纯粹的,千万不要刚起床的时候就玩手机,刷视频,打游戏,这段时间浪费了真的非常可惜。)
吃了午饭的时候,我会松弛的坐在椅子上,制定一个番茄时间,继续阅读25分钟。
(因为有番茄时间的心理限制,我会尽量忍住这段时间不打开其它APP)
下班回家,我不会急着做晚饭,而是尽量放松自己,再制定一个阅读番茄时间。
(下班回家这段时间,心绪由紧绷变为舒缓,我们可以冥想反思,可以看书阅读,玩玩手机、刷刷视频当然也是可以的,但是一定要有时间限制,否则就会深陷其中无法自拔,拖延心态最容易在这段时间滋生。)
晚上睡觉前半个小时,同样也是一个阅读番茄时间。
……
按照个人能力和环境不同,一天可以有2个番茄时间,也可以有5个番茄时间,甚至可以有10个番茄时间。在看书阅读上,我给自己预留至少4个番茄时间,差不多2个小时的阅读时长。
在这里,我并非强调我对“看书阅读”这件事情的坚持和毅力,而是强调说:只要我们利用好番茄时间管理法,我们就可以在更多的时间段里,保持高专注度、高投入度。
阅读如此,工作亦然。
因为我个人将“看书和写作”当成生活的某一副业,所以比其他人更加专心和投入。生活中,我们每个人都有不尽相同的侧重点和追求道路,只要我们挤出每天1、2个番茄时间,做对自己有意义、有回报的事情,日积月累,积少成多,我们的生活一定会大为改变。
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文章的最后,我简单说一下“完成进度”这个计划目标的衡量尺度。
在日常生活中,我总会把手边的工作一项、一项的分类开来。然后将它们更进一步按照“计划中”、“完成中”、“已完成”这三个阵营二次分类。
还没有行动的计划任务,我会归类到:计划中。
以及开始着手的计划任务,我会归类到:完成中。
已经完成的计划任务,我会归类到:已完成。
这个时候,我会再次利用“便签”帮忙,将每一项计划、任务、目标、项目的进度直观、清晰的展现在自己眼前。
尤其在每一天、每一周、每一月杂乱无序的工作进程中,给每一项工作增加“完成进度”的可视化标记,无疑会大大提高个人、团队的工作效率。
对于计划中未开始的工作,我们会急于行动;对于完成中进行时的工作,我们会急于收尾;对于已经完成的工作项目,我会收获强烈的满足和完成感,并且将它们封尘在案,减少事情与事情、任务与任务、工作与工作之间扰乱影响。
虽然说,便签的填写、移动、整理、统计会额外增加我们的工作量,但是,磨刀不误砍柴工,底层框架搭建好了,随之而来的执行效率才能水涨船高。