Office软件使用心得

1、EXCEL

(1)EXCEL表内一定有表头，且表头名称、sheet名称均与文件名称一致。

------准确，且减小信息识别时间。

(2)设计表格时填写说明一般放在表头以下表格以上位置，补充备注则放在表格以下。

------填写说明意在提醒，备注意在补充。

3)对于表格内不同类型的内容使用不同颜色区分。

------易识别，减少视觉疲劳。

(4)表格标题和第一列字体加粗。

-------着重强调。

(5)表格内容如能在一页放下，尽量放在一页。如在一页放不下，需使用视图中冻结拆分窗格功能。

-------减少他人信息获取难度；方便他人获取完整信息。

(6)对于表格内不同类型内容用粗线表框区分。

------易识别，减少视觉疲劳。

(7)标题字体相较表格正文字体要大几号，表格正文字体保持一致。

-------着重强调标题。

(8)对于表格内容中重点部分窗格、文本，可用其他颜色标注，但每种颜色分别对应一种含义。

------视觉上易识别，各有所指。

(9)除无特殊规范应使用微软雅黑字体。

-------微软雅黑适用商务场合。

(10)对于有逻辑关联的多个sheet文件，应将左起sheet1作为汇总sheet，其后sheet作为细节补充。构成总-分关系。

------展示的思路是先讲结果，后讲细节。

(11)对于包含多个表格的文件包，应将每个表格进行包含序数的规范化命名，且各表格之间呈序数关系。

------应让读者清楚阅读的先后顺序。

（12）表格内容格式、打印预览确认无误后，应转换成PDF。在其他设备打印时，不会出现格式变动的情况。

------对于需要打印的内容，用PDF将格式固定。

2.PPT

(1）PPT首先要控制文件大小，正常几十页PPT应在几M以内。因此应注意图片、表格插入方式，表格尽量使用图片格式而非嵌入，照片尽量使用截图而非原始照片。

------文件过大导致用户体验不佳，且网络会议的网速容易导致页面播放滞后。

(2)制作PPT首先应建立框架，包含的模块先思考清楚。但需注意的是一定要首页、目录页、过渡页、结尾页（致谢领导、同事）。

------符合PPT标准格式。

(3)PPT标题的字体、颜色要一致。比如微软雅黑28号黑色字体作为标题标准字体，

微软雅黑20号红色字体作为标题下方“说明”标准字体。

---------字体统一保证美观性。红色起强调作用，重在说明结果。

(4)内容同样逻辑清晰，先说结果，后展示细节。

-------领导注重的是结果，先讲汇报对象想听的。

(5)PPT重在要点，不在描述。因此文字应高度浓缩，可在汇报时延伸内容。

------PPT不是Word，功能不同。

(6)PPT文字排布方式值得注意，应当整齐、美观，文字高度、大小、宽度一致。

-----注重美观性。

(7)图片排布有讲究，两张并列 、品字形、四方阵，且每个图片应加边框修饰（修饰后可能影响图片清晰度）。此外图片一定要加文字简要说明，并且说明应具体，通过展示细节加强说服力。

------图片是直观的展示方式，应注意运用。

3.WORD

（1)Word文档注意文字表述尽量规范，在不同场合使用不同叙述方式。会议纪要表述官方性要强，且要检查三遍以上。

------适应不用需求。

(2)文档内容逐一检查标点符号。

-------切记标点符号的使用规范，适应书写规则。

(3)对于已完成的文档还应对照“集团文档书写规范”进行检查、更正。主要涉及字体、字号、字体颜色、缩进等。

-------适应书写规则。

(4)对于标题（不分几级标题）、人名、时间、地点等重要内容字体应当加粗。

------强调，易识别。

总结：

PPT、EXCEL、Word的共同点就是，对于对外发布的文件应转换为PDF。其一方便他人阅读，其二方便他人按照标准格式打印，其三具有内容严密性（修改难度较大）。