Word文档格式设置——小课堂

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前言

作为一个测试小趴菜，从业两年多，工作内容除了“点点点”之外，就是跟数不清的测试文档和验收文档打交道。
其中最令人脑壳痛的就是GJB-438B【全称：GJB438B军用软件开发文档通用要求】，但这也让我在文档水平上有了一定的进步。
刚好我最近因出差隔离在家，就特总结一些文档小技巧分享给各位。
其中本文遵循的整体格式如下表所示，各位小伙伴所在环境规定的格式如有不同，可根据实际情况适当调整哈

内容	样式
一级标题	中文：二号、黑体、不加粗；西文：二号、Times New Roman、不加粗，1.5倍行距，段前段后各0行，首行缩进0个字符，两端对齐。
二级标题	中文：小二号、黑体、不加粗；西文：小二号、Times New Roman、不加粗，1.5倍行距，段前段后各0行，首行缩进0个字符，两端对齐。
三级标题	中文：三号、黑体、不加粗；西文：三号、Times New Roman、不加粗，1.5倍行距，段前段后各0行，首行缩进0个字符，两端对齐。
四级标题	中文：小三号、黑体、不加粗；西文：小三号、Times New Roman、不加粗，1.5倍行距，段前段后各0行，首行缩进0个字符，两端对齐。
五级标题	中文：四号、黑体、不加粗；西文：四号、Times New Roman、不加粗，1.5倍行距，段前段后各0行，首行缩进0个字符，两端对齐。
六级标题	中文：小四号、黑体、不加粗；西文：小四号、Times New Roman、不加粗，1.5倍行距，段前段后各0行，首行缩进0个字符，两端对齐。
正文	小四号、宋体、不加粗；西文：二号、Times New Roman、不加粗，1.5倍行距，段前段后各0行，首行缩进2个字符，两端对齐。
表格	外边框1.5磅，内边框0.75磅，中文：五号、黑体，不加粗，西文：五号、Times New Roman、不加粗，
图片	单倍行距，，段前段后各0行，首行缩进0个字符，居中对齐
题注	中文：五号、黑体、不加粗；西文：五号、Times New Roman、不加粗，单倍行距，段前段后各0行，首行缩进0个字符，居中对齐，序号与文字间隔一个空格
目录标题	目录二字间隔两个空格，二号，黑体，不加粗，1.5倍行距，段前段后各0行，首行缩进0个字符，居中对齐
目录正文	小四号、宋体、不加粗；西文：二号、Times New Roman、不加粗，1.5倍行距，段前段后各0行，首行缩进0.个字符，两端对齐。

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1、调整显示选项

第一步尤为重要，可以清晰的将Word中的格式显示出现，便于调整

• 点击菜单栏中的【文件】选项；
  
• 点击Word开始页面左下角的【选项】按钮；
  
• 在弹出的Word选项弹窗中，选择【显示】，并根据下图，将【页面显示选项】及【始终在屏幕上显示这些格式标记】中所有的选项勾选中，并点击右下角【确定】按钮。
  

2、格式设置

2.1、新建空白文档，使用默认格式添加一至六级目录；

2.2、设置标题的样式

• 右键样式栏中的一级标题样式【标题1】，并在弹出的右键菜单中，选择修改选项；
  - 在弹出的【样式】弹窗中修改相关格式；
  
• 点击左下角【格式】按钮，在弹出的列表中选择【段落】选项，修改一级标题的段落格式；
  
• 在弹出的【段落】样式窗口中，修改段落格式，并点击【确定】按钮
  
• 点击【修改样式】窗口右下角的【确定】按钮。
  
• 按照以上步骤，修改其余的标题格式，结果如下所示：
  

2.3、添加标题序号

• 鼠标单击选择一级标题；
• 点击开始工具栏中的【多级列表】下拉按钮；
  
• 选择指定的多级列表样式后，结果如下：
  
• 右键添加的【多级编号】，在弹出的右键列表中，选择【调整列表缩进】；
  
  首次打开【定义新多级列表】窗口时候，需要点击该窗口左下角的【更多】按钮，展示完整数据
• 在弹出的【定义新多级列表】窗口中，修改相关格式：
  
• 直接点击【2】修改二级标题的的多级列表格式，其余目录以此修改
  
• 修改完成后，点击【定义新多级列表】窗口左下角的【确定】按钮，修改结果如下所示：
  

2.4、设置正文格式

• 鼠标单击选中目录下的正文；
• 右键样式窗口中的【正文】；
  
• 并选择右键弹窗中的【修改选项】，并修改相关格式；
  
• 在正文处输入相关数据后，结果如下所示：
  

2.5 设置表格边框

• 点击表格左上角的选择按钮，全选表格
  
  
• 点击【段落】窗口中的【边框】下拉按钮，并点击选择【边框和底纹】；
  
• 在弹出的【边框和底纹】窗口中，将宽度设置为1.5磅，并点击选择左侧的上下左右四个边框；
  
• 将宽度设置为0.7磅，并点击选择左侧的横竖两个边框，并点击【确定】按钮；
  
• 结果如下图所示：
  

2.6 设置表格段落样式

• 全选表格内容，点击【段落】窗口做小脚的【段落设置】小图标，并设置相关格式；
  
• 结果如下图所示：
  

2.7 插入表格题注

• 全选表格；
  
• 点击菜单栏中的【引用】，并点击工具栏中的【插入题注】按钮；
  - 在弹出的题注窗口中，设置题注格式；
  
• 添加题注后，结果如下图所示：
  
• 选中题注，并在开始菜单栏中的样式窗口中修改【题注】的样式；
  PS：如果修改完【题注样式】后，表头样式未发生改变，则需要选中表头内容后，重新点击样式栏中的题注，为表头重新设置样式。
  
  
  

2.9 设置图片格式，并插入题注

• 单击选中图片后，点击【段落设置】，设置相关格式；
  
• 单击选中图片，点击菜单栏中的【引用】，并点击工具栏中的【插入题注】按钮；
  
• 选择【图】标签，位置选择【所选项目下方】，勾选【包括章节号】（当没有图标签时，可以点击【新建标签】按钮，手动新建）
  
• 新增图注如下图所示：
  

3、小技巧

3.1、删除页眉横线

• 页眉横线展示：
  

• 双击页眉，进入页眉和页脚设置模式；
  

• 点击Word菜单中的【开始】选项；
  

• 点击【样式】窗口右下角的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中，点击【清除格式】选项;
  

• 删除后，成果展示：
  

3.2 在指定位置插入页码

当以指定页为起始页插入页码时候，需要在前一页插入【分节符（下一页）】，具体步骤如下：

• 鼠标光标先定位到待插入分页符的位置；
• 点击菜单栏中的【布局】，点击【分隔符】下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择分节符中的【下一页】；

此处需要根据第1章调整显示选项，才能显示分节符

• 双击进入下一页的【页眉和页脚】页面：
  
• 点击工具栏中的【页码】，在弹出的下拉列表中点击【】

• 选中插入的页码，点击取消【链接到前一节】；
• 点击工具栏中的【页码】，在弹出的下拉列表中，选择【设置页码格式】；
  
• 具体设置如下图所示：
  
• 插入页码的最终结果如下所示：
  如果需要设置页码的文字大小等样式，可以参考正文，选中页码，在【开始】中的字体和段落样式设置即可
  
• 此时，全选文档，右键后，在弹出的右键菜单中，选择【更新域】，即可跟新目录中的章节页码。

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总结

很多小技巧一次不能整理完毕，以后还会整理持续更新。
如果有疑问的，可以私聊我，我1到2天内就会抽时间回复哈.
希望这个文档能给小伙伴门带来一些帮助。