钉钉同步程序操作手册V1.0

一、概述

目前公司使用DHR系统管理人力资源信息，使用钉钉进行上下班打卡以及公司内部员工之间的交流，2个系统是相互独立闭塞的，因此需要本同步程序实现将DHR中的公司组织架构信息同步到钉钉平台中，并且将钉钉平台的员工打卡数据同步到DHR系统中的考勤原始记录中。总的来说，钉钉目前仅充当内部员工聊天和考勤机的功能。同步程序将在服务端每天定时自动运行，运行的结果可以在钉钉中的”DHR钉钉数据同步“的小程序中查看。

二、同步规则

1. 组织架构同步规则：

(1) 同步为单向同步，由DHR系统同步到钉钉。

(2) DHR的部门在钉钉中不存在时会在钉钉中创建该部门。

(3) DHR中部门的以下信息修改时会同步到钉钉中：部门名称、部门显示顺序、父部门。

(4) 因为删除是一个很危险的动作，所以当DHR中的部门被删除时，在钉钉中不会被删除，而会将钉钉中不存在于DHR中的部门以警告的方式提醒，由钉钉管理员决定是否删除。

2. 人员信息同步规则：

(1) 同步为单向同步，由DHR系统同步到钉钉。

(2) DHR中到人员在钉钉中不存在的时候在钉钉中创建该员工。

(3) 当DHR中的员工的姓名、岗位、邮箱（格式正确时同步）、入职日期、部门变化时，会将这些信息同步到钉钉中，并在查看日志中可以查看到同步记录。

(4) 由于删除是一个很危险的操作，当钉钉中存在而DHR中不存在时，同步程序不会删除钉钉中的员工，而是会在警告信息中提示DHR与钉钉的人员差异情况，由钉钉管理者决定是否删除。

(5) 特别的，因为DHR中一个员工只能选择一个部门，而钉钉中可以选择多个部门，导致了员工的部门同步有以下规则：

A. 同步时，员工在DHR中的部门如果在钉钉中没有的话，在钉钉中将该员工加入到这个部门。

B. 同步时，员工在DHR中的部门已经在钉钉也有的话，则忽略，不做任何操作。

C. 使用警告的方式提示钉钉中有多个部门的员工，由管理员决定该员工需要退出哪些部门。

3. 打卡时间同步规则：

(1) 每天的23:50和12:30执行同步程序一次，也可以在钉钉中的”DHR钉钉数据同步“小程序中随时手动执行同步操作。

(2) 为了提高同步程序的同步效率，同步程序每次只会同步近3天的考勤打卡时间，并且每月的15号和每月的最后一天同步一次当月所有的考勤打卡记录。

(3) 没有维护考勤规则的员工无法在DHR中导入考勤打卡时间，负责考勤的同事必须负责维护DHR中员工的考勤规则，并且DHR的考勤规则变动时须在钉钉中修改对应员工的考勤规则，必须保证DHR和钉钉中的考勤规则一致。

没有考勤排班规则的员工会在钉钉同步程序中以警告的方式提示。

三、注意事项

1. 不能随意修改工号，如果确实要修改，请同时在DHR和钉钉中修改，因为同步是依赖工号来关联的，如果两方工号不对应，同步会有问题。

2. 员工的手机号必须唯一，不能出现手机号一样的员工。

3. 必须及时通过下文的处理方式处理出现的错误信息和警告信息，特别是错误信息要及时修改。

4. 必须在钉钉和DHR中给员工设置相同的排班规则。

四、警告和错误的处理方式

问题1: 创建用户，提示手机号码在公司中已存在？

处理办法：去钉钉管理后台通过手机号查看是谁使用了该手机号，如果是姓名相同的话，则可能是该员工在钉钉和DHR中的工号不一致，将工号修改为一致就可以了。

问题2: 提示员工没有维护考勤档案？

处理办法：在DHR中维护该员工的考勤班次，如果不维护的话，该员工无法同步打卡时间到DHR。

问题3: 如何处理“钉钉有DHR没有的部门”的警告信息？

处理办法：考虑是否应在钉钉中删除这些部门。

问题4: 如何处理“钉钉存存在DHR中不存在的员工”的警告信息？

处理办法：考虑是否应在钉钉中删除这些员工。

问题5: 如何处理“钉钉中以下员工没有工号”的警告信息？

处理办法：在钉钉中给这些员工添加工号，必须与钉钉中保持一致。

问题6: XXX员工需要其同意才可添加？

处理办法：主动联系该员工，让他/她注册钉钉，并加入到兆航物流有限公司。

问题7: 如果处理“DHR存在钉钉中不存在的员工”的警告信息？

处理办法：如果出现这种情形，可能是因为同步程序创建用户时遇到问题，请看是否出现了问题1或者问题6，如果有的话，运行同步后才问题是否还存在。

问题8: 如何处理“钉钉中有XX个员工有多个部门”的警告信息？

处理办法：因为DHR中员工只能有一个部门，而钉钉因为历史原因存在多个部门，出现这种情况后与相关人员以及其本人确定不需要某个部门后，通知本人备份该部门群聊记录后在钉钉中删除此员工的这个部门。