【斗姐 - 外企攻略】- 英文email写作大全（中）

由于这篇文章较长，为方便阅读，分为上、中、下篇。

附件是你邮件的一个重要组成部分。别忘了适当地添加附件，来增强你想传递的信息。

附件的内容同样要格式清爽，语法和拼写都仔细检查、不能有错。

附件别忘了要命名。很多人就把附件往邮件里面一扔，命名都没有，就有个“00123ABC”什么乱七八糟的系统给的命名。这样给读者感觉你不够严谨；如果收件人是包括了某些老板，你就应该更加注意这些细节问题。

别忘了在email里面提醒收件人去查看附件。你可以说：

a) Please see the attached report for your easy reference.

b) Kindly review the attached proposal and let me know your thoughts.

Call to action行动召唤是指你想让收件人采取哪些行动？你想让ta做什么？当你解释了你写这封邮件的目的后，你可能就想当然地认为收件人很清楚地知道你要ta干嘛了。但是，不一定哦！原因有很多。可能你描述得不够清晰，可能ta太忙了、没有那么仔细地读你的邮件。如果一眼扫过去，你没有很清晰地专门阐述你到底要ta采取什么行动，ta可能就以为什么也不用干，就去忙着查看其他邮件了。

所以，到这一步，你就应该用单独的一行、来强调你要ta采取什么行动。比如：

Could you please send me those files, by Thursday 13th at 3pm?

如果这个action对你来说特别重要，你也可以把这句话标注为粗体字，或者甚至可以标成红色字体，等等。

结束语可以包含双重目的：

1）感谢对方；

2）重申你的目的。比如：

Thank you for your help with this. I am looking forward to hearing your thoughts by Thursday 13th.

如果不需要重申你的目的，你也可以用一种客气的方式来结束这封邮件。比如：

a) Have a great weekend！

b) Enjoy your weekend!

c) All the best!

d) Keep up the great work! （这句话通常是老板写给下属的，赞扬他们的工作、同时继续努力的意思）

正式的工作邮件或商务邮件的底部应该有完整的签名，如下：

Sincerely Yours,

John Wang

------------------------

Project Manager, XXX Department

XXX Company

TEL: 13912340000

Email: [email protected]

这里面包含了几个部分：

1） 礼貌语，比如：

Sincerely yours,

Best regards,

Best wishes,

2） 你自己的全名（英文名）

3） 你的title职务 + 部门

4） 你的公司名

5） 你的电话号码

6） 你的邮箱

这些信息中间可以加一条分割线，这样看起来更清爽一点。设计上可以有多种不同的样式，你可以自己设计一下。很多公司也有自己的内部统一设计。

有很多人写工作邮件的时候，不重视底部签名，就及其简单地写了个：

John Wang. 就完了，没有了。如果偶尔跟某同事来来往往就一个事件讨论，你可以去掉底部签名、让频繁来往的这组邮件显得干净一点，也未尝不可。但是，不少人连比较正式的邮件底部也没有签名，这未免看起来不大职业。很多时候，我们需要去查看email底部签名、去打电话过去，或者想知道这个发件人的title、部门什么的。啥也找不到，未免让收件人觉得有点烦，因为ta还得到处去别的地方找你的联系方式。如果对方是个重要人物，就会给这个老板留下不professional的印象。所以，我还是强烈建议小伙伴们把工作邮件的底部签名做好。

很多人按下“发送”键之前不检查自己的邮件。这个毛病不好，一定一定要改掉。我自己在工作的早期，就发现一旦自己哪个邮件在发送前没有检查，准保会出现错误。不是拼写错误，就是表达问题。

这个毛病是写邮件最大的错误之一。你写的时候写得那么快，一边写一边还思考。很容易就出现拼写问题啊、逻辑问题啊、等等。而写的时候通常意识不到。

那我们应该从哪些方面检查邮件呢？

1） 收件人：是否包含了应该包含的人？

2） 标题：是否清晰？

3） 邮件里提出的请求：是否清楚明了？

4） 逻辑：是否清楚，有没有什么遗漏点？

5） 行动：收件人是否能够清楚知道：ta应该要采取哪些行动？

6） 附件：你已经附上了吗？有没有忘记？

7） 最后，当然要查：语法、拼写有无错误？

好，下一篇，我们继续email这个话题，包括：其他注意事项，Do's 和 Don'ts 该做和不该做的，等等。

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