原创： 路痴的航海士 Cloud号帆船
引言
在我们经手的房地产及相关行业的诉讼、仲裁案件中，时常会出现这么一种情况：房地产公司虽然向法院或者仲裁机构陈述称已经向对方邮寄了《解约通知函》等文件，但是公司留存的邮件面单上“内件品名”处并未注明邮寄文件的名称，对方也趁机否认，导致公司有理说不清。
为此，我们认为有必要就法律文件的签收和邮寄撰文，给各位读者一点风险提示。同时限于篇幅，本文仅以公司间收发文件、公司向法院寄送文件的角度展开论述，公司向仲裁机构、公司与个人、个人之间等邮寄法律文件也可参考本文。
特别风险提示：下文仅是基于一般经验的总结和提示，不能作为正式法律建议，鉴于实际情况的复杂性，在邮寄重要法律文件时，我们仍建议您第一时间咨询专业律师或者公司法律顾问。
01法律文件签收指引
直观上来看，签收法律文件似乎没有太大风险，但现实中签收不当、签收后转交不及时，往往会造成意想不到的风险。以下我们以签收法院的法律文书为例，签收商业伙伴寄送的法律文件时也可参考：
（一）盲目拒签不可取
对于公司作为被告的案件，一般开庭时，公司均会被要求签署《送达地址确认书》，确认公司送达地址。
实践中，对于案件结果可能对其不利的判决书，某些公司可能直接拒收法院按照公司确认的地址寄来的判决书，意图阻碍判决书的送达和生效。
然而《最高人民法院关于以法院专递方式邮寄送达民事诉讼文书的若干规定》第11条早就明确规定，因拒收，导致诉讼文书未能被接收的，文书退回之日就是送达之日。
因此，妄图以拒收逃避法院文书的送达是不可取的。
（二）应及时向公司法务部转交法院判决等文书
实践中，由于房地产等行业的组织机构复杂，签收法院送达文书的往往是前台或者收发室，这些部门并不一定知道例如一审判决应在送达后15日/30日（涉外案件）内上诉的相关规定，可能因为疏忽而没有及时转交。这可能导致法务部最终收到转交文件时，上诉时间非常仓促，甚至已经超过上诉期。
因此，我们建议公司收件部门应在签收法院送达的任何文书当日将文件转交至法务部门的相关负责人，以便法务部门尽快研究处置方案。
（三）签收后保留邮件面单
我们建议公司将邮件信封上的面单裁剪之后存档保管，方便核实签收时间和计算重要的上诉、举证、答辩等期限。
02法律文件邮寄指引
对于法律文件的邮寄，实践中存在的问题更多，以下我们将从快递的选择、邮件面单的填写、内件品名的填写、邮寄记录的留存逐一进行解析。
（一）快递的选择
重要的法律文件必须选择EMS（邮政特快专递服务）进行寄送！
因为根据《中华人民共和国邮政法》第5条、第55条的规定，信件邮寄业务由邮政企业专营，快递企业不得经营信件邮寄业务。前述快递企业（如顺丰）不得经营信件邮件业务的规定，一直到2018年5月《快递暂行条例》正式实施之后才有所放开。
另一方面，如果收件人是法院，选择使用EMS可以直接将文件呈送至法官的办公室，而其他民营快递目前均无法进行法院内部的派送，这使得部分法院可能直接拒收非EMS邮寄的文件。
（二）邮件面单的填写
面单填写应该达到的最佳效果是：仅凭面单便可证明公司向特定相对方邮寄了特定的文件、资料，并能产生相应的法律效果。
在面单基本信息的填写中，如合同有约定，则应当按照约定的联系方式或送达方式进行填写，对于合同无约定的情形，我们推荐采用以下表格中的填写方式：
（三）内件品名的填写
虽然“内件品名”也是邮寄面单中的一项基本内容，但是鉴于“内件品名”填写的重要性，我们按照收件对象区分提示如下：
1.收件人为公司
对于此类文件的邮寄，基本填写原则是简单且内容完整，让收件人仅看填写的“内容品名”就能清晰地知道邮寄的具体内容，并知悉寄件人寄送该文件资料的目的。具体可参考以下填写方式：
(1)债权催收文书类
应注明债权的基础法律关系（如合同名称、编号、签订时间或债权凭证编号）、债权金额及支付期限。
(2)继续履行或者解除合同类
应注明需要继续履行或者解除的合同名称、编号、签订时间等信息，达到合同特定化的目的。
(3)要求收件人从事一定行为类
应注明需要收件人从事行为的具体内容（简要）和期限，参考如下：
（虚构的面单填写范例，不构成类似纠纷的处理建议，点击可查看大图）
2.收件人为法院
应注明案件的案号、文书提交方诉讼地位、文书的名称及份数【如（2019）粤0304民初***号原告《上诉状》，一式三份】。
（四）邮寄记录的留存
除了上述邮寄时的注意事项，及时保存邮寄记录也非常重要，我们认为可考虑采取以下措施保存邮寄记录并及时对留存文件扫描存档：
1.保留一份寄出文件原件
由于文件发出之前，公司内部可能经过多轮修改，故公司应当对寄出的重要文书均保留一份原件，便于日后能够查阅当时邮寄的文件内容。
2.保留EMS面单第三联（寄件人留存联）原件
3.查询打印邮寄记录
邮件寄出之后，公司应当及时通过“全球邮政特快专递”网站（网址：http://www.ems.com.cn/）对邮件进行实时跟踪，以了解邮件的投递情况。并在邮件送达之后将详单页面打印并存档（EMS查询记录一般只能保存6个月）。
（本图仅为妥投信息部分截图示范，实操中应对整个页面截图、打印）
4.要求回单并加盖邮戳
通常在邮局寄送EMS时会加盖邮戳证明实际邮寄时间，但目前大部分公司都是通过EMS邮递员上门收件的方式进行寄送，故可要求EMS邮递员在寄出后提供加盖邮戳的回单。
5.妥善保管收件方拒收的邮件
对于收件方拒收的邮件，邮局返回的邮件会有一份小回单注明退还原因（如：拒收、地址错误等），对于注明“拒收”的邮件，应当妥善保存邮件原件，不得拆封，日后可考虑作为呈堂证供。
03公证邮寄
对于部分非常重要的文件邮寄、无法在内件品名列明邮件内容或者基于某些特殊目的不能在面单上写明邮件内容的邮件，可考虑公证邮寄（部分公证处又称其为“送达保全证据”）。
公证员将会对公司邮寄的文书及邮寄过程予以公证，并将邮寄法律文件作为《公证书》的附件，使得收件方无从抵赖。
04一点福利
事实上在正式邮寄法律文件之前，由于送达条款约定不明或者根本没有约定，公司在邮寄法律文书时，往往陷于无从送达、如何送达才能有效的困境。
为此，本船也为各位读者提供一点小福利，关注“Cloud号帆船”回复关键词“送达条款”即可下载本船提供的一份送达条款的示范文本。