记录和管理支出明细，用 SeaTable 在线协同表格简单又方便

像我们这种中小团队，以前就用 Excel 来记录团队日常的一些支出情况，虽然有很多模板可以套用，但感觉还是有些不便之处，比如在表格里无法记录太多文字；添加发票凭证也不方便；对于不同数据的切换查看也缺乏灵活性。后来使用 SeaTable 来记录和管理支出明细就方便多了，虽然它不是一个专门用来记账的软件工具，但还是能很好地派上用场。感觉它不仅仅是一个新型的在线协同表格，更可以作为一个灵活的信息管理系统来使用。

下面是我们用 SeaTable 创建的一个简单的“团队支出明细记账表”，内容做了删减，大家重点看演示就可以了。

在这个支出表中：

• 用途类型、发生账户、经办部门这几列，用了“单选”类型。单选标签的编辑可根据公司实际情况来创建。
• 记录日期列，用了“日期”类型里的国际标准格式。记录日期时可直接选择日期。也便于使用“分组”对其按月等进行分组。
• 金额列，用了“数字”类型里的人民币格式。
• 用途明细列，用了“长文本”类型，能记录很多文字，也能添加链接、插入图片、表格和列表等。
• 凭证字据列，用了“文件”类型，用于添加发票、收据、详单等格式类型的文件。
• 经办人列，因人员一般不固定，记录的文本也少，就用了“文本”类型。
• 在记账人列，因平时是我和行政来记账，要共享表格，协作记录，所以用了“协作人”类型。

限于篇幅，本文主要演示以下操作：

• 记录越来越多，怎样按周、按月、按季度和年查看呢？
• 如何直观地逐月查看支出情况呢？
• 如何统计表中2020年的支出大类占比呢？
• 如何统计2020年的每月各类支出总额呢？

一起来看下：

按月查看支出

当记录越来越多时，可以按周、按月、按季度、按年来分组查看。

为方便切换查看不同数据，增加个视图并命名为“按月”，然后点击“分组”按钮，就可以对“记录日期”列进行分组。

如下所示：

逐月支出

直观地查看逐月的支出情况，可以用柱形图和折线图。

逐月支出柱形图

通过“统计”按钮，创建一个新的统计表并为其命名为“逐月支出柱形图”。在编辑界面，选择表格的“默认视图”，选择图表里的柱形图，设置完相应参数即可自动统计出来。

点击图表中的一个柱形，还可以打开对应的记录列表，方便我们知道是哪些记录对应这个柱形统计信息。

如下所示：

逐月支出折线图

在上面的统计表编辑界面，切换选择折线图，即可自动统计出逐月的支出趋势。

为了在统计表列表中同时有折线图和柱形图。也可以再创建一个新的统计表，选择折线图，设置的参数同上个图表。

如下所示：

2020年支出大类占比

可以直接在默认视图用过滤器筛选出：记录日期是2020年的记录，然后使用“统计”按钮，选择饼状图即可统计出2020年的支出大类占比。

也可以单独增加个视图，如为其命名为“2020支出”，然后同样使用“过滤器”，筛选出记录日期是2020年的记录，然后再进行统计即可。

“2020支出”视图，如下所示：

2020年支出大类饼状图，如下所示：

2020年每月各类支出总额

进入“统计”，创建一个新的统计表，选择“表格”，选择“2020支出”视图，设置完相应参数即可。

如下所示：

总结

我们通过 SeaTable 就可以记录团队平时的一些支出明细，它像个信息管理系统一样，日积月累地帮我们记录和管理支出明细，极大地提高了效率，也省去了专门买一个记账软件的成本。

• 使用 SeaTable 丰富的数据类型，在表格里记录信息时更加规范和方便，用表格就能方便的记录和管理各类零散信息。
• 在多个视图间切换查看，能方便地从不同的角度来看数据，让信息管理更轻松和自动化。

• 对表里零散的数据进行统计分析，“统计”功能不需要公式函数，简单又快速。可视化图表一劳永逸，查看对应的详细记录也方便。

这个 SeaTable 在线使用，不用下载，PC和手机端同步，可以随时记录支出明细。共享后也能满足不同人员记录和查看。当然了，除了用来记录团队的支出明细，也可以用来记录和管理其他信息，对于个人或团队而言，都是一个不错的工具。了解更多，可访问 ：https://seatable.cn