实施：同源下发，保证内容一致性 | 技术传播

如果存在多份文档包含相同内容，且开发责任人隶属于不同部门，彼此相对独立。那么，如何避免重复造车轮，降低开发成本；同时，文档间相关内容同步刷新，保证对外发布的一致性？最近，我与同事小伙伴就在尝试协调解决这样一个问题。

背景

现有多种类型的文档中，均包含产品规格。包括但不限于：

- 产品白皮书

- 用户手册

- 快速安装指导

各类文档的开发责任所属部门不同，彼此之间相对独立地进行文档开发。

各类文档分别定义规格项，既有侧重，又有交集。

问题

由此造成的问题是：

(1) 开发成本高。

- 不同文档分别输出规格信息，重复造车轮；

- 信息来源多元，管理难度大；

- 反复确认相同信息；

- 如单一文档发生规格变更，难以同步至其他文档，造成信息不一致。

(2) 信息质量差。

- 术语不一致：不同文档的相同规格项采用不同术语。

- 参数不一致。

(3) 解决方案

输出唯一确定的产品规格清单，供下游文档引用。

规格清单为研发内部文档，用于与周边部门对齐产品信息。

价值

产品规格清单的价值在于：

- 降低文档开发成本。避免重复造车轮。

- 降低沟通成本。避免重复确认相同信息；明确信息责任人。

- 保障信息质量。唯一信息源，易于同步，确保全局信息一致性。

实施计划

实施流程如下图所示：

步骤1：定义规格项。

确定规格清单的列表项。可分为以下两个子步骤：

整理规格项：基于已有资料，最大化地列出可选规格项；

确定规格项：规格使用者确定规格需求；统一规格项术语。

规格使用者可能涉及：

- 产品白皮书：市场；

- 用户手册：文档；

- 快速安装手册：硬件开发。

规格项原则上包括以下内容：

- 体现产品基本信息；

- 体现产品功能亮点；

- 体现产品技术参数；

- 体现产品关键指标；

- 满足相关行业标准。

步骤2：定义规格项责任人。

以规格项为单位，指定审核签发责任人。

该责任人对对外发布的规格参数的正确性负有责任。

步骤3：开发规格清单。

基于现有资料，根据规格项定义（参阅步骤1），输出规格清单初稿。

步骤4：评审规格清单。

由规格项责任人（参阅步骤2）评审并确认规格项。

步骤5：发布规格清单。

提供可靠的产品规格信息，供下游文档引用。

步骤6：使用规格清单。

获取规格清单，根据当前文档的信息需求，选取相关规格项。引用部分无需进行内容评审。

步骤7：维护规格清单。

如产品变更，需同步刷新规格清单。

步骤8：反馈规格需求。

如规格清单使用者反馈新增需求，需刷新规格清单。

实施难点及解决办法

难点：

- 对外宣称产品规格涉及市场策略，非单纯产品实测数据；

- 决策部门众多，协调成本高，难以达成一致。

解决办法：

- 针对每规格项指定唯一责任人，确定参数正确，降低沟通成本；

- 指定相关责任人，集中会议评审，共同决策参数正确，避免部门分歧。

最后，附上完整思维导图：

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