职场PPT实战：文字多还不让删？这有超简单办法

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大家好，我是肥宅。

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我们在前面的几期中已经跟大家聊了很多PPT页面制作的东西。这一期，我们不聊制作，聊聊文字处理的问题。

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在工作中很可能会遇到这么一个情况，领导、老板，甚至你是一个PPT设计师，你的客户给了你这样的一长串文字，然后给你一个很恶心的要求，或者说你觉得很难处理的要求：文字一个字都不能删，他全部要。那么这个时候很多人就会头疼了："哎呀，这么多字也不让删，画面能出来肯定很糟糕"。

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这个我们得分情况讨论，其实并不一定。我以这段文字为例做了这么一个页面，这个实际上也是我自己的一个案例，是客户给我的一个培训课件。陌生拜访过程中的拜访中，要做到会听，这么一个操作。这是我做出来的交稿画面。

我们分析下客户有这种要求的原因：实际上，客户要求你保留文字信息，一个字都不能删，可能是他对内容不熟。因此他在上台去讲解或者给其他人培训的时候，需要照着这个去念，所以才会有这种要求。这种情况很常见，在想清楚这个前提，我们去做东西的话，其实就相对好做了。

第一，保证文字他能看得见。不管是讲师也好还是领导上台讲话也好，既然会要求你不要删文字，那么通常他面前会有电脑。所以你把文字等信息打上去以后全屏播放一下。在全屏播放的过程中，你能看得清文字，通常他也会看得清的。提交完稿件以后，如果客户那边反馈你需要再大一点之后，你再调整。这个时候，你就没有办法过多的去追求排版的完美。功能性和美观度需要适当折中。

第二，即便是客户在要求你一个字都不要删，但是你适当的调整语序，提炼文字的关键词句是没有问题的。甚至有必要的情况下，你还可能需要加一点内容进去。比如说刚刚案例图中看到的，我把词句中部分内容提炼出来做了标题。甚至有几段是因为词句中实在现成的关键句，我是提炼核心内容，额外加了标题。

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我们来看一下，如图所示这一段文字。它的本身词句中是包含了一个关键句的，因此你可以把这个关键句提炼出来加粗放大，然后把其他的文字信息缩小弱化，保证你的领导、客户在使用的时候可以看的清楚，能念得出来就可以了。

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面对这类内容，我们在17期的时候讲"文字太多要删减"时，有提到过24字模型叫做"保留，需记忆，要强调；删除，不相关，众周知；词句，要点化，可读懂。"那么这里，你只需要做到"保留，需记忆，要强调"的内容，这部分提炼出来作为你的标题。"词句，要点化，可读懂"，就是在这个基础上把你提炼出来的文字做一些调整修饰，形成一个小句子。

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但前面这种模型是适用于文字段落本身已经有现成可以提炼的关键词句的。如果没有，怎么办？这里还有另外一个模型给大家。就像我们现在看到的图片里的这三段，它本身里面的关键词句可能并不是像前面看到的那段，有现成的一个句子可以直接提炼出来使用，需要你自己去思考一下，那么这个时候我们做到这12个字，"时地人，做什么，怎么做，啥结果"。

"时地人"很好理解，就是我们学语文的时候讲解过时间、地点、人物。后面的三个词组就是字面意思，做什么事情？怎么做的？有什么结果？这12个字中有几个内容可能还会被省略，就是"时地人"和"啥结果"。比如整段文字里面没有提到或者一直是在同一个语境里面讲，那么这两个内容就可以被省略。因此最主要的"做什么"和"怎么做"是一定要提炼出来的。

比如说"回应客户所讲的内容"这一段。"做什么"，做回应；"怎么做"，对客户所讲的内容做回应。而原文是"对客户所讲的内容要给出适当的回应，赞许性的点头、微笑等"。我在页面处理时，小字部分是整段话照搬了，因为如果删掉了以后，词句很短，而且词不达意，所以只能额外加标题。而这个标题我就是用这个思路提炼的，最后修饰成一个可读懂的小句子。

针对文字多还不让删的这种情况，通过上述的这两种办法给文字段落加上一个主题句，主要目的是帮助观众去理解台上演讲的人在讲什么东西。至于台上演讲的人，如果实在记不住，需要念稿，那么你的文字以一个弱化的形式在页面上呈现，保证演讲的人自己能看得清楚，能把通篇念下来就可以了。这样一来，就有空间和折中的余地去调整画面，尽可能的兼顾功能性和美观度了。

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