信创办公–基于WPS的EXCEL最佳实践系列 （获取外部数据）

信创办公–基于WPS的EXCEL最佳实践系列 （获取外部数据）

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应用背景

通常企业的数据会存储在数据库或不同的系统中，而我们想要在自己用的工作WPS的excel表格里使用这些数据，我们可以使用获取外部数据这一操作来导入和刷新。

操作步骤

1、导入数据

（1）打开一个空白的excel表格，选择【数据】，如图1-1所示。

图1-1 选择空白处

（2）点击上方工具栏的左上角的【数据】-【获取数据】-【导入数据】获取数据，而外部数据获取又分为【导入数据】和【自网站连接】，如图1-2所示。

图1-2 点击【导入数据】

（3）【自网站连接】可以从所搜索的网站上导入数据，自网站连接如图1-3所示。

图1-3 点击【自网站连接】

（4）【导入数据】可以从四个不同的数据源导入数据，如图1-4所示。

图1-4 选择导入方式

（5）我们可根据自己的需求来选择导入数据的方式，本次教学中采用的是第一种【直接打开数据文件】，如图1-5所示。

图1-5 选择【直接打开数据文件】

（6）选择所需导入的文件，会进入文件编码的界面，选择默认的【UTF-8】编码格式，点击【确认】，如图1-6所示。

图1-6 选择编码格式

（7）然后我们进入到第二个步骤：选择分隔的类型。对字段的分隔有两种类型，分别是【分隔符号】、【固定宽度】。绝大部分情况下，记事本中的数据会用制表符来分隔，所以我们可以使用【分隔符号】来进行分隔，如图1-7所示。

图1-7 选择分隔类型

（8）单击【下一步】，我们看到有不同的分隔符可以选择，默认选择【Tap键】，如图1-8所示。

图1-8 选择分隔符

（9）单击【下一步】，我们需要设置每列的数据类型，同时要检查每个字段的数据类型是否正确，并设置好每个字段，如图1-9、图1-10所示。

图1-9 设置每列的数据类型

图1-10 确认数据无误

（10）在设置好导入数据的类型后，点击右上角的【目标区域】选择存放导入数据的位置，选择完毕后，点击【确认】，如图1-11、图1-12所示。

图1-11 选择数据位置

图1-12 点击【确认】

（11）数据导入完成，同时我们可以在【开始】中查看每列数据的数据类型如图1-13所示.。

图1-13 完成效果

2、刷新数据

（1）选中所需刷新的数据，点击【数据】-【全部刷新】-【全部刷新】，如图2-1所示。

图2-1 点击【全部刷新】

（2）在【导入文本文件】中选择对应的文件，如图2-2所示。

图2-2 选择对应文件

（3）完成excel内数据的手动更新，如图2-3所示。

图2-3 完成更新

（4）为了较好的工作，我们可以让数据自动更新。选择【数据】，点击【导入数据】-【数据区域属性】，如图2-4所示。

图2-4 选择【数据区域属性】

（5）自动刷新分为两种，一是选择固定的频率去刷新数据，如图2-5所示；二是选择打开文件时刷新数据，如图2-6所示。

图2-5 固定频率刷新数据

图2-6 打开文件时刷新数据

（6）点击【确认】，选择对应的文件，完成刷新，如图2-7所示。

图2-7 完成更新

（7）为了简化导入数据文件的选择，我们可以将【刷新时提示文件名】取消勾选，如图2-8所示。

图2-8 取消勾选“刷新时提示文件名”

（8）点击【确定】后，数据更新时不会出现文件的选择，如图2-9、图2-10所示。

图2-9 出现提示

图2-10 完成更新

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制作成员： 何鹏辉
排版： 何鹏辉
初审： 杨佳佳
复审： 玩具熊