浅谈物资档案管理的意义与方法

在物资序列工作多年，物资档案管理是众多工作非常普通的一项，但它贯穿项目物资管理工作的始终。高质量的档案管理工作所带来的便利性不言自明，无序的文件归档带来的尴尬、劳心劳力相信很多同事感同身受。从公司近年分享的一些警示案例中也发现，由于文件的保管不善而造成经济损失的也不在少数。可见档案管理工作也不可掉以轻心。

经过资料查询以及自身工作经验的总结，我认为档案管理工作的定义应该是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分高低价值，便于保管和利用。

通过定义，我们知晓整理一份文件应该遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系这样的思路。举个例子，以招标方式确定供应商签订的购销合同，根据文件形成的顺序依次为评标报告、中标通知书、合同会签审批表、法律合规审查相关文件、购销合同、保廉合同。这些文件依次产生，环环相扣，联系紧密，一件完整的购销合同资料应该包含以上全部文件。文件整理的规律性和完整性，是文件在使用过程中高效与否的基石。

购销合同一类属于常规的文件整理，其整理方式基本没有争议。但还存在一些因为对制度的理解不同、个人使用习惯的不同，存在整理方式争议较大的资料，比如原始发料记录凭证整理。主流的整理方式是以月度为时间范围，以领料单位作区分，以时间为顺序进行整理装订。这种整理方式的不便在于，领料单位的领料凭据分布在每个月的资料册上，比较分散，查询开累领料就需要翻越很多资料册，拿取归位也很不方便。从便于保管和利用的角度出发，了解到查询某一领料单位的某一份或多分领料凭据是使用频次最高的使用方式。据此，我们可以稍作改变，每一个领料单位单独成册，整理时间范围上扩大，领料凭据累计达一册的厚度（不超过1.2cm）进行整理装订一次。这样相较于传统的整理归档方式，查阅、拿取就更加便利。

文件价值的不同也应在归档时做相应的分类，存放于档案柜的不同区域。我将物资文件根据重要性以及使用频率分为四类（见下图）。重要且使用频次高的文件指购销合同、评标报告一类，重要但使用频次低的文件指标书、重要文件的移交手续一类，不重要但高频次使用的文件指混凝土出库记录、原始发放凭据一类；不重要且使用频次低的文件指拌合站原材料验收原始凭证、标书一类。当然，我的分类不完全使用与所有个人与项目，根据实际情况进行相应调整。

自己做的.png

根据此分类，然后再考虑拿取的便利性以及对资料的安全性，存放于档案柜的不同区域。

自己做的.png

资料装订的步骤：分类、排列、编号、编目、装订或装盒。

以上前，我们谈到的文件也主要指纸质文件。随着通讯技术的迅猛发展，纸质文件电子化趋势不可阻挡，电子版文件在查阅、传送、整理上的便利性是纸质文件不可比拟的。但纸质文件整理思路以及目的依旧适用与电子版文件，它的表现形式则换成了一个文件夹、一个工作簿、一组PDF。

查阅、传送频率越高的文件越需要电子化，例如购销合同、施工队核算及结算资料、物资对账单。
在纸质文件电子化的过程中，常用的有PDF和图片两种形式。PDF可以编辑目录、也可以合并其他PDF，适用于多页文件，或者后期持续产生同组文件的情况。图片的有点在于打开速度快，占用内存小，但只能单页储存，适用于单页文件，后续没有同组文件产生的情况。当然，纸质文件电子化还有很多其他格式可以选用，但是建议选择常用格式保存，以便于在传递过程中有更好的的兼容性。

在文件整理的过程中还应注意，扫描件应为原件。文件应尽量签署日期，日期是很重要的信息点，有的涉及到文件效力期限。

归档的过程是整理，归档的目的是有序。只有有序我们才能充分利用文件的价值，如果因为归档无序，文件找不见而造成不良结果，那就太得不偿失。项目业务办理、公司内部督查巡视，外部单位检查审计，好的资料归档工作能让我们事倍功半，既是个人工作能力的象征，也是企业名片的一角。为此，我们一起砥砺前行，勇攀更高峰。